Comment soutenir vos employés durant la pandémie

De nombreux employés souffrent d’anxiété, d’épuisement ou d’avoir seulement des échanges par écrans interposés. Il faut s’assurer que tous auront une personne à qui se confier, rappelle une experte. (Getty Images/JGI/Tom Grill)

Malgré la campagne de vaccination en cours, des millions de Canadiens ne retourneront pas au bureau de sitôt. D’autres, déjà de retour sur place, vivent un important stress causé par la crise sanitaire. Comment les soutenir dans les prochains mois?

1) INFORMER ET S’INFORMER

« La première chose à faire, explique Catherine Gosselin, CPA, responsable de rémunération globale chez Brassard Goulet Yargeau, Services financiers intégrés, est de rappeler aux employés quels sont leurs avantages sociaux : assurances collectives, programme d’aide aux employés, service de télémédecine ou de conseillers en finances personnelles… Dans certains milieux de travail, comme en usine, où les employés ne travaillent pas devant un ordinateur, c’est parfois plus difficile d’assurer la transmission de l’information, mais il est essentiel de le faire. Il ne faut jamais partir du principe qu’un employé est forcément au courant de ce à quoi il a droit. »

« Certains employés souffrent d’anxiété ou d’épuisement, ajoute Manon Poirier, CRHA, directrice générale de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés. D’autres, d’avoir seulement des échanges par écrans interposés. Il faut s’assurer que tous auront une personne à qui se confier, à commencer par leur supérieur. Nombre d’entre eux se sont justement rapprochés de leurs équipes : Savoir qu’un employé a des enfants, c’est une chose, mais les apercevoir ou les entendre pendant une réunion, c’en est une autre. »

2) APPORTER UN SOUTIEN PSYCHOLOGIQUE

« La pandémie, constate Manon Poirier, est venue rappeler à de nombreux gestionnaires le rôle clé qu’ils peuvent jouer dans la gestion des risques psychosociaux liés au travail. Les questions de santé mentale, encore taboues il y a peu, ne sont plus considérées comme un problème réservé à un certain type de personnes. » [Voir Il est temps de parler ouvertement de santé mentale]

Voici comment les aider.

• Revoyez la charge de travail. « Pour différentes raisons (absence de collègues, motifs familiaux, lassitude…), une personne a besoin de plus de temps qu’au bureau pour effectuer les mêmes tâches », explique Manon Poirier. « Veillez aussi à morceler son travail en objectifs à plus court terme, sans attendre trois mois ou la fin d’un projet dans un an pour célébrer. Chaque jalon franchi doit être l’occasion de tisser des liens qui renforceront le sens du travail accompli. » 
• Soulignez les efforts et l’implication de chacun, pas seulement le résultat. « Avec la distanciation, c’est encore plus important qu’avant, rappelle Manon Poirier. Un petit toast virtuel, une lettre envoyée à la maison, un petit cadeau, un courriel de remerciement dont une copie est envoyée au patron… » « Dans tous les cas, le témoignage doit convenir à la personne, ajoute-t-elle : inutile de faire un hommage devant une assemblée si l’employé est plutôt réservé. »
• Valorisez les compétences de vos employés. « Accordez-leur plus de latitude si leur poste le permet, poursuit Manon Poirier. Dans les derniers mois, les organisations qui ont eu le plus de succès sont celles qui, malgré la crise, ont décentralisé la prise de certaines décisions. Pas les plus importantes, bien sûr, mais celles qui pouvaient être prises au niveau d’une équipe. »
• Adoptez une éthique de travail claire. « Ce n’est pas parce qu’on reçoit un courriel le soir qu’il faut y répondre sur-le-champ, rappelle la CRHA. Pourtant, de nombreux employés passent dorénavant devant leur ordinateur le temps qu’ils auraient consacré aux transports. » Il faut prévoir les congés et assouplissements nécessaires, notamment pour ceux qui ont des personnes à charge : horaire souple, cinq jours étendus sur six ou, au contraire, comprimés sur quatre. « Ce n’est pas toujours évident pour certaines organisations dont la capacité opérationnelle est plus limitée, concède Manon Poirier, or c’est là que la détresse psychologique se manifeste : quand les gens sentent qu’ils n’ont pas de marge de manœuvre. »

3) APPORTER UNE AIDE FINANCIÈRE NON-IMPOSABLE

Depuis le début de la pandémie, les finances des entreprises sont sur la corde raide. Quelques gestes peuvent néanmoins aider, explique Catherine Gosselin, quand vient le temps d’exprimer soutien et reconnaissance, ou pour épauler votre personnel dans ce contexte pandémique exceptionnel.

« Si vous êtes en mesure d’offrir un avantage qui peut être partiellement ou totalement considéré comme non imposable au regard des lois fiscales fédérales et provinciales, alors, au bout du compte, vos employés auront plus dans leurs poches et comme employeur, vous pourriez faire des économies sur les cotisations patronales », explique Catherine Gosselin. « Dans une perspective de rémunération globale, chaque employeur peut trouver une formule simple mais efficace (notamment sur le plan administratif) de soutenir ses employés tout en étant fiscalement avantageuse. » Voici quelques exemples :

• « Un employeur peut offrir à un employé un cadeau ou une récompense autre qu’en espèces d’une valeur totale combinée de 500 $ ou moins par année, explique la spécialiste, pourvu que le présent ne soit pas lié à son rendement, mais à une occasion spéciale, comme un anniversaire ou une fête religieuse. Attention, le geste ne doit pas être discrétionnaire ni viser à rendre non imposable une chose qui devrait l’être, ce qui en ferait un salaire déguisé. » Cela dit, et peu importe le montant, certains cadeaux ou récompenses – y compris les chèques-cadeaux ou les marques d’hospitalité, comme les dîners de réunion de formation d'équipe – sont considérés comme des avantages sociaux imposables.
  « Toutes les cinq années de service effectuées, poursuit Catherine Gosselin, un employé peut aussi se voir offrir un prix autre qu’en espèces d’une valeur de 500 $ ou moins, également exempté d’impôt. »
• « À l’occasion d’une activité mondaine virtuelle, vous pourriez rembourser un repas livré à chacun de vos employés sans que ce soit considéré comme un avantage imposable, pourvu que le montant ne dépasse pas 150 $ par personne et que certains critères établis par les autorités fiscales soient respectés », explique la CPA.
• Il ne faut pas non plus rejeter en bloc les avantages imposables, rappelle-t-elle. Si, par exemple, vous versez à un employé une allocation pour des services de téléphonie cellulaire ou d’Internet, elle devra être incluse dans ses revenus à titre d’avantage imposable.
  Toutefois, « si vous payez à votre employé une entente de service de téléphone cellulaire ou d’Internet à sa résidence, ou que vous lui en remboursez les frais, pour qu’il assume ses fonctions, l’utilisation qu’il en fait pour son emploi n’est pas un avantage imposable » explique l’ARC. Le service de téléphonie cellulaire n’est pas considéré comme un avantage imposable si le coût du forfait est raisonnable, si le forfait est un forfait de base avec un coût fixe et si l’usage de ce service ne donne pas lieu à des frais supplémentaires sur les coûts de base du forfait.
• À l’approche de la saison des impôts, « un employeur pourrait aussi aider ses employés à démystifier les options offertes pour les frais de bureau à domicile en expliquant quelles dépenses de travail seront admissibles et à quelle hauteur. Les formules simplifiées proposées par l’ARC et Revenu Québec ne sont pas nécessairement optimales pour tous les travailleurs, notamment les locataires qui peuvent déduire une partie de leur loyer et dépenses d’électricité » explique Catherine Gosselin.

Bref, les moyens ne manquent pas, et les deux spécialistes s’entendent sur un point : omettre de prendre soin de ses employés n’est pas une option, car la pénurie de main-d’œuvre n’a pas disparu. « Le taux de chômage est plus élevé parce que des gens ont perdu leur emploi, concède Manon Poirier, mais ce n’est pas vrai dans tous les secteurs et lorsque la crise sanitaire sera passée, le recrutement de gens talentueux demeurera un vrai défi. »

SANTÉ MENTALE : EN FAIRE PLUS

Visionnez cette franche discussion entre Denis Trottier, premier responsable de la promotion de la santé mentale chez KPMG, et Charles-Antoine St-Jean, président et chef de la direction de CPA Canada.

Voyez comment l’épuisement professionnel des employés est enfin pris au sérieux par davantage d’entreprises. Enfin, si vous vous sentez surmené en raison des exigences liées à la COVID et de l’empiètement du travail sur votre vie personnelle, lisez ces 12 conseils pour retrouver un certain équilibre.