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Homme et femme parlant dans le couloir du bureau tout en portant des masques chirurgicaux
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PME

Réouverture des bureaux : cinq pratiques exemplaires

À l’heure de la COVID-19 et de la transformation radicale de l’espace de travail, deux choses s’imposent : un plan solide et une communication efficace.

Homme et femme parlant dans le couloir du bureau tout en portant des masques chirurgicauxDe nouvelles directives entreront en vigueur avec la réouverture des lieux de travail : la distanciation physique reste de mise. (Getty Images/martin-dm)

Les provinces assouplissent les restrictions et autorisent certaines entreprises à rouvrir leurs portes. Le personnel, qui s’est habitué au télétravail, pourrait bien devoir retourner graduellement au bureau. 

En Colombie-Britannique, par exemple, la phase 2 du plan de réouverture a déjà commencé. WorkSafeBC a publié un guide pour aider les employeurs à établir un plan de sécurité COVID-19, présentant les politiques, directives et procédures à observer. 

Les employeurs devront toutefois adapter ces changements à leur propre contexte, pour fonctionner efficacement tout en protégeant les employés.

« Il faut procéder à une évaluation très rigoureuse des risques et ne rien laisser au hasard, explique Cissy Pau, conseillère principale chez Clear HR Consulting à Vancouver. Ensuite, il faut appliquer des mesures pour réduire ces risques, qu’ils soient liés à l’hygiène, à la sécurité ou aux horaires. »

Voici cinq pratiques exemplaires que les employeurs pourront adopter avant de rouvrir les lieux de travail.

1. CRÉER UN GROUPE DE TRAVAIL ET ÉLABORER UN PLAN

Les grandes entreprises ont les moyens d’affecter une équipe à la préparation et au suivi de leur réouverture. Un groupe est alors chargé d’élaborer un plan d’intervention pour faire face aux perturbations tout en veillant à la poursuite des activités.

Pour Eitan Dehtiar, CPA, conseiller en affaires et bénévole pour le Programme de littératie financière de CPA Canada, même si bon nombre d’entreprises ont déjà des plans, ceux-ci sont probablement obsolètes. « Il ne s’agit pas, en effet, de concevoir un plan pour ce qui s’est produit hier, mais bien pour ce qui se produit maintenant. »

Les chefs d’entreprise doivent veiller à ce que leurs plans de continuité des activités reflètent la situation actuelle. Eitan Dehtiar ajoute qu’il serait temps de consigner les leçons tirées des derniers mois. En effet, les entreprises sont passées au numérique dans l’urgence, sans grande préparation, précise-t-il.

« Tout le monde a dû se débrouiller en l’espace d’une semaine. Pourtant, je crois qu’il est essentiel de formaliser ces processus. »

2. COMMUNIQUER EFFICACEMENT

Que le message vienne d’un groupe de travail spécialisé ou d’un représentant en santé et sécurité, les employeurs doivent communiquer efficacement leur plan de retour au travail. 

« À ce stade, la communication est cruciale, poursuit Cissy Pau. L’inquiétude est à son comble, et le personnel, comme tout le monde, s’est fait dire de rester à la maison, loin des autres. Et maintenant, on nous dit de revenir au travail. Mais l’appréhension, elle, ne disparaît pas comme ça. »

Pour la conseillère, il est essentiel d’apaiser les craintes. Comment? En adoptant une communication impeccable sur les mesures de sécurité qui seront en vigueur.

« Il est important que tout le monde soit informé, par un courriel hebdomadaire ou même un appel quotidien par Zoom, pour répondre aux questions des employés : comment allez-vous nous protéger? mon travail va-t-il-changer? qu’est-ce qui sera différent? »

Pour Cissy Pau, il faut intégrer l’effectif à ces conversations et aux plans de perfectionnement.

3. OPTER POUR UN RETOUR PROGRESSIF

Quand les bureaux rouvriront, bon nombre d’entreprises vont probablement moduler la vitesse à laquelle elles accueilleront leur personnel. Elles pourraient bien procéder à des retours progressifs pour réduire les risques, une partie seulement de l’effectif étant sur place à la fois. 

« Je crois que beaucoup d’entreprises ont trouvé une façon de piloter une équipe à distance et ont appris à tirer parti des outils à leur disposition », renchérit Eitan Dehtiar.

Les employeurs peuvent ainsi envisager qui doit revenir au travail sur-le-champ et qui peut y réapparaître plus tard. Ils devront aussi faire preuve d’une plus grande souplesse envers les employés présentant des risques élevés de tomber gravement malades ou envers celles et ceux qui ont des enfants ou des personnes âgées à leur charge.

Pour Cissy Pau, l’efficacité du retour progressif au travail dépendra de l’entreprise.

« Certains clients nous disent que leur personnel aime travailler à la maison, que ça fonctionne très bien, qu’il n’y a aucun changement dans le rythme des activités. Pour d’autres, en revanche, le télétravail a plutôt l’allure d’un expédient provisoire et peu efficace.

Et l’on entend encore qu’il faut rester à la maison, si c’est dans l’ordre du possible. Autrement dit, il va y avoir des changements, que l’ensemble de l’effectif soit ou non sur place, que les quarts de travail ou les heures d’arrivée et de départ soient ou non décalés. »

4. MAINTENIR LA DISTANCIATION PHYSIQUE

Qu’une entreprise fonctionne de nouveau avec l’ensemble de son effectif ou tente un retour progressif au travail, des directives de distanciation physique continueront de s’appliquer.

Dans certains cas, la proximité physique est inévitable, entre autres dans des vestiaires ou sur des chaînes de fabrication, voire dans un bureau. En effet, comment procéder dans un ascenseur, une cuisine, les toilettes, une salle de réunion?

L’Ontario travaille avec la Public Service Health and Safety Association pour guider les entreprises. Entre autres conseils, son document sur la COVID-19 à l’intention des employeurs recommande d’appliquer à la lettre les mesures de distanciation physique.  Au Québec, la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) fait la même recommandation. WorkSafeBC propose d’ailleurs de créer des groupes d’employés qui travaillent exclusivement avec les mêmes personnes pour réduire les risques de contamination générale.

Certes, le défi est de taille, admet Eitan Dehtiar. « Il va falloir réagencer les bureaux, prévoir plus d’espace par personne, des cloisons plus hautes et se poser des questions de base : faut-il prévoir une carte d’accès aux toilettes? comment allons-nous utiliser les ascenseurs? »

5. METTRE À JOUR POLITIQUES ET PROCÉDURES

Outre les nouvelles directives sur la distanciation physique au travail, d’autres politiques devront être mises à jour, affirme Cissy Pau. 

« Pensons aux visiteurs et aux déplacements non essentiels… »

WorkSafeBC fournit une liste de politiques destinées à aider les entreprises à gérer leur milieu de travail et à prendre en charge une personne malade sur place. On y parle d’autoconfinement, d’interdire les visiteurs ou d’en limiter le nombre et d’adopter un plan pour les employés qui tombent malades au travail : qui faut-il avertir alors? On y recommande aussi des mesures de nettoyage et d’hygiène, entre autres un protocole pour nettoyer les zones et les surfaces communes et mettre à disposition un désinfectant efficace et des stations pour se laver les mains.

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Une chose est sûre, en tant que PME, vous devrez apprendre à composer avec les effets de la COVID-19 pour survivre à la crise et réagir au quart de tour afin d’assurer la poursuite de vos activités. N’oubliez pas non plus le webinaire gratuit pour veiller sur votre entreprise pendant et après la pandémie.