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Représentation visuelle des données avec Power BI : à découvrir

Ce produit de la famille Microsoft Office 365 est un des outils de visualisation de données qui aident à synthétiser et à présenter des données importantes, pour qu’elles soient faciles à interpréter.

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femme d'affaires à l'aide d'une tablette face à un écran de présentation en salle de réunionExcel et Power BI peuvent tous deux servir à consigner, à transformer et à modéliser des données, mais Power BI est doté de fonctionnalités permettant de présenter et de partager toutes sortes de données au moyen d’éléments visuels forts, dans des rapports ou des tableaux de bord. (Getty Images/Hero Images)

Les entreprises ont accès à un volume sans cesse croissant de données et, vraisemblablement, les données en tous genres sont parmi leurs actifs les plus importants. « Les données sont pour nous une marchandise », affirme Ken Puls, FCPA, FCMA, président et chef des technologies à Excelguru Consulting.

Mais outre l’importance de ces séries de 1 et de 0, ce qui devient essentiel est la capacité d’en tirer un sens et de présenter des statistiques parlantes. C’est là qu’entrent en jeu les outils de visualisation. Ces logiciels relativement nouveaux ont la capacité d’assembler des données de sources disparates et de les triturer pour en extraire un portrait utile, avec graphiques à l’appui. On en compte plusieurs sur le marché, mais Power BI est parmi les plus populaires.

QU’EST-CE QUE POWER BI?

Lancé en 2015 comme produit autonome, Power BI fait maintenant partie de la suite Office 365 de Microsoft, qui englobe aussi Excel.

Certes, Excel et Power BI peuvent tous deux servir à consigner, à transformer et à modéliser des données, mais Power BI est doté de fonctionnalités permettant de présenter et de partager toutes sortes de données au moyen d’éléments visuels forts, dans des rapports ou des tableaux de bord. Par exemple, M. Puls explique qu’une entreprise de marketing est en mesure de savoir combien de personnes ont visité son site Web et, de ce nombre, combien ont cliqué sur le formulaire d’information, mais aussi combien ont ensuite pris rendez-vous. L’information pourrait donc servir à déterminer les perspectives de vente, le taux d’attraction ou le coût par acquisition (cost per lead).

On note par ailleurs d’autres exemples d’utilisation inhabituelle. Ainsi, Sophie Marchand, CPA, une consultante en formation, connaît un adepte du surf qui exploite la puissance de Power BI et de Power Query pour illustrer sa vitesse de déplacement en fonction du type d’aileron sous la planche. Elle nous parle aussi du système flash de surveillance du glucose, un dispositif cutané pour diabétiques doté d’un capteur qui mesure le taux de glycémie et la fréquence cardiaque du sujet. Il est ensuite possible de transmettre ces données dans Outlook et de les visualiser dans le calendrier. « Grâce à Power BI, une de mes connaissances a pu constater que sa glycémie baisse et que sa fréquence cardiaque augmente quand elle reçoit un courriel de son patron », raconte Mme Marchand.

Comme l’explique M. Puls, ce type de visualisation de données était impossible il y a 10 ans. « Mais aujourd’hui, quand une idée nous vient en tête et que les données sont disponibles, on peut les modéliser. C’est étonnant tout ce qu’on peut faire avec des données, de nos jours. »

COMMENT FONCTIONNE POWER BI?

Voici comment produire et partager un rapport ou un tableau de bord au moyen de Power BI Desktop.

  1. À l’aide de la fonction Power Query, vous recueillez des données de diverses sources, les épurez, puis les agencez dans un format tabulaire, aux fins de l’étape suivante (no 2). Comme le précise M. Puls, vous pouvez créer plusieurs tableaux à cette étape.
  2. Ici, vous chargez les données de l’étape 1 dans le modèle de données (aussi appelé Power Pivot, dans Excel). Vous pouvez lier entre eux des tableaux en fonction des relations, afin de créer un modèle dimensionnel. (Comme on l’explique sur le site Data Warehouses, les modèles dimensionnels sont constitués de tableaux de faits et de tableaux de dimensions. Les « faits » sont des valeurs numériques – p. ex. les ventes – qu’une entreprise veut suivre et calculer. Les « dimensions » sont des aspects d’intérêt pour l’entreprise – p. ex. les produits, les clients et les canaux de distribution. On peut ainsi lier un ou plusieurs tableaux de dimensions aux tableaux de faits.)
  3. Une fois tous les modèles dimensionnels configurés, vous pouvez lancer le processus de visualisation. Ici, vous précisez certaines mesures (formules) et les déposez dans divers éléments visuels tels que des tableaux, des graphiques ou des cartes. Tout est interactif, et il est possible d’exécuter des analyses en profondeur, entre autres fonctions.
  4. Vous publiez votre rapport dans ce qui est appelé le service Power BI. Il s’agit d’un portail sécurisé qui permet de préciser si le rapport peut être partagé – et qui est autorisé à accéder aux données sous-jacentes. Le rapport peut être actualisé tous les mois (ou à la fréquence voulue), en lançant sa diffusion « manuellement ». Il est également possible, dans bien des cas, de prévoir une mise à jour automatisée.

COMMENT EXCEL S’ARRIME-T-IL À POWER BI?

Une bonne partie des fonctions de Power BI se trouve aussi dans Excel. M. Puls explique : « Beaucoup de gens ont tendance à dire qu’ils vont passer à Power BI et tout faire migrer, d’Excel à Power BI. Ils ne se rendent pas compte que les fonctions Power Query, Power Pivot et la capacité de créer des tableaux et des graphiques Pivot sont déjà dans Excel, s’ils ont la version 2016 ou ultérieure (et même dans une version antérieure pour ce qui est de la fonction Power Pivot). Vous pouvez continuer d’utiliser Excel s’il n’est pas nécessaire que vous publiiez ou partagiez vos rapports. »

Cela dit, voici comment combiner les fonctions d’Excel et de Power BI pour produire des états financiers, en commençant par un grand livre général exporté dans un fichier texte.

  1. À l’aide de l’interface Power Query, vous importez des données de diverses sources (données réelles d’une base de données, un plan de comptes provenant d’un fichier texte et des données prévisionnelles provenant d’un autre fichier Excel). Vous les épurez, puis les agencez dans les bons tableaux de faits et tableaux de dimensions. Ces tableaux sont ensuite chargés dans Power Pivot.
  2. Dans Power Pivot, vous établissez les liens entre les tableaux, en les liant pour créer un modèle dimensionnel – comme vous le feriez dans Power BI.
  3. Vous définissez ensuite trois formules pour créer tout l’état financier à l’aide d’un tableau Pivot qui présente les données réelles, les données prévisionnelles et l’écart entre les deux.
  4. Une fois l’agencement à votre satisfaction, vous publiez le tout dans Power BI, où il sera possible d’ajouter d’autres éléments visuels si vous le voulez. Comme mentionné ci-dessus, il suffira d’un simple clic, le mois suivant, pour actualiser l’état financier.

FAUT-IL PRÉVOIR DE LA FORMATION?

Même si certains utilisateurs prétendent qu’on peut apprendre à se servir de Power BI en une journée, Sophie Marchand et Ken Puls ne sont vraiment pas de cet avis.
Comme Mme Marchand le fait observer, les utilisateurs d’Excel doivent acquérir de nouvelles compétences pour utiliser Power BI, notamment en épuration, en normalisation et en présentation de données. Après une journée de formation, ils n’auront vu qu’une partie de tout ce qu’il est possible d’accomplir. « Power BI, essentiellement, vous permet de faire une foule de choses qui devaient auparavant être confiées à l’équipe des TI ou aux analystes. Mais ces gens ont dû consacrer bien des heures à l’apprentissage de tâches et de trucs de toutes sortes. Jamais un informaticien ne prétendrait pouvoir se charger de tâches comptables après une seule journée de formation, du simple fait qu’il dispose d’un logiciel évolué capable de simplifier le travail. »

M. Puls abonde dans le même sens : « Personne ne penserait à réaliser une opération à cœur ouvert sans avoir eu de formation sous prétexte qu’on lui fournit des outils de pointe. En matière de données financières, c’est la même chose. »

FAIRE PASSER POWER BI À UNE VITESSE SUPÉRIEURE

Vous aimeriez en savoir plus sur la création de tableaux de bord et de rapports à l’aide de Microsoft Power BI? Dans le cours en ligne Préparation des données : Introduction à Power BI, proposé par CPA Canada, vous pourrez apprendre les notions clés nécessaires pour produire d’intéressantes représentations visuelles. Et dans le module Préparation des données : Nettoyage, modélisation et tableaux de bord, vous verrez comment bien préparer vos données dans Excel grâce à Power Query, qui est en fait le tremplin vers une utilisation efficace de Power BI. Ces deux cours se donnent dans le cadre du certificat en gestion des données de CPA Canada.

COMBIEN ÇA COÛTE?

Tout un chacun peut utiliser Power BI Desktop sans frais. Cette version permet d’épurer et de préparer des données, de produire des représentations visuelles personnalisées et, aussi, de publier le fruit de son travail dans le service Power BI.

Mais comme l’explique M. Puls, si vous voulez partager votre rapport Power BI avec quelqu’un, vous devez vous procurer la version Pro, qui coûte environ 13 $ par mois (9,99 $ US pour être bien précis). Étant donné que les deux parties, soit le créateur et le destinataire du rapport, doivent s’abonner, il en coûtera environ 26 $ par mois. Au fur et à mesure que vous ajouterez d’autres personnes au cercle d’utilisateurs, le coût augmentera. Cependant, une fois que vous parvenez à un certain seuil, vous pouvez choisir le plan Power BI Premium, qui fait baisser le prix moyen par utilisateur.

Mais bon... vous pouvez faire vos débuts sans qu’il vous en coûte un sou. Réflexion de M. Puls : « Commencez par faire un essai, puis, si vous décidez de vous lancer et de partager vos rapports avec un nombre restreint de personnes, vous verrez si le produit a son utilité avant d’aller plus avant. Beaucoup d’entreprises adoptent cette approche. »