Retour des employés au bureau : compromis à prévoir
Vos employés sont de retour au bureau? Tenez compte de la situation de chacun pour répondre au mieux à leurs besoins. (Getty Images/Luis Alvarez)
Au moment où les entreprises rouvrent, avec des espaces reconfigurés conformément aux protocoles de santé-sécurité liés à la pandémie de COVID-19, certains employés sont réticents à retourner au bureau.
Les raisons sont multiples : garderies encore fermées ou ouvertes en partie seulement, problèmes de santé (p. ex. immunosuppression chez l’employé ou un membre de sa famille), ou encore inquiétude générale associée aux déplacements ou à l’idée de côtoyer de près d’autres personnes.
Qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises, et dans quelle mesure doivent-elles se montrer accommodantes envers leurs employés?
Voici trois points à prendre en compte lorsqu’on « redémarre la machine », si l’on se soucie du bien-être du personnel.
1) IMPLIQUEZ POSITIVEMENT VOS EMPLOYÉS
Faites connaître les changements apportés, qu’il s’agisse des différences majeures par rapport à la situation antérieure ou des mesures de soutien adoptées pour faciliter la transition.
« Le gros hic, c’est la crainte bien naturelle du personnel face aux nouvelles façons de faire, à leur retour au bureau. Les employeurs doivent donc se soucier du bien-être des employés », soutient Rhonda Scharf, formatrice, auteure, conférencière et consultante à On the Right Track, à Ottawa. « Ils doivent communiquer plus que jamais ce qu’ils font, dans ce nouveau contexte, pour apaiser le plus possible ce sentiment d’inconfort, voire de panique, que ressentent bien des gens. »
Mobiliser les employés, c’est aussi les inviter à participer à l’élaboration des plans. À cette fin, un sondage comportant questions à choix multiples et questions à développement donnera aux gestionnaires et aux RH une perspective sur la situation du personnel : qui souhaite revenir au bureau, qui préfère rester à la maison, qui craint pour sa santé ou celle d’un proche, ou peine à trouver un service de garde pour ses enfants.
« Il est très important, pour votre entreprise en pleine tourmente, d’être en contact étroit avec vos troupes, croit Mme Scharf. Posez-leur davantage de questions ouvertes... et prévoyez l’anonymisation des réponses, pour obtenir des réponses franches. »
Les gestionnaires doivent également communiquer avec les membres de leur équipe, individuellement et en groupe, pour les tenir au courant des changements, répondre à leurs questions et calmer leurs inquiétudes. Analysez les réponses reçues et appliquez les bonnes idées à l’équipe ou à toute l’organisation.
« Il doit y avoir un lien beaucoup plus personnel, conseille Rhonda Scharf. Mieux vaut vous occuper de vos employés de manière individuelle plutôt que collective. »
2) PENSEZ DIFFÉREMMENT
La période que nous vivons est plus que jamais propice à la créativité.
Contrairement à toutes les situations auxquelles les organisations ont été confrontées auparavant, il faudra voir au-delà des pratiques habituelles et faire preuve d’innovation pour trouver des solutions aux besoins des entreprises et du personnel. Et ne l’oublions pas : ces besoins évolueront au fil du temps, à mesure que les restrictions liées à la pandémie seront levées et que la situation des employés changera.
« Personne ne peut affirmer avec certitude que les choses vont fonctionner de telle ou telle manière en octobre, par exemple, car on ne sait pas ce que sera la situation en octobre », déclare Katherine Lippel, professeure de droit civil à l’Université d’Ottawa, où elle est titulaire de la Chaire de recherche du Canada en droit de la santé et de la sécurité du travail. « Cela dit, c’est le moment idéal pour concevoir des solutions très souples qui feront l’affaire des deux parties. »
Avec le temps et l’énergie déjà investis dans le passage au télétravail, il pourrait être judicieux de déterminer qui doit absolument être au bureau et qui peut continuer à télétravailler, ce qui a de bonnes chances de faire l’affaire de l’employé et de l’employeur (mentionnons les avantages que sont la souplesse et les économies potentielles).
Y aller d’un compromis, par exemple en demandant à un certain nombre d’employés de travailler de chez eux certains jours, peut être une solution viable. Vous accommoderez ainsi les employés qui aiment travailler de la maison et ceux à qui l’atmosphère du bureau manque. Mais sachez que vous ne pourrez peut-être pas plaire à tous.
« Soyez ouvert à l’idée que les modalités pourraient différer grandement de celles qu’on avait avant la pandémie, et qu’on peut très bien superviser des employés sans forcément les avoir sous les yeux, rappelle Mme Lippel. Les entreprises doivent prévoir une marge de manœuvre et s’adapter aux besoins de certains employés. »
Pour Debra Feltham, CPA, directrice du cabinet comptable Feltham and Associates, le télétravail repose sur la confiance et la communication. La moitié de son effectif a travaillé de la maison pendant le confinement.
« L’idée ne m’est jamais venue d’espionner, si je puis dire, mes employés, pour m’assurer qu’ils faisaient bien leur boulot. Il suffit de préciser les attentes et d’avoir de bonnes discussions sur les tâches à accomplir... et de se rappeler que ce qui importe, c’est le travail produit et non ce que la personne fait à tel ou tel moment de la journée. »
3) N’OUBLIEZ PAS QUE LES EMPLOYÉS ONT DES DROITS
Certaines circonstances devront être prises en compte, qui relèvent d’ailleurs de la législation sur les droits de la personne, notamment les soins aux enfants ou aux parents, ou une raison médicale qui justifie de travailler de la maison, explique Andrew Monkhouse, spécialiste du droit du travail chez Monkhouse Law.
« L’employeur doit accommoder un employé dans la mesure où le coût n’en est pas trop élevé pour l’entreprise [principe de la contrainte excessive]. Ainsi, un petit employeur ne serait pas tenu d’installer un ascenseur qui lui coûterait très cher, explique M. Monkhouse. Cela dit, si un médecin atteste qu’une personne ne peut pas, pour quelque raison que ce soit (y compris le stress et l’anxiété), travailler au bureau, alors l’employeur est légalement obligé de s’adapter à cette situation. »
Bien qu’il n’y ait pas de motifs légaux outre les questions de droits de la personne, les employés désireux de continuer à télétravailler – qui l’ont fait sans problème, mais qui se voient refuser par leur employeur de continuer à le faire – peuvent avoir des motifs pour contester le manque d’ouverture de leur employeur, explique l’avocat. Notons que ces cas seraient examinés sur la base des faits en cause, dit-il, et que la démarche pourrait mener à un congédiement déguisé de l’employé, assorti d’une indemnité de cessation d’emploi.
« Si un employé qui n’a aucun problème de productivité se voit demander de retourner au bureau alors que ce n’est pas forcément nécessaire, on peut imaginer que si l’affaire était portée devant un juge, l’employeur antipathique se ferait semoncer », dit M. Monkhouse.
L’avocat ajoute qu’il serait plutôt dans l’intérêt de l’employeur de trouver un compromis pour préserver le moral du personnel et conserver ses bons employés.
Mme Lippel abonde dans ce sens, ajoutant que c’est une sage décision d’affaires que de s’assurer d’avoir des employés aussi heureux que possible, et donc aussi productifs que possible, en particulier lorsqu’il s’agit de travailleurs compétents et fidèles à l’entreprise.
« Quelles que soient les obligations légales, si je me place du point de vue de l’employeur, je me demanderais comment je peux faire comprendre à cet employé à quel point nous tenons à lui ou elle, pour plusieurs années encore. »
Debra Feltham, pour sa part, se réjouit de la flexibilité dont fait montre son cabinet, qui a maintenu une partie de ses employés en télétravail. Certains doivent être présents au bureau, tandis que d’autres se plaisent à travailler de la maison.
« Nous avons appris à fonctionner efficacement, dit-elle. Je ne vois aucun défi que nous ne puissions surmonter, surtout avec la technologie que nous avons mise en place et les nouvelles compétences que nous avons acquises. Nous avons gagné en efficience et nous sommes plus innovants. »
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