12 conseils pour optimiser vos communications vidéo
Pour assurer le déroulement harmonieux des vidéoconférences, mieux vaut fixer un protocole au départ. Dans Zoom, l’animateur peut inviter les participants à clavarder et à lever la main pour poser leurs questions. (Getty Images/Alistair Berg)
Pour tous les télétravailleurs qui vivent le Grand Confinement, les outils de vidéoconférence et de vidéoclavardage sont indispensables, afin de resserrer les liens et de garder le contact.
Comme pour toute communication sur les autres plateformes en ligne, il existe des conventions à respecter et des règles d’étiquette à suivre. Il faut aussi acquérir certaines compétences techniques de base pour tirer le meilleur parti de ces interactions virtuelles.
Voici quelques conseils et pratiques exemplaires, proposés par des habitués qui maîtrisent les outils de vidéoconférence.
1) CHOISISSEZ VOTRE OUTIL
Bon nombre d’applications (Facebook Messenger, ezTalks, Slack et WhatsApp) conjuguent vidéoconférence et vidéoclavardage. Toutefois, pour un contexte professionnel, on préférera en général Google Hangouts, Skype et Zoom.
Et dans cette gamme, les préférences varient : « Google Hangouts, Zoom et Skype sont plutôt interchangeables », avance Daniel Stone, directeur de la technologie à Luminari, une plateforme de recherche d’emplois. « Mais nous aimons bien Google Hangouts, intégré à la suite Google, que nous connaissons déjà. »
Pour d’autres, Zoom sera l’outil de prédilection. « Nous l’utilisons depuis des années, dit Eileen Chadnick, directrice à Big Cheese Coaching. Tout le monde s’en sert depuis quelque temps. »
Lior Zehtser, CPA, cofondateur du cabinet comptable en ligne ConnectCPA, est du même avis. « Nous avons essayé un certain nombre d’outils de vidéoconférence avant d’opter pour Zoom, et c’est lui le plus fiable. Notre cabinet a pris le virage. Nous l’avons constaté, le système ne flanche pas, nos conversations vidéo avec les clients se déroulent bien. Nous avons pu avoir des rencontres fructueuses et nouer des relations utiles, qui ont fait boule de neige. »
2) NOMMEZ UN ANIMATEUR
À bien des égards, une réunion virtuelle ne diffère pas d’une réunion en personne. « Un membre de l’équipe doit prendre en main la rencontre et diriger les échanges, rappelle Daniel Stone. Cet animateur préparera l’ordre du jour, envoyé à l’avance. » On évite ainsi les discussions hors sujet et autres dérapages, pour discuter de tous les points et prendre des mesures, comme il se doit, souligne Lior Zehtser. (Bon à savoir : Zoom dispose d’une fonction « lever la main » pour tous les participants, visible par l’hôte. Il est également possible d’activer un mot de passe pour la réunion, qui sera envoyé avec le lien.)
3) ÉTABLISSEZ UN PROTOCOLE
Établissez des règles avant le début de la réunion. Dans Zoom, par exemple, l’hôte peut mettre en sourdine tous les participants pendant qu’il s’exprime et transmet sa matière. Par ailleurs, les participants peuvent être invités à transmettre leurs questions au moyen de l’outil de clavardage ou de la fonction « lever la main ». « Avoir des protocoles prédéfinis facilite le déroulement de la rencontre », rappelle Ismail Akhter, CPA, directeur adjoint, Membres en cabinet, audit, certification et information financière, à CPA Canada.
Pensez aussi à respecter le créneau prévu. « Ce n’est pas parce que les réunions virtuelles nous facilitent la tâche qu’il faut étirer les choses au-delà de la plage horaire prévue. Aussi, n’oubliez pas de préciser le fuseau horaire dans vos invitations. »
4) ACTIVEZ LA FONCTION « SALLE D’ATTENTE »
Lorsque la fonction « salle d’attente » est activée dans Zoom, l’hôte est la seule personne qui peut laisser entrer d’autres participants. « Cette fonction empêche que les invités se joignent à vous avant l’heure prévue, explique M. Zehtser. Imaginez, vous discutez avec un client de ses finances, et un autre client arrive à l’improviste! En le faisant patienter dans la salle d’attente virtuelle, on s’évite une telle bévue. »
5) VERROUILLEZ LA RENCONTRE VIRTUELLE
Dans Zoom, une fois que tous les invités sont entrés, vous pouvez « verrouiller la porte » pour empêcher tout intrus de se joindre à la réunion, même s’il dispose du lien d’accès, explique Claire Bourdin, professionnelle du théâtre qui anime des réunions Zoom. « Mais attention : si un participant quitte par inadvertance une réunion verrouillée, il ne pourra plus y revenir. »
6) ACTIVEZ LES FONCTIONS VIDÉO
Généralement, il est préférable d’utiliser la vidéo, si possible. (Voir Cinq conseils pour piloter une équipe à distance pendant la pandémie.) Lior Zehtser, qui travaille dans un cabinet comptable en ligne, ajoute : « En temps normal, on fonctionne en mode virtuel, sans se voir en personne, jour après jour. Voilà pourquoi il a été décidé, chez nous, d’activer la vidéo quand nous communiquons. »
7) PENSEZ À L’ARRIÈRE-PLAN
Certes, la fonction vidéo enrichit la communication, mais il faut tenir compte des éléments visibles derrière vous. Comme le souligne Mme Chadnick : « Gare au linge sale qui traîne, aux affiches qui pourraient déplaire à certains participants et en déconcentrer d’autres. Aussi, ne faites pas de multitâche si la caméra est allumée, pour éviter de gêner les autres. »
Elle ajoute : « Pensez à avertir vos proches d’être discrets et de s’abstenir de passer derrière vous. » Sinon, ils se retrouveront dans le champ de vision, en vidéoconférence. (Selon l’outil, vous pouvez choisir un arrière-plan virtuel ou flouté, si vous le souhaitez.)
Bien entendu, les contraintes que vous imposez à votre entourage seront peut-être difficiles à appliquer aux enfants et aux animaux de compagnie. Comme le fait remarquer M. Zehtser, « voir un chat ou un tout-petit se faufiler dans la pièce peut détendre l’atmosphère ».
8) RÉDUISEZ LES BRUITS DE FOND
Comme pour les distractions visuelles, tâchez d’éliminer tout bruit de fond. « Mettez votre microphone hors fonction quand vous tapez ou s’il y a des bruits qui dérangent, par exemple, le ronflement d’un frigo ou le grondement d’un camion-benne », conseille Claire Bourdin.
9) PARTAGEZ VOTRE ÉCRAN AU BESOIN
Cette fonction fort utile fait gagner du temps à tous. M. Stone explique : « Partagez votre écran et tous verront la même chose. Par exemple, si vous examinez un document, vous pourriez faire référence à un paragraphe de la page 3, et vos interlocuteurs sauront de quoi il retourne. » (Mme Bourdin ajoute que dans Zoom, on peut aussi décider quelle partie de l’écran est partagée : une fenêtre de navigateur, une application, le bureau au complet. Il est également possible de contrôler l’écran d’un autre participant, avec sa permission.)
10) SACHEZ UTILISER LA FONCTION MESSAGE PRIVÉ
Si vous utilisez Zoom et que vous devez envoyer un commentaire à quelqu’un en particulier, faites appel à l’outil de messagerie privée. Toutefois, évitez cette fonction si la réunion est enregistrée. « Les messages privés deviennent publics, dans l’enregistrement », prévient Mme Bourdin.
11) TENEZ COMPTE DU DÉLAI DE TRANSMISSION
Comme on peut le lire dans un article de Forbes, il peut être plus ardu de bien communiquer quand on fait tout en ligne. En outre, il faut composer avec un certain délai de transmission, d’une fraction de seconde, entre l’énoncé d’une question et la réponse attendue. « Il nous appartient d’en tenir compte et de nous adapter, rappelle Mme Chadnick. Peut-être devrez-vous parler plus lentement, ou vous assurer que l’autre a bien compris. » Elle précise cependant qu’en vidéoconférence, on voit les expressions du visage et les gestes, ce qui enrichit les échanges.
Pour limiter les délais de transmission, évitez de télécharger des documents pendant une réunion virtuelle et fermez toutes les autres applications gourmandes en bande passante (Dropbox, iCloud, WeTransfer), recommande Mme Bourdin.
12) EXPLOITEZ LES OUTILS DE CLAVARDAGE.
Certaines équipes utilisent un outil de clavardage tel que Slack pour favoriser les échanges informels. « Slack facilite la conversation et vous aidera à obtenir rapidement des informations », croit M. Stone.
Lior Zehtser est du même avis : « Plutôt que d’utiliser le courriel interne et d’avoir un fil de discussion interminable, on peut se tourner vers Slack ou un autre outil et demander aux membres de l’équipe de formuler des commentaires, d’apporter leur contribution et d’ajouter des pièces jointes. » (Slack peut s’intégrer à d’autres logiciels comme Google Hangouts ou Zoom, ou à des outils de gestion d’agenda comme Calendly.)
Quelle que soit la plateforme, laissez aux membres de l’équipe le temps d’apprivoiser les outils, pour qu’ils se familiarisent avec les fonctions. « Investir dans l’apprentissage sera rentable à terme, pour de meilleures communications et des réunions plus productives », conclut M. Zehtser.
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