Télétravail : 5 conseils pour être plus productif
Faire du télétravail peut se révéler ardu pour les parents qui doivent s’occuper de leurs enfants, eux aussi cloîtrés à la maison. (Getty Images/KT images)
Aux quatre coins du pays, de nombreux bureaux ont fermé en raison de la pandémie de COVID-19. Compte tenu des mesures de confinement en place pour une durée indéterminée, quantité de professionnels font leurs premiers pas dans le monde du télétravail.
« Certains se désolent de ne plus avoir de contacts avec leurs collègues », fait observer Michael Kravshik, CPA, fondateur de Luminari, une communauté en ligne où les CPA peuvent trouver des occasions de formation grâce à la plateforme de balados LumiQ. Les 14 membres de l’équipe de M. Kravshik travaillent de la maison depuis le 13 mars.
« Nos inquiétudes ont porté sur divers aspects, dit-il. Surtout au sujet des moyens de communication et de la collaboration. Normalement, nous sommes tous assis dans un même local et toujours en train de nous consulter les uns les autres. »
Voici cinq conseils pour vous assurer de maintenir votre productivité lorsque vous travaillez à domicile.
1) CRÉEZ UN COIN TRAVAIL
Lorsque c’est possible, aménagez un espace réservé au travail, explique Ann Gomez, consultante en productivité à Toronto et présidente de Clear Concept.
« Si vous pouvez libérer une pièce, tant mieux!, lance-t-elle. Mais si c’est juste un bureau dans un coin, ça fera bien sûr l’affaire. Cet espace dédié vous aidera à maintenir la frontière entre le travail et la vie personnelle, ce qui est crucial lorsqu’on travaille de la maison. Sinon, cette frontière pourrait s’estomper facilement. »
L’investissement dans un bureau peut faire une énorme différence pour assurer la séparation du temps de travail. Même un espace en désordre a été associé à une plus grande créativité. Une étude a montré que le simple fait de s’approprier son espace de travail peut accroître la productivité dans une proportion pouvant atteindre 32 %.
2) ÉTABLISSEZ UNE ROUTINE
Les routines sont utiles, que nous travaillions au bureau ou à la maison, affirme Mme Gomez.
« Le plus important, c’est de se lever et de se préparer comme d’habitude. Mettez-vous dans un état d’esprit professionnel. Car même si vous ne communiquez avec personne par vidéo, il faut que, mentalement et physiquement, vous soyez en mode travail. »
Un autre aspect de la routine consiste à commencer et à terminer sa journée à des heures régulières.
« Il est souhaitable d’avoir un horaire défini quand vous travaillez chez vous; là encore, pour fixer des limites, explique Mme Gomez. Si votre journée se termine à n’importe quelle heure, vos tâches vont empiéter sur vos soirées et vos week-ends. »
Daniel Stone, directeur de la technologie chez Luminari, fait remarquer que travailler de la maison est une première pour de nombreuses personnes.
« Nous ne savons pas comment tout ça va se dérouler. Je pense que pendant la première ou les deux premières semaines, vous ne vous soucierez pas trop du fait que la ligne de démarcation entre le temps de travail et le temps libre est floue. Mais si l’isolement nécessaire perdure un ou deux mois, le chevauchement entre vie professionnelle et vie personnelle commencera à vous peser. »
3) ENCOURAGEZ LA COMMUNICATION
L’éloignement physique qui vous sépare de votre équipe peut constituer un obstacle lorsque vous travaillez de chez vous pour la première fois, constate Daniel Stone, qui fait du télétravail en tout temps, à son domicile d’Ottawa.
Certes, on perd l’occasion de saluer ses collègues en personne et de bavarder un peu autour de la machine à café. C’est là que se révèlent utiles des applications de messagerie comme Slack. M. Stone : « Je trouve efficace de consigner les choses dans des calendriers, comme repères. Normalement, si un développeur dans mon équipe bosse sur un projet et que je veux faire le point avec lui, je l’interromps brièvement au bureau. Ces temps-ci, je ne peux pas le faire, bien évidemment. Alors, j’inscris une mention au calendrier, du genre “Vers 13 h, je te donne un coup de fil”. Je trouve cette méthode très efficace. »
La personne avec qui vous devez en tout cas rester en contact est votre supérieur immédiat, ajoute Mme Gomez. Son équipe, au fait, propose un webinaire (en anglais) consacré aux pratiques de télétravail axées sur la productivité.
« Beaucoup de gestionnaires craindront peut-être que leur équipe ne soit pas aussi productive, et pourraient même devenir tatillons, pense Mme Gomez. Petit conseil : aidez votre patron à ne pas tomber dans cet excès. La meilleure façon d’y parvenir est de le tenir informé des dossiers auxquels vous travaillez. »
4) GÉREZ LES SOURCES DE DISTRACTION
Peut-être que les néophytes du travail à domicile trouvent difficile de se concentrer sur leurs tâches. Or, cette situation est pire pour les parents qui doivent en même temps s’occuper de leurs enfants, eux aussi confinés à la maison.
Mme Gomez réitère l’importance des routines pour aider à composer avec cette nouvelle réalité, en précisant qu’il vous faudra peut-être étirer un peu vos heures de travail avant de passer au temps exclusivement familial.
Vos enfants devront également avoir des horaires fixes afin de savoir à quoi s’attendre, explique Melanie Schroeder, CPA, mentore et conseillère établie en Colombie-Britannique.
Vous essayez de travailler efficacement? Bien qu’il y ait toujours des sources de distraction même en temps normal, à l’heure de la COVID-19, Mme Schroeder recommande d’éteindre le téléviseur et de cesser de lire ses courriels et le contenu des médias sociaux, pour éviter de se laisser distraire par les nouvelles interminables sur la crise.
« Vous aurez amplement le temps de vous informer, le soir venu, quand les faits saillants de la journée sont repris ou résumés. »
5) APPRÉCIEZ LES ASPECTS POSITIFS
Selon Mme Schroeder, un des principaux moyens de faire face au stress et aux situations difficiles est d’y trouver un sens.
« Pouvoir s’adapter efficacement au fait de travailler à domicile, quand on ne l’a jamais fait, est un aspect qui peut être vu comme positif », poursuit-elle.
Chez Luminari, M. Kravshik affirme que le passage au télétravail s’est assez bien passé. « Tous les matins, nous organisons une petite réunion d’équipe sur Google Hangouts et nous ajoutons des éléments qui n’ont rien à voir avec le travail, pour avoir un minimum de contacts humains. Par exemple, chacun a été invité à raconter quelque chose d’intéressant à propos de ses grands-parents. »
« Disons-le franchement : nos vies sont chamboulées. Et décidément, il faut s’occuper différemment pour passer le temps. C’est peut-être le bon moment pour suivre une formation en ligne ou pour s’adonner à un loisir mis de côté depuis longtemps. J’aime lire, mais je ne trouve jamais le temps; là, c’est possible. Tâchons de voir le positif dans cette pause forcée. »
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