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Savoir conclure un courriel sur une note professionnelle

Vous vous demandez parfois comment formuler au mieux votre salutation, dans un courriel? Voici quelques conseils pour avoir le bon ton.

jeune homme habillé par hasard tape sur un ordinateur portable, à un bureau avec un cahier et une tasseDans une étude réalisée par Boomerang, les courriels conclus par « Thank you » ont obtenu plus de réponses que les courriels contenant une autre formule courante. (Getty Images/hero Images)

Conclure un courriel... de simples mots, mais parfois délicats à manier quand on veut laisser la meilleure impression possible dans un contexte d’affaires. Dilemme : vous ne voulez pas avoir l’air obséquieux ou trop formel, ni non plus trop familier ou trop brusque.

Comment choisir une salutation de bon ton? Malheureusement, il n’y a pas de réponse toute faite. Comme l’explique Karen Hertzberg, qui alimente le blogue Grammarly, ce que vous écrivez pour une amie ou un collègue avec qui vous entretenez des liens cordiaux ne conviendra pas dans un courriel strictement professionnel, envoyé à une vague connaissance ou à une personne jusqu’ici inconnue.

Cela dit, voici quelques conseils qui devraient vous mettre sur une bonne piste.

1) TERMINEZ TOUJOURS PAR UNE FORMULE DE SALUTATION

Dans son blogue (Email Sign Off: The Definitive Guide), Simcha Lazarus explique que le fait d’omettre la formule de salutation, dans un courriel, équivaut à vous éloigner d’une personne avec qui vous conversiez sans lui dire au revoir. Plutôt incongru, pour ne pas dire grossier. Pour connaître les diverses formulations possibles en français, nous vous conseillons ces suggestions de la Banque de dépannage linguistique de l’OQLF.

Par ailleurs, ne vous limitez pas à votre nom. Comme Mme Lazarus l’explique, terminer un courriel en n’écrivant que son nom est acceptable pour de courts messages envoyés à des collègues; autrement, cela sera perçu comme trop sec, trop abrupt.

Will Schwalbe, un des auteurs du livre SEND: Why People Email so Badly and How to Do It Better, est du même avis : « Ce n’est pas incorrect de s’en tenir à son nom dans les courriels d’une chaîne déjà lancée par vous, mais votre courriel initial doit idéalement contenir une formule de salutation adéquate. » [Voir Tous vos courriels devraient contenir vos coordonnées]

2) ÉVITEZ LE STYLE « TEXTO À UN ÊTRE CHER »

Les conclusions telles que « A+ », « Bisous », « XOXO », « See you later », etc., ne conviennent carrément pas dans un contexte professionnel ou commercial. Mme Lazarus recommande de garder ces familiarités pour des proches (p. ex. votre mère et vos bons amis). À éviter également : les abréviations et sigles parfois connus et parfois moins connus, susceptibles de semer la confusion ou de susciter des questionnements (p. ex. TRR pour « Te reviens rapido » ou TTYL, pour « Talk to you later »)

3) DANS LA PLUPART DES CAS, ÉVITEZ LES SALUTATIONS TROP FORMELLES

Autant en français qu’en anglais, il existe des mots et des tournures épistolaires qui commencent à se faire surannés à notre époque soucieuse de simplicité et de rapidité, surtout dans un courriel. Cela dit, les « Je vous prie d’agréer... », « Yours / Yours truly » et « Sincerely » conviennent tout à fait pour une lettre de motivation accompagnant un CV ou une lettre formelle envoyée à un supérieur, à un député, à un fonctionnaire ou à un dirigeant d'un ordre professionnel, par exemple.

4) AVEC VOS CONTACTS D’AFFAIRES, ÉVITEZ LES SALUTATIONS TROP FAMILIÈRES

« Tourlou » et autres variantes du genre sont à bannir dans vos courriels professionnels. Du côté des anglophones, « Cheers » est une de ces salutations qui laissent les gens perplexes; le mot, d’ailleurs, est plus courant en anglais britannique.

5) NE SEMEZ PAS LA CRAINTE CHEZ VOTRE CORRESPONDANT

À l’oral, lorsque nous disons « Portez-vous bien! » à une connaissance au moment d’en prendre congé, c’est plutôt positif. Les anglophones, eux, ont l’habitude de se dire « Take care! ». Or, les experts en communications écrites s’entendent pour dire que ce fameux « Take care! », au demeurant bien familier, est une salutation susceptible de causer une certaine anxiété chez votre correspondant. Il pourrait même se demander si vous êtes au courant d’un danger dont il n’est pas conscient. À éviter, donc, dans vos courriels autres que personnels.

6) ATTENTION AU MOT « BEST », EN ANGLAIS

S’il vous arrive d’écrire ou de recevoir des courriels en anglais, vous avez sûrement vu ce « Best » qui peut surprendre (il s’agit de l’abréviation de « Best regards », qu’on pourrait traduire par « Salutations cordiales » ou « Amitiés »). Même si « Best » est une salutation courante, en anglais, Mme Lazarus et d’autres experts croient que ce n’est pas la formule idéale pour conclure un courriel (voir le point 8, ci-après). Au fait, dans une étude réalisée par Boomerang sur les formules de salutation de quelque 350 000 fils d’échanges, ce sont les courriels contenant le mot « Best » [tout court] qui ont connu le plus faible taux moyen de réponse, comparativement aux autres formules de conclusion elles aussi très courantes.

7) SOYEZ AMICAL, DANS UNE JUSTE MESURE

Dans un contexte professionnel où vous entretenez des relations polies avec une personne qui n’est toutefois pas un pur étranger, il est tout à fait correct de conclure un courriel par « Amicalement » ou « Cordialement » – ou encore par « All the best », en anglais. Mme Hertzberg (Grammarly) croit aussi que « Best wishes » (« Bonne chance ») peut convenir dans certains cas qui s’y prêtent.

8) PENSEZ À « REGARDS » PLUTÔT QUE « BEST », DANS VOS COURRIELS RÉDIGÉS EN ANGLAIS

Dans vos courriels rédigés en anglais, le mot « Regards » est généralement celui qui convient en toutes circonstances, et qui remplace de plus en plus « Best » (dont il a été question plus haut), selon Steven Petrow du USA Today. Personnellement, le journaliste utilise le plus souvent « Best regards », qu’il juge plus formel sans être pédant – juste assez amical, en fait.

9) N’OUBLIEZ PAS DE REMERCIER VOTRE CORRESPONDANT

Les experts du savoir-vivre sont d’avis qu’il faut écrire « Merci » et autres variantes du genre lorsqu’il y a lieu de le faire, c’est-à-dire lorsque la personne a effectivement fait quelque chose pour vous. Toutefois, il est très courant de voir le mot magique, comme pour remercier d’avance un correspondant à qui on demande explicitement ou implicitement un service. Toujours dans l’étude de Boomerang, les courriels conclus par « Thank you » ont obtenu plus de réponses que les courriels contenant une autre formule courante.

Les courriels avec « Thanks in advance » ont généré le plus haut taux de réponse (65,7 %), suivis de ceux qui contenaient simplement « Thanks » (63 %) et « Thank you » (57,9 %). Néanmoins, Mme Lazarus pense qu’un simple « Merci » (« Thanks ») pourrait sembler un peu trop laconique aux yeux de certains. Y adjoindre un point d’exclamation, ou le mot « beaucoup », pourrait aider à lui donner un air plus sincère. « Merci mille fois » (« Many thanks ») serait aussi moins brusque ou moins banal.

VOUS SOUHAITEZ MIEUX GÉRER VOS COURRIELS?

Nous vous suggérons ces trois articles publiés par CPA Canada : 5 façons de bien gérer vos courriels, Envie d’être un meilleur patron? Mollo sur les courriels! et Le courriel est-il un moyen de communication sûr?