Cinq conseils pour piloter une équipe à distance pendant la pandémie

Dialoguez avec les coéquipiers pour les aider à s’adapter au passage soudain au télétravail, pour resserrer les liens et pour clarifier les attentes. (Getty Images/Westend61)

On dit qu’il faut trois semaines pour acquérir une nouvelle habitude. Mais après plusieurs semaines de pandémie, alors que les locaux sont toujours fermés, votre équipe peut encore avoir des difficultés à travailler à distance.

Comme dans toute transition, il y a une période d’adaptation avec laquelle les chefs d’équipe doivent composer. Il leur incombe de soutenir et de guider leurs collègues. 

Voici cinq conseils pour diriger avec succès une équipe récemment passée au télétravail. 

1) RECONNAÎTRE QU’IL Y A UN DEUIL À FAIRE

L’équipe en télétravail doit pouvoir joindre le superviseur par divers moyens pour obtenir conseils et soutien. Il convient bien sûr de s’assurer qu’elle dispose des ordinateurs, écrans et autres outils nécessaires, et de l’accès VPN, entre autres; mais il faut aller au-delà des considérations matérielles.

Vos employés peuvent être en proie à l’inquiétude et au stress en raison de l’actualité. Nombreux sont ceux qui, au travail, éprouvent un sentiment d’appartenance. Les discussions en tout genre, le confort d’un bureau où l’on aura posé photos et plantes vertes, la structure de la journée, la délimitation entre travail et vie personnelle, tout cela a disparu.

« Il faut comprendre le sentiment de deuil que certains éprouvent. C’est plutôt triste, pour tout le monde », dit Angela Schafer, consultante en gestion qui a récemment animé un webinaire en anglais sur le thème du passage inattendu à la gestion de la main-d’œuvre à distance, offert par le Conference Board du Canada.

« Les travailleurs aiment le confort de leur routine. Chaque matin, ils vont au travail à la même heure, achètent leur café au même endroit et voient les mêmes visages familiers. »

Donnez l’occasion à vos employés d’aborder, ensemble ou en tête à tête, les hauts et les bas qu’ils vivent, et de parler de leurs besoins professionnels et personnels.

« On ne doit pas sous-estimer les conséquences sur le moral des employés. À différents degrés, ils seront en proie au stress, à l’anxiété », avertit Mike Shekhtman, vice-président régional aux services-conseils en gestion Robert Half. « Comme chef d’équipe, sachez faire preuve d’empathie. Il faut dire les choses comme elles sont, et éviter d’éluder les difficultés. »

2) ORGANISER DES RÉUNIONS DYNAMIQUES 

En télétravail, les réunions virtuelles sont essentielles pour garder les équipes motivées et s’assurer qu’elles gardent le cap sur leurs objectifs. Les outils, qui sont simples à utiliser, ne manquent pas : Zoom, Skype, Slack, Microsoft Teams. 

Quelques conseils : 

• Planifiez des réunions de suivi, des séances de remue-méninges, des séances en petits groupes et des réunions sur l’avancement des projets, à des dates et heures fixées à l’avance.   
• Veillez à structurer les réunions : désignez un animateur et établissez un ordre du jour, et faites parvenir à l’avance le travail préparatoire aux participants. 
• Dressez un procès-verbal et, après la réunion, envoyez un courriel de suivi résumant les points abordés ou les solutions trouvées.
• Faites des tests techniques au préalable, surtout si les participants seront nombreux. 
• Laissez la place aux plaisanteries, tout en respectant l’ordre du jour de la réunion. 

3) SE SERVIR DE LA VIDÉO POUR FAVORISER LA COHÉSION

En réunion virtuelle, certains participants pourraient « décrocher », peut-être en se laissant distraire par un courriel urgent, ou en cédant à la tentation d’aller se resservir un café. Le recours à la vidéo permet de contrer ce problème en favorisant la présence, l’attention et la responsabilisation.

« L’idée de la caméra met certains participants mal à l’aise, mais c’est un cas de force majeure. Il faut apprivoiser cette nouvelle façon de faire, ajoute M. Shekhtman. Il en va du maintien de la motivation et de l’attention de chacun. »

Montrez l’exemple et les autres vous suivront, conseille Mme Schafer. S’il y a des récalcitrants, découvrez pourquoi, et essayez de les convaincre en leur expliquant la nécessité de ce mode de communication pour préserver la dynamique d’équipe.

« J’ai entendu toutes sortes d’excuses, mais il est indéniable que la vidéo permet d’établir un lien plus solide qu’une conversation audio. Voir le visage des participants, leurs expressions et leur regard crée la proximité. À vous de donner l’exemple pour que la vidéo devienne la norme en réunion. »

4) GARDER LE LIEN

L’information doit venir du sommet de l’organisation. L’intranet et les courriels envoyés à l’ensemble du personnel serviront à faire le point, et à transmettre des messages du chef de la direction, des billets de blogues des cadres ainsi que des outils et ressources des Ressources humaines.

« En l’absence d’informations sûres, les rumeurs circulent. Il faut donc veiller à communiquer l’intégralité des faits, dit Mme Schafer. Il est essentiel de renseigner les employés à intervalles réguliers. »

Le maintien du lien ne se limite pas aux informations communiquées par l’organisation. Pourquoi ne pas user de créativité pour rester en contact? Pauses café, séances de conditionnement physique ou encore club de lecture sont autant d’activités à organiser en ligne.

« Les conversations qui sortent du cadre professionnel sont cruciales, ajoute Mme Schafer. Les outils foisonnent; à vous de les mettre à contribution. Ne sous-estimez pas la valeur de ces échanges. »

5) FAIRE CONFIANCE

Pour diriger votre équipe en contexte de télétravail, choisissez de lui faire confiance, en particulier pour le suivi du rendement, conseille Mme Schafer.

Oui, la productivité pourrait diminuer au départ; mais pas forcément. Le cas échéant, si la mécanique connaît quelques ratés pendant les premières semaines, sachez revoir les attentes. Fixez les résultats à atteindre, tout en vous assurant qu’ils sont compatibles avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, et surtout, bien clairs, tant à l’échelon de l’équipe qu’à l’échelon individuel.

« La plupart des travailleurs trouveront d’eux-mêmes comment arriver aux résultats attendus, dit-elle. En période de perturbations, il convient parfois de prendre du recul et de laisser les choses se faire. »

Enfin, tenez compte des besoins de vos employés. Donnez-leur la liberté de travailler au rythme qui leur convient : aux horaires décalés et variables s’ajouteront des intermèdes pour effectuer certaines tâches, faire les courses ou faire de l’exercice. Précisez la nature des résultats à atteindre, privilégiez une communication fréquente et apportez un soutien efficace, pour amener les équipes à donner leur pleine mesure, et, qui sait, à se dépasser.

« La bienveillance et l’empathie seront vos alliées pour assurer la continuité des activités. L’équipe reprendra vite sa vitesse de croisière, ajoute M. Shekhtman. Je reste optimiste, et je crois qu’à titre collectif, nous allons prendre le virage et en ressortir grandis. »

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