Inévitable deuxième vague? Préparez-vous pour une autre mise en pause

Le moment est venu pour votre équipe d’intervention COVID-19 de réfléchir aux forces et aux faiblesses de votre entreprise, pour la préparer à une éventuelle deuxième vague. (Getty Images/Westend61)

En cette période où les cas de COVID-19 continuent de diminuer, bon nombre d’entre nous se concentrent sur le retour au bureau en toute sécurité ou sur la planification des vacances estivales.

Même si nous nous sentons plus confiants à l’égard d’un retour à un semblant de normalité, la menace d’une deuxième vague du coronavirus demeure. Des experts nous mettent en garde : une recrudescence de cas, en particulier dans des secteurs qui échappent à la surveillance, n’est pas à exclure. Une prévision dont on se passerait bien, sachant que les entreprises ont été durement touchées par les difficultés financières et les fermetures causées par la pandémie.

Dans l’hypothèse d’une deuxième vague de COVID-19, les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs doivent se préparer à de nouvelles perturbations – une tâche difficile pour les membres de votre équipe qui ont travaillé d’arrache-pied pour composer avec les changements imposés par la pandémie.

« Assurez-vous que vos employés qui ont travaillé sans relâche, occupés à régler tout un tas de choses à la hâte ces derniers mois, vont avoir l’occasion de souffler un peu, parce que ça pourrait recommencer », nous prévient Eitan Dehtiar, CPA, conseiller en affaires et bénévole pour le Programme de littératie financière de CPA Canada.

Voici quatre façons de vous préparer à affronter une deuxième vague.

1. LAISSEZ VOTRE ÉQUIPE D’INTERVENTION RÉFLÉCHIR ET PRÉVOIR LE COUP

Le fait qu’un groupe soit désigné pour être aux commandes est la meilleure façon de s’assurer de la poursuite des activités. Selon M. Dehtiar, la période actuelle est propice à une réflexion à tête reposée.

« Faites le bilan des derniers mois, en tâchant d’évaluer honnêtement vos points faibles. Parce que tout le monde en a eu et tout le monde était devant l’inconnu, dit-il. Tirez des leçons des décisions que vous avez prises : qu’auriez-vous pu faire différemment dans le contexte des premiers ordres de confinement à la maison? »

Même si votre groupe d’intervention prépare le retour au bureau, il ne doit pas pour autant négliger la planification à plus long terme. Chez OECM, un fournisseur sans but lucratif du secteur de l’éducation en Ontario, la directrice des ressources humaines par intérim, Janet Clark, affirme que son équipe se tient au courant des pratiques exemplaires et restera prête à réagir.

« Nous allons être proactifs. On ne va pas se contenter d’accueillir nos employés puis dissoudre notre équipe spéciale. Nous allons continuer de nous réunir chaque semaine pour voir comment les choses évoluent. »

Réfléchissant à la réponse d’OECM à la crise, le chef des finances, Len Scavuzzo, se réjouit de la façon dont l’organisation a su maintenir le contact avec le personnel. Il mentionne aussi les leçons tirées du côté de la logistique et des efforts de coordination que le télétravail a exigés.

« Je pense notamment à la distribution du matériel entre les membres du personnel, qu’il a fallu gérer : ordinateurs portables, téléphones, mobilier, etc. »

2. PLANIFIEZ L’IMPACT FINANCIER, AUTANT QUE FAIRE SE PEUT

Les quatre derniers mois ont été tout simplement dévastateurs pour de nombreuses entreprises. Et comme si ce n’était pas assez, la reprise des activités dans un contexte difficile pourrait bien être suivie d’une autre période de confinement ou de nouvelles perturbations, pour bon nombre d’organisations.

M. Scavuzzo explique qu’OECM a été en mesure de compenser partiellement la baisse des rentrées de fonds par les subventions salariales offertes par le gouvernement fédéral. En période estivale, l’organisme est dans sa haute saison, car c’est à ce moment que les conseils scolaires et les universités passent leurs commandes de fournitures pour les mois à venir. Cela dit, si une deuxième vague venait jouer les trouble-fêtes et que la réouverture prévue des établissements d’enseignement tombait à l’eau, la chute pourrait être d’autant plus brutale.

« Dans bon nombre d’entreprises, on se demande comment iront les affaires par rapport à l’année dernière et quels seront les principaux programmes de soutien qui seront offerts », résume M. Scavuzzo.

Eitan Dehtiar croit que les entreprises doivent aborder les choses en se rappelant que les subventions prendront fin un jour et se dire que des revenus perdus le sont à tout jamais. Autrement dit, il ne faut pas compter sur des revenus hypothétiques.

« Dans la mesure du possible, vous tâcherez d’avoir un coussin, histoire d’être prêt pour la deuxième vague », conseille-t-il.

Malheureusement, ajoute M. Dehtiar, beaucoup de petites entreprises n’en ont pas, et la chute marquée des revenus depuis quelques mois n’a sûrement pas amélioré les choses.

« Il faut donc notamment planifier comme si les choses n’allaient pas revenir comme avant, pense-t-il. On dressera un plan global de réduction des coûts, en s’efforçant de transformer le plus de coûts fixes possible en coûts variables, pour s’adapter en réduisant les sorties de fonds. L’idée, c’est d’éliminer vraiment tout ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée et de se concentrer sur tout ce qui apporte une valeur ajoutée aux clients. »

3. PRÉVOYEZ UN PLAN DE RETOUR PARTIEL AU TÉLÉTRAVAIL

Au moment où les employeurs y vont d’un retour progressif réfléchi au bureau, une hypothétique deuxième vague pourrait signifier un lent retour au télétravail. Par exemple, le personnel pour qui il n’est pas essentiel d’être sur place pourrait rapidement retourner travailler à la maison, tandis que les autres employés pourraient graduellement quitter le bureau selon les directives des autorités provinciales.

M. Dehtiar souligne que la plus grande variable, c’est l’ouverture ou non des écoles. Si les enfants sont toujours à la maison, ou si une deuxième vague oblige les écoles à fermer de nouveau, il sera bien difficile de ramener certains travailleurs dans les bureaux.

« Si vous regardez ce que beaucoup d’organisations ont fait au début du confinement, et comment elles entendent fonctionner maintenant, on constate que le principe fondamental, c’est de réduire le plus possible les interactions physiques entre les gens. »

Par exemple, les mêmes dix employés pourraient être présents à la fois, mais en rotation. Ainsi, on éviterait de mélanger les groupes. En ce qui concerne la préparation pour un retour au télétravail généralisé, M. Dehtiar suggère aux entreprises de prévoir une série de scénarios, car la situation pourrait être complètement différente d’ici la rentrée.

La préparation d’un plan en vue d’un éventuel reconfinement ne doit pas se limiter aux modalités de télétravail. L’équipe d’intervention doit veiller à la continuité des activités, notamment les lignes de communication avec les clients ou les consommateurs, et les chaînes d’approvisionnement. S’il y a lieu, votre entreprise pourrait devoir faire des réserves de fournitures, notamment l’équipement de protection individuelle.

4. PRÉPAREZ-VOUS MENTALEMENT

Peu importe le degré de préparation opérationnelle des organisations, la préparation mentale des troupes à une autre période de télétravail forcé en cas de fermeture partielle ou complète de l’économie demeure un aspect délicat. Et cette anxiété se ressent à tous les niveaux hiérarchiques, de la direction jusqu’aux employés, lesquels ne se sont peut-être pas encore tout à fait adaptés à la nouvelle normalité.

« En règle générale, l’ambiguïté ne convient à personne, dit M. Dehtiar. Face à l’inconnu, on devient anxieux. »

« Assurez-vous de mener des sondages et d’avoir une idée de ce qui inquiète vos collègues. Je pense qu’un des problèmes les plus difficiles auxquels tout le monde est confronté, c’est de parvenir à instaurer un climat de travail sain. Les employeurs vont devoir composer avec un large éventail de situations. »

Chez OECM, l’organisation a souvent rappelé l’existence du programme d’aide aux employés, précise Janet Clark.

« Le programme d’aide aux familles des employés offre des conseils aux membres de notre personnel, mais aussi aux membres de leur famille immédiate, car nous sommes conscients que la situation a pesé lourdement sur la santé mentale de certains. Nous essayons donc de répondre aux besoins de nos employés. »

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