Prêts pour le retour au bureau?

Les organisations explorent des modes de travail hybrides, mais la plupart estiment que le bureau restera un lieu de collaboration essentiel. (Getty Images/Tetra Images)

Alors que le pays émerge petit à petit de la pandémie, les organisations se concentrent de plus en plus sur une question clé : à quoi ressemblera le retour au bureau?

Pour mieux appréhender ce qui nous attend à cet égard, nous avons sondé de petites et grandes organisations publiques et privées.

Les réponses divergent sur certains points de détail, mais une tendance globale se dessine : les modes hybrides prédominent. En résumé, les combinaisons de travail à distance et au bureau font figure de modèle idéal, du moins pour l’instant.

UNE ANNÉE D’APPRENTISSAGE

Comment les organisations en sont-elles venues à considérer l’approche mixte comme la meilleure? Principalement à travers les leçons de la dernière année, selon Lauren Luchini, courtière en location de bureaux à Cushman & Wakefield. « Au début du mouvement de masse vers le télétravail, l’an passé, certaines entreprises, en particulier les sociétés technologiques, telle Shopify, se sont mises à y voir la solution miracle de l’avenir. Or, au fil du temps, de plus en plus d’employés ont commencé à percevoir les avantages d’un lieu d’échange physique. Ils ont aussi commencé à éprouver le besoin de dissocier le travail du bureau. »

Michael Kravshik, CPA, fondateur et chef de la direction de LumiQ, abonde dans le même sens. « Je pense que les gens tendent à surestimer les avantages du télétravail et à en sous-estimer les inconvénients. »

Il est d’avis, comme bon nombre de dirigeants, que la solution réside dans une approche mixte qui combine la flexibilité du télétravail avec les avantages de la collaboration en personne, sur place. En effet, une étude de Robert Half révèle que plus de la moitié des employés interrogés préféreraient une formule hybride à l’avenir.

TENDANCES À L’ÉTRANGER

Alors que chez nous, les entreprises en sont à réfléchir à la suite des choses, d’autres pays sont plus avancés dans leurs démarches de réouverture. Il vaut la peine de s’intéresser à certaines stratégies qu’ont adoptées les organisations de ces régions.

Par exemple, la britannique BDO a communiqué en mai son intention d’autoriser ses 5 500 employés à choisir où ils voudront travailler à l’issue de la pandémie, selon l’endroit où ils sont le plus productifs.

Le 24 mai, EY au Royaume-Uni dévoilait une mesure semblable, mais plus catégorique : les membres de son effectif travailleront désormais à distance deux jours par semaine à compter de la levée des restrictions.

D’autres grandes multinationales dressent de tels plans. Entre autres, le siège social de Porsche, en Allemagne, a déjà annoncé l’adoption d’une approche 40-60, c’est-à-dire 40 % de travail au bureau, 60 % de télétravail. Cependant, explique Marc Piovesan, chef des finances à Porsche Canada, ces proportions seront calculées sur une base mensuelle. « Ainsi, un employé pourrait très bien travailler à distance pendant une semaine entière au cours d’un mois donné. »

TENDANCES EN LOCATION DE BUREAUX

Les plans de location de bureaux des entreprises sont souvent un bon indicateur de leurs plans à venir. Mme Luchini souligne que la plupart des organisations espèrent réduire leur empreinte d’environ 20 %. « Ce modèle leur permettra de garder 70 % de l’effectif au bureau à tout moment. »

D’autant plus que les perspectives de location se sont grandement améliorées depuis l’an passé, lorsque certaines entreprises envisageaient carrément d’abandonner leurs bureaux. À Toronto, la demande de locaux n’en demeure pas moins bien inférieure à ce qu’elle était avant la pandémie, quand les taux d’inoccupation n’atteignaient même pas les 2 %. « Aujourd’hui, ils avoisinent plutôt les 10 %. Cela dit, on observe beaucoup d’activité chez les locataires qui amorcent une réflexion sur l’avenir. À mon avis, il s’ensuivra un rajustement concret dans toutes les organisations. »

VARIATIONS SUR LE MÊME THÈME

Si la plupart des entreprises canadiennes n’en sont encore qu’à la collecte de commentaires auprès de leurs employés, elles n’en examinent pas moins un éventail de possibilités. Linda Blair, associée directrice de l’Ontario et chef de l’expérience chez Deloitte Canada, résume bien la situation : « Il n’existe pas de modèle universel. Chacun doit s’adapter en fonction de la logique de ses activités et de ses effectifs. » Voici quelques exemples.

• LumiQ pense que l’entreprise finira par adopter une formule à un ou deux jours de télétravail par semaine.
• Porsche Canada considère aussi différentes options, dont le modèle 3-2-1, selon lequel les employés travaillent à domicile trois jours par semaine. « Sur les deux jours au bureau, explique M. Piovesan, l’un sera fixe, en ce sens qu’il sera réservé à un service donné, et l’autre sera flexible. »
• À la fonction publique fédérale, le premier ministre a confié à la présidente du Conseil du Trésor et à la ministre du Gouvernement numérique le mandat d’explorer avec les syndicats de la fonction publique des modalités de travail plus flexibles pour les employés. Pour l’instant, le maintien des consignes de distanciation physique implique la poursuite du télétravail pour bon nombre de fonctionnaires. « Aucune annonce n’est envisagée ni prévue, et aucune date n’a été fixée », souligne Martin Potvin, porte-parole du Secrétariat du Conseil du Trésor.
• EY Canada, comme bien d’autres d’ailleurs, s’attend à voir un modèle hybride s’imposer. La société a aussi adopté une approche en deux étapes qui combine transition et transformation. « La première étape est axée sur la transition et la gestion des risques liés au retour du personnel dans les bureaux, précise Stephen Shea, FCPA, associé directeur, Talents, à EY Canada. La deuxième consiste à réimaginer le mode de fonctionnement de l’organisation dans l’après-pandémie. »
• Deloitte Canada entend adopter le modèle hybride de la « prochaine normalité » en donnant aux employés le choix de travailler au bureau, à la maison ou dans les locaux de leurs clients. « Ils pourront être présents en personne ou virtuellement, selon le type de travail qu’ils ont à accomplir, explique Mme Blair. Pour nous, il ne s’agit pas d’un modèle fixe, mais d’une formule qui continuera à évoluer à mesure que nous tirerons des enseignements de notre clientèle, de notre personnel et de nos communautés. »

COMMENT LE MONDE DU TRAVAIL S’ADAPTERA-T-IL?

Lorsque le retour au bureau se concrétisera, les contacts entre employés risquent de changer considérablement. Par exemple, d’après une étude de Robert Half, plus de la moitié (56 %) des professionnels s’attendent à passer moins de temps dans les aires communes au bureau, et 6 sur 10 vont réfléchir au fait d’assister à des activités professionnelles en personne (61 %) et de voyager pour affaires (59 %). De plus, 40 % estiment qu’il faudra revoir l’aménagement des bureaux.

Évidemment, ces résultats peuvent changer, mais la planification des lieux de travail post-COVID-19 est déjà en bonne voie dans la plupart des organisations. Les bureaux à la carte gagneront probablement encore en popularité. Selon M. Shea, d’EY, c’est « un catalyseur essentiel pour un retour au bureau progressif jusqu’à la pleine capacité ».

Les organisations s’attendent, pour la plupart, à voir les bureaux conserver leur fonction de principaux lieux de collaboration, et c’est pourquoi Deloitte compte « maximiser les véritables espaces de coopération sur place », dit Mme Blair. Le cabinet met déjà à l’essai de nouveaux modes de travail un peu partout au pays, au fil de l’assouplissement des restrictions. « Outils de collaboration novateurs, nouvelles manières d’établir des normes de fonctionnement en équipe, accès accru à l’expertise mondiale, voilà quelques exemples des façons dont nous évoluons et dont nous préparons l’avenir. »

LA PATIENCE EST LA SEULE VOIE POSSIBLE

Peu importe la forme que prendra le retour au travail, la majorité des organisations s’entendent pour dire qu’à l’heure actuelle, la seule approche possible se résume à attendre de voir comment la situation évoluera d’ici la levée d’autres restrictions.

Comme le fait observer M. Piovesan : « S’il y a bien une chose que la pandémie nous a apprise, c’est que nous devons faire montre de souplesse et nous adapter au besoin. Il n’est pas question d’instaurer une politique trop rigide, puisque d’importantes décisions seront sans doute prises sur cette base. En septembre, tout pourrait changer, et nous pourrions tous revenir au bureau à temps plein. »

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