La nouvelle version d’Excel a de quoi plaire aux CPA

Il est important de bien comprendre les capacités des outils de données et ce qu’ils peuvent – ou ne peuvent pas – faire. (Getty Images/Monty Rakusen)

Excel a connu de nombreux changements au fil des ans. Les plus importants d’entre eux concernent les améliorations apportées par Microsoft à la version infonuagique comprise avec Office 365, résume Michael Wong, CPA, gestionnaire principal de produits, Oyster HR. « À son lancement, il s’agissait d’une version réduite à sa plus simple expression. Depuis, bien des nouveautés ont permis aux utilisateurs de collaborer plus efficacement et d’avoir accès à la plupart des fonctionnalités de la version hors ligne. »

« Excel permet maintenant de visualiser les données rapidement et facilement », souligne David Elsner, président de DHE Consulting et professeur associé à la Schulich School of Business. « Le logiciel offre en effet des moyens innovants d’analyser l’information. L’autre grand changement, c’est l’intégration de l’apprentissage machine et des outils d’intelligence artificielle pour analyser les données et présenter une vue d’ensemble en un clic. Pour les comptables, il ne s’agit plus tant de savoir comment utiliser l’outil que de poser les bonnes questions. »

Voici un aperçu de quatre améliorations récentes apportées à Excel et du rôle qu’y joue désormais la visualisation des données.

1) Recherches complexes : fonction RECHERCHEX
« Cette nouveauté remplace l’ancienne fonction de recherche, et c’est toute une amélioration. Elle permet de chercher des données dans les deux sens dans la feuille de calcul », précise David Elsner. Comme il est décrit sur le site de soutien de Microsoft, la fonction RECHERCHEX (en anglais : XLOOKUP) permet de faire une recherche par ligne à la grandeur d’un tableau ou d’une plage de cellules. Par exemple, on peut chercher un prix par numéro d’article, ou le nom d’un client à partir de son numéro d’identification. Il est également mentionné sur le site que l’on peut « rechercher un terme […] de recherche dans une colonne et retourner un résultat de la même ligne dans une autre colonne, quel que soit le côté sur lequel se trouve la colonne de retour ».

MODE D’EMPLOI : Utilisez la syntaxe suivante : =RECHERCHEX(valeur_cherchée, tableau_recherche, tableau_renvoyé, [si_non_trouvé], [mode_correspondance], [mode_recherche])

2) Importation de données à partir d’images
« Cette fonction permet d’importer des données à partir d’une image, d’une diapositive ou d’un fichier PDF. Ainsi, vous pouvez intégrer dans votre feuille de calcul les chiffres d’un tableau qui figure dans un rapport annuel sans avoir à saisir les informations manuellement », explique Michael Wong.

MODE D’EMPLOI : Selon le site de soutien de Microsoft, il y a trois méthodes pour utiliser cette fonction avec macOS (on y trouve également les instructions pour iOS / Android).

• Méthode 1 : À partir d’un fichier image existant. Dans Excel, cliquez sur Données > Données de l’image > Image à partir d’un fichier.
• Méthode 2 : À partir d’une capture d’écran. Faites une capture d’écran du tableau, puis cliquez sur Données > Données de l’image > Image du Presse-papiers.
• Méthode 3 : À partir d’une photo prise avec un téléphone intelligent. Dans Excel, cliquez sur une cellule avec le bouton droit, puis sélectionnez « Analyser les documents ». Prenez une photo des données, puis appuyez sur « Enregistrer ».

3) Nouveaux types de données
Excel permet de convertir le contenu des cellules en un type particulier de données : données boursières, données géographiques, devises, etc. « Avec le type “données boursières”, par exemple, on peut importer des données largement disponibles, comme les cours d’ouverture et de clôture, le coefficient bêta et d’autres informations financières, sans avoir à faire de recherches à côté », illustre David Elsner.

MODE D’EMPLOI : Comme il est indiqué sur le site de soutien de Microsoft, il faut commencer par saisir du texte dans les cellules. Pour obtenir des informations boursières, tapez un symbole boursier, le nom d’une société ou le nom d’un fonds dans chaque cellule. Sélectionnez ensuite les cellules, puis, avec les cellules toujours sélectionnées, dans l’onglet « Données », choisissez un type de données (par exemple, « Titres boursiers » ou « Géographie »). Vous saurez que votre texte a été converti dans le type de données choisi s’il est lié à une icône sur le côté gauche de la cellule. Si vous sélectionnez une ou plusieurs cellules comportant ce type de données, le bouton vous permettant d’insérer des données apparaîtra. Cliquez sur ce bouton, puis sur un nom de champ pour extraire des informations supplémentaires. Cliquez à nouveau sur le bouton permettant d’insérer des données pour ajouter d’autres champs.

4) Analyse de données
La fonction Analyser des données, qui s’appuie sur l’intelligence artificielle, permet d’obtenir des résumés visuels, des tendances et des profils. « Si vous travaillez avec un grand ensemble de données, un simple clic génère des représentations visuelles qui synthétisent les tendances et le profil de cet ensemble de données, ajoute David Elsner. Vous pouvez également poser des questions sur vos données, grâce à la technologie du traitement du langage naturel, et obtenir une représentation visuelle sans avoir à écrire de formule. »

MODE D’EMPLOI : Cliquez sur une cellule dans une plage de données, puis sur le bouton « Analyser les données » dans l’onglet « Accueil ». Vous verrez des graphiques intéressants s’afficher dans un volet.

MAÎTRISEZ LES NOTIONS ESSENTIELLES

Les comptables doivent avoir une bonne compréhension de l’analyse des données et des outils disponibles, selon David Elsner. « Pas besoin d’être un expert en données, dit-il, mais il faut connaître les capacités de ces outils et savoir ce qu’ils peuvent – ou ne peuvent pas – faire. »

Aux comptables qui souhaitent maîtriser la visualisation des données, il recommande de se familiariser avec les fonctions suivantes :

• Mise en forme conditionnelle
• Graphiques
• Courbes de tendance et histogrammes
• Feuilles de prévision
• Résumés visuels (grâce à l’outil Analyse de données) «

Chaque CPA doit également acquérir, au minimum, une compréhension de base du traitement du langage naturel et de l’intelligence artificielle, et savoir s’en servir pour intégrer les données à traiter et formuler des recommandations concrètes et utiles. »

OPTIMISEZ L’OUTIL

Il est important de choisir le type de visualisation qui convient au contexte. Michael Wong précise : « Par exemple, si vous voulez mettre en évidence les proportions relatives d’un ensemble de catégories, choisissez un graphique en secteurs. Pour montrer l’évolution d’un phénomène dans le temps, un graphique en courbes est souvent la meilleure option. Assurez-vous de choisir une visualisation adaptée à l’idée présentée. Ce qui compte, ce n’est pas tant le logiciel que vous utilisez, mais ce que vous souhaitez montrer. »

Autre élément important : pour qu’une visualisation soit utile, elle doit s’appuyer sur des données de qualité, rappelle Michael Wong. « Avant de vous lancer dans la conception de tableaux de bord et de graphiques sophistiqués, prenez un moment pour vous demander si les données sont exactes, fiables et issues d’une source digne de confiance. »

Il est néanmoins bon de savoir que même un outil aussi simple qu’Excel permet à toute personne disposant d’un ordinateur de produire des analyses. « Il vaut mieux s’y mettre rapidement, toutefois, prévient David Elsner. Tout le monde va utiliser ces outils, et si vous ne voulez pas les adopter, vos concurrents seront ravis de le faire à votre place. »

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