Trois conseils pour accueillir un nouvel employé en contexte de télétravail

Les nouvelles recrues appelées à s’intégrer à votre entreprise en contexte de télétravail doivent pouvoir s’appuyer sur des attentes claires, l’aide de collègues et la rétroaction de leur supérieur. (Getty Images/RgStudio)

Après des mois de télétravail, les organisations qui embauchent de nouveaux employés sont contraintes de les accueillir au moyen d’appels vidéo.

Du point de vue du recrutement, il est possible de sélectionner le meilleur candidat à partir d’un vaste bassin de candidatures de qualité. Toutefois, en mode virtuel, trouver et intégrer les meilleurs talents sans procédures efficientes peut se révéler ardu.

« Il importe d’avoir un système permettant de traiter un tel volume », rappelle Chris Frame, associé responsable des ressources humaines chez LiveCA, premier cabinet comptable virtuel du Canada. « Nous avons dû repenser notre processus d’embauche pour pouvoir sélectionner rapidement les candidats. »

Une fois la perle rare trouvée, l’étape de l’accueil et de l’intégration comporte elle aussi sa part de difficultés. Il faut en effet adapter différents processus touchant notamment les formalités des ressources humaines, les relations avec la hiérarchie et les liens entre les membres de l’équipe.

Voici trois conseils pour mettre en place de bonnes pratiques d’intégration des nouvelles recrues à distance.

1) PRÉCISEZ LES ATTENTES

Les entreprises doivent mettre en place des plans de travail clairs pour les nouveaux employés. Ainsi, ils auront dès le départ le sentiment d’être utiles et se sentiront moins isolés lorsqu’ils travaillent de chez eux, explique Michael Kravshik, CPA, fondateur et chef de la direction de LumiQ, une plateforme en ligne qui offre aux CPA des occasions d’emploi, de bénévolat, de formation et de mentorat.

« Il est vraiment crucial, surtout dans le contexte actuel, de planifier les deux premiers jours de travail des nouveaux venus pour éviter qu’ils soient laissés à eux-mêmes », rappelle M. Kravshik.

Chez LiveCA, le travail des trois premiers mois est organisé, ce qui comprend des suivis réguliers de la part du supérieur immédiat pour s’assurer que le nouvel employé s’adapte à ses fonctions et s’acquitte de ses tâches. Un système de jumelage offre en outre un soutien supplémentaire à l’intégration. Plus précisément, chaque nouvel employé est jumelé à deux « anciens », l’un étant désigné comme formateur et l’autre, comme compagnon d’armes. L’idée, c’est que le nouvel employé se familiarise avec les aspects techniques et culturels de l’entreprise, tout en obtenant des réponses à ses questions et à ses préoccupations au moyen de réunions virtuelles.

« Nous fixons des attentes très claires pour les nouvelles recrues. Semaine après semaine, nous leur indiquons le chemin parcouru et l’objectif poursuivi pour favoriser leur progression et leur apprentissage, affirme Chris Frame. Les compagnons aident à créer de solides liens au sein de l’équipe. »

2) METTEZ L’ACCENT SUR LA CULTURE D’ENTREPRISE

Une fois le flux de travail établi, l’accent doit être mis sur l’intégration à l’équipe et l’exposition à la culture d’entreprise. Disons-le : quand on ne peut se rencontrer en personne, cette facette du processus d’accueil est plus complexe.

Chez LiveCA, il importe que les nouvelles recrues s’imprègnent de la culture de l’entreprise. Le tout commence à l’étape du processus de sélection, au cours duquel les candidats présélectionnés font deux jours de travail rémunérés pour se familiariser avec le rôle et l’environnement de travail. La direction et le personnel peuvent ainsi avoir un aperçu des capacités et du professionnalisme des candidats.

« La mise en place d’une culture d’entreprise exige beaucoup plus d’efforts délibérés et réfléchis à distance que sur le lieu de travail, explique Chris Frame. La direction ne doit pas oublier de favoriser la création de liens entre les membres de l’équipe. »

Michael Kravshik abonde dans ce sens, ajoutant que l’exposition à la culture devrait être une expérience intégrative qui donne à l’employé l’occasion de bien comprendre le contexte du travail, la vision de l’entreprise et la dynamique de l’équipe. Chez LumiQ, l’intégration des employés en télétravail comprend la participation à des réunions vidéo individuelles avec chaque membre de l’équipe, pour encourager la camaraderie.

« L’accueil et l’intégration ne se règlent pas la première journée de travail de l’employé. Il s’agit d’une expérience qui se vit graduellement. Toutefois, comme il est impossible d’avoir des échanges fortuits au bureau actuellement, il faut créer des occasions de communication », ajoute M. Kravshik.

3) METTEZ-Y DU TEMPS

En définitive, lorsqu’il est effectué dans un souci d’efficience et de mobilisation, le recrutement à distance permet de pourvoir les postes avec les candidats idéaux, ce qui accroît la satisfaction des troupes et permet de retenir dans ses rangs les employés talentueux.

« Les employés des entreprises dont les pratiques de RH sont efficientes grâce à l’automatisation ont un niveau de satisfaction professionnelle plus élevé, explique Rachel Fisch, responsable des produits, solutions comptables, chez Sage. Un système de gestion des RH bien conçu favorise la réussite, la mobilisation et l’intégration des nouveaux employés. »

Chris Frame ajoute que pour réussir l’intégration de nouveaux comptables à son cabinet, il faut leur faciliter la tâche et faire en sorte qu’ils se sentent des membres à part entière de l’équipe.

« Nous déployons beaucoup d’efforts pour dénicher des candidats qui répondent à nos attentes, parce qu’un grand roulement de personnel n’est pas souhaitable, surtout en contexte de télétravail. C’est un gros investissement de temps au départ, mais nous avons toujours trouvé important d’embaucher les candidats les plus qualifiés pour les postes à pourvoir », conclut-il.

EN SAVOIR PLUS SUR LES IMPLICATIONS DU TÉLÉTRAVAIL

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