5 façons de bien gérer vos courriels
« Cessez de voir votre boîte de réception comme une liste de tâches à faire, conseille Ann Gomez, conseillère en productivité. Affecter la mention “non lu” à vos courriels n’aide en rien à classer vos tâches en ordre de priorité; ça ne fait qu’empirer le chaos dans votre boîte. »
Vous ouvrez votre boîte de réception et constatez qu’elle contient des centaines, voire des milliers, de courriels non lus? Un tel raz-de-marée est une réalité pour bon nombre de professionnels. Hormis le stress que cette situation peut occasionner, la gestion d’une boîte de réception a aussi l’inconvénient de nous éloigner des autres priorités.
« Les gens les plus productifs excellent à gérer leurs courriels », affirme Ann Gomez, conseillère en productivité et auteure d’un ouvrage intitulé The Email Warrior: How to Clear Your Inbox and Keep It That Way. « Ceux qui trouvent que le temps leur file entre les doigts passent sûrement trop de temps à gérer inefficacement leur messagerie. »
Mais comment s’y prendre quand on reçoit de 50 à 250 courriels par jour? Des experts nous ont fait part de quelques astuces pour en venir à bout.
1. RÉSERVEZ UN CRÉNEAU HORAIRE À LA GESTION DES COURRIELS
Si vous souhaitez être plus productif, il vaut mieux désactiver les notifications et se garder de consulter à tout moment sa boîte de réception. « Les courriels sont une grande source de distraction, souligne Mme Gomez. On ne réalise pas toujours à quel point c’est un gobe-temps et une cause d’interruptions malvenues. »
Par ailleurs, si vous gérez vos courriels en butinant, sans méthode, vous manquez d’efficacité. C’est l’avis de Bruce Mayhew, formateur, conférencier et coach de gestionnaires.
« Une bonne pratique consiste à vous réserver du temps, par exemple quelques minutes trois fois par jour ou 10 minutes par heure, pour gérer vos courriels. Ainsi, vous accorderez toute votre attention à votre correspondance pendant les plages réservées pour ça, et toute votre attention à vos tâches principales quand vous vous y remettez. »
2. CLASSEZ LES COURRIELS SUR-LE-CHAMP
Mme Gomez suggère ceci : lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, traitez chaque courriel comme vous le feriez pour une file de personnes, c’est-à-dire un après l’autre, et traitez-le complètement (répondre, supprimer, archiver) avant de passer au suivant.
« Beaucoup ont pour habitude d’ouvrir un courriel, de le lire, puis de le fermer pour y revenir plus tard. Cette méthode a pour effet de doubler le temps de traitement, car vous devrez probablement le lire de nouveau pour y donner suite, dans la journée ou la semaine d’après », déplore Mme Gomez.
Que vous décidiez de supprimer ou d’archiver vos courriels, l’essentiel est de libérer le plus possible votre boîte de réception.
« Cessez de voir votre boîte de réception comme une liste de tâches à faire, poursuit-elle. Affecter la mention “non lu” à vos courriels n’aide en rien à classer vos tâches en ordre de priorité; ça ne fait qu’empirer le chaos dans votre boîte. Vous devrez ensuite parcourir vos messages et les trier en fonction de leur urgence. »
La conseillère suggère de se créer une liste de choses à faire bien distincte, où vous pourrez catégoriser et prioriser vos tâches selon le niveau d’attention nécessaire.
3. RÉDIGEZ DE MEILLEURS COURRIELS
« La façon dont vous rédigez vos courriels a probablement une incidence sur le nombre de courriels que vous avez à traiter, croit M. Mayhew. Demandez-vous si vos messages sont clairs : faciles à lire, faciles à comprendre et donc peu susceptibles de donner lieu à des courriels exigeant explications ou éclaircissements. »
Par exemple, évitez d’écrire de gros blocs de texte sans sauts de paragraphe. Mentionnons aussi que votre style pourrait influer sur la façon dont on vous répondra (si tant est qu’on vous réponde). « Par exemple, si vos courriels sont mal rédigés, il se pourrait bien que votre boîte de réception soit pleine de messages de suivi de la part de correspondants désireux de mieux comprendre la situation, ce qui exigera, bien sûr, du temps de gestion supplémentaire. Ça ne fait qu’augmenter le nombre de courriels que vous avez à écrire. »
4. DEMANDEZ À NE PAS ÊTRE MIS EN COPIE SI CE N’EST PAS NÉCESSAIRE
Un des conseils que donne M. Mayhew aux gestionnaires est de demander à leurs subalternes de cesser de les mettre en copie sur tout.
« Les gestionnaires que je rencontre me disent souvent qu’ils reçoivent tous les jours un grand nombre de courriels, dont une bonne partie ne les concerne pas de toute façon. »
M. Mayhew explique que, souvent, on met son supérieur en copie avec l’idée de se protéger ou de faire accélérer les choses. « Ce faisant, vous “volez” du temps précieux à votre supérieur. Les personnes à la tête d’une équipe doivent être claires sur les cas où elles veulent être mises au courant et les cas où ce n’est pas nécessaire; bref, il est bon de faire connaître la culture de l’entreprise. »
5. ENVISAGEZ DE FAIRE TABLE RASE DES COURRIELS REÇUS
Pour reprendre le dessus, certains vont jusqu’à déclarer « faillite de courriels » en ne donnant pas suite aux messages qui remontent à une date quelconque, ou en les supprimant carrément. Est-ce une bonne chose? « Tout dépend, nuance Mme Gomez. L’idée est tentante, mais la plupart des professionnels ne sont pas dans une position pour y aller d’un geste aussi radical. »
Souvent, il faut voir à quel point un courriel date et peut être devenu caduc. La durée de pertinence d’un courriel est généralement très courte – un mois tout au plus, d’après Mme Gomez.
« Il est raisonnable de faire abstraction des courriels qui datent de plusieurs mois. Mais comme professionnel qui rencontre des clients, vous devriez traiter vos courriels des 30 derniers jours, pour y cerner les véritables tâches à accomplir dans un proche avenir. »
EN SAVOIR PLUS SUR LA PRODUCTIVITÉ
Avoir une longue liste de tâches à réaliser ne veut pas dire que vous ferez les choses plus facilement ou plus rapidement. Nous vous invitons à lire notre article sur le mythe du multitâche. Aussi, n’hésitez pas à mettre à profit trois astuces pour mieux utiliser Outlook.