Lieux de travail : l’évolution est loin d’être terminée
Les bureaux de demain seront polyvalents : meubles sur roulettes, cloisons mobiles et salles à configuration variable. (Getty Images / neumann und rodtmann)
Le retour au présentiel amène bien des employeurs à se demander comment mettre en confiance leurs employés et favoriser la productivité.
La réponse n’est pas simple, car la situation change du jour au lendemain, constate Nabil Sabet, chef d’équipe au cabinet vancouvérois d’architecture intérieure M Moser Associates, conférencier au Congrès L’UNIQUE 2021 de CPA Canada. « Nous devons créer des environnements qui mettent les gens à l’aise et en confiance, qui répondent à leurs attentes. Ces environnements doivent aussi être malléables afin d’accueillir différentes configurations pour des groupes de tailles variées. »
EN QUÊTE DE SOLUTIONS SUR MESURE
À plus long terme, M. Sabet voit la prédominance de la souplesse : mobilier et cloisons sur roulettes, pièces polyvalentes « et beaucoup d’audiovisuel, qui élargit les possibilités ».
Les technologies feront partie de l’arsenal déployé pour assurer l’intégration des employés présents au bureau et en télétravail, poursuit-il. « La nécessité de tenir des réunions et de collaborer quand des membres de l’équipe ne sont pas sur place est une dimension qui s’amplifie. Comment démocratiser l’espace de travail et permettre à tous d’être entendus comme s’ils étaient dans la même pièce? »
Pour M. Sabet, le concept passe par la fluidité, par des aménagements à renouveler à mesure, selon l’évolution de la pandémie. « Les employeurs devront créer des espaces individuels où il sera possible de se concentrer, mais qui favorisent aussi la convivialité. Les travailleurs seront amenés à donner le meilleur d’eux-mêmes pour optimiser les résultats des équipes. »
« Nous croyons que nos lieux de travail seront en évolution constante. Leur aménagement doit donc miser sur la souplesse et l’adaptabilité, confirme Linda Blair, chef de l’expérience client chez Deloitte à Toronto. Les utilisateurs devront pouvoir modifier l’aménagement selon la tâche à réaliser, la taille du groupe et la participation à distance. Les bureaux fermés ne seront plus conçus pour un seul occupant, mais plutôt prêts pour accueillir des équipes et favoriser la collaboration. Le mobilier et les outils technologiques seront pensés en conséquence. »
Les plans et les postes de travail ont été adaptés pour permettre la distanciation de deux mètres en tout temps, ajoute-t-elle. « Nous intégrons aussi les outils de collaboration numérique, le recours au mode de communication hybride, et la mise en priorité du présentiel ou du virtuel, selon les circonstances. »
LA SÉCURITÉ, PRIORITAIRE
À quand une telle transition? Ce n’est pas demain la veille. « Dans nos décisions d’aménagement des horaires et de choix du lieu de travail, nous comptons miser sur la flexibilité et le respect des besoins des clients et du cabinet », explique Helena Pagano, vice-présidente générale et première directrice, RH et communications, Financière Sun Life.
« La pandémie qui persiste vient limiter la capacité d’accueil des bureaux », rappelle Louise Lutgens, directrice générale, Talent, innovation et placements stratégiques chez KPMG. « Comme notre espace ne sera pas utilisé à 100 %, nous avons décidé de ne pas en chercher davantage pour le moment. Nous évaluerons la situation et nos véritables besoins, tout en continuant à consulter le personnel pour voir ce qu’il faut améliorer et comment nous adapter. »
Dans les grandes villes, KMPG misera sur les réservations, sur le modèle du bureau à la carte : les employés devront obtenir l’autorisation préalable et s’installer au poste qui leur aura été attribué parmi les places libres à leur arrivée. « Dans les bureaux de moindre envergure, nous conserverons les espaces assignés : nous ne prévoyons pas plus de 50 % de présence sur place dans les prochains mois », explique-t-elle.
De fait, selon le dernier sondage réalisé par KPMG auprès du personnel, 55 % des employés souhaiteraient venir au bureau une à trois fois par semaine, 10 % à temps plein, et le reste, occasionnellement.
Pour soutenir le retour sur place, KPMG a mis au point une application de protection du personnel, qui permet de réserver un espace de travail et de répondre au questionnaire d’évaluation du risque individuel. « Comme la capacité des bureaux demeure une contrainte réelle, les utilisateurs doivent obtenir l’autorisation de se présenter sur place et dire pour quelle raison ils veulent le faire. Le jour même, ils doivent aussi fournir des renseignements sur leur état de santé », poursuit Mme Lutgens.
INTÉGRATION HARMONIEUSE
Pour les entreprises qui adopteront le mode hybride, il sera primordial de voir à la convergence harmonieuse de l’environnement de travail sur place et à distance.
« Au bureau, il ne faut plus penser à son coin habituel, explique Mme Blair. Les orientations retenues doivent soutenir l’équité et la collaboration sans heurts, où que soient les participants. Des solutions axées sur l’humain et l’aspect social deviendront prioritaires. Nous délaisserons l’espace traditionnel où la concentration individuelle prédomine pour favoriser des lieux collaboratifs flexibles et des installations novatrices. Dans ce contexte, le recours aux technologies intelligentes et la prise en compte du bien-être et de la durabilité feront partie des exigences de base, comme assises d’un environnement sain et sécuritaire. »
La pandémie aura amené une autre conclusion qui guidera les architectes d’intérieur : les espaces de travail de demain doivent pouvoir être transformés en fonction de toute éventualité, résume M. Sabet. « Nous devons tous viser la fluidité et l’adaptabilité; les interruptions pourront être liées à la pandémie ou non. Voilà le grand constat. »
PARLONS (AU) BUREAU
En septembre, écoutez M. Nabil Sabet à la séance Repenser les lieux de travail pour demain, dans le cadre du Congrès L’UNIQUE 2021 de CPA Canada.
Et d’ici là, voyez comment profiter au mieux de votre bureau à domicile et comment vous préparer mentalement à un retour au travail sur place.