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Tous vos courriels devraient contenir vos coordonnées

Assurez-vous que votre nom et votre numéro de téléphone se trouvent à la fin de vos courriels, pour qu’on puisse vous joindre facilement.

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vue de face d'un écran d'ordinateur dans un environnement de bureauN’oubliez pas d’inscrire votre nom complet, votre titre, le nom de votre entreprise et vos coordonnées à la fin de vos courriels professionnels. (Shutterstock/Rawpixel.com)

Voilà que vous avez cogité fort pour rédiger un important courriel professionnel, en prenant bien soin d’utiliser une formule de conclusion appropriée. Avant de cliquer sur Envoyer, cependant, assurez-vous que toutes vos coordonnées s’y trouvent pour qu’on puisse vous répondre de la façon jugée la meilleure, rappelle Roxanne Cramer, accompagnatrice en gestion de carrière et fondatrice de CCC Academy.

Aussi simple et évident que cela paraisse, quantité de gens omettent toutefois ces renseignements essentiels, semble-t-il. Aux dires de Mme Cramer, qui voit pas mal de cas, 75 % des messages n’ont pas de formule de conclusion digne de ce nom. « On m’envoie parfois un texto ou un courriel pour me demander une rencontre... c’est bien beau, mais je ne sais même pas qui est l’expéditeur. Probablement un de mes clients, mais lequel? »

Voici les principaux éléments que vous devez inclure dans un courriel.

SIGNATURE

Si vous en avez une, mettez-la au début du bloc signature.

NOM COMPLET

Inscrivez toujours votre nom complet (prénom et nom de famille), à moins que vous écriviez à un proche.

TITRE ET NOM DE L’ENTREPRISE

Précisez votre titre actuel et le nom de votre entreprise, à plus forte raison lorsque vous écrivez à une personne de l’extérieur de votre société ou organisme. Toutefois, si vous postulez un emploi, utilisez plutôt un compte courriel personnel et ne donnez pas vos coordonnées au travail.

COORDONNÉES

Un numéro de téléphone est essentiel. Mais les opinions divergent pour ce qui est des autres types de renseignements. Certains trouvent que préciser l’adresse courriel est superflu (puisqu’elle figure dans le champ Expéditeur), tandis que d’autres jugent qu’il est approprié de faire en sorte que le bloc signature comporte toute l’information nécessaire.

Alison Doyle, du site The Balance Careers, pense qu’il est utile de préciser l’adresse URL de votre page LinkedIn, si vous en avez une, et même votre adresse postale. En outre, il peut convenir d’y préciser l’adresse d’une page Web personnelle ou du site Web de votre entreprise, ou encore d’ajouter un appel à l’action (p. ex. invitation à une activité ou suggestion de livre électronique).

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