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Jeune femme d'affaires utilisant le programme Microsoft 'Power BI' sur son écran d'ordinateur dans un bureau
Outils

Power BI : avec ou sans Excel?

Tout dépend du résultat souhaité, disent les utilisateurs.

Jeune femme d'affaires utilisant le programme Microsoft 'Power BI' sur son écran d'ordinateur dans un bureauKen Puls, FCPA, FCMA, trouve Power BI plus stable que les outils équivalents dans Excel, alors que Sophie Marchand, CPA, apprécient que des outils comme Power Query et Power Pivot soient intégrés dans Power BI. (Shutterstock/Rawpixel.com)

Bien que certains utilisateurs (comme Sophie Marchand, CPA, consultante en formation) préfèrent n’utiliser que Power BI, d’autres (comme Ken Puls, FCPA, FCMA, président et chef des technologies à Excelguru Consulting) font la majorité du travail et de la préparation des données dans Excel. Voici pourquoi.

Combinaison Excel-Power BI

M. Puls aime qu’Excel lui permette de faire de la modélisation comme il l’entend : « Une des raisons qui expliquent l’énorme succès d’Excel est la possibilité de l’utiliser n’importe où et à n’importe quel moment pour en faire ce qu’on veut. Vous pouvez, par exemple, prendre 17 cellules à différents endroits et les regrouper pour créer un tableau de bord ultrapersonnalisé dont les champs sont organisés à votre goût. Et ce n’est qu’une des façons dont vous pouvez afficher vos données à l’aide des feuilles de travail Excel. Power BI n’offre pas autant de souplesse, car il est fondé sur des tableaux très structurés et un affichage prédéfini.

« Je fais habituellement toute ma modélisation dans Excel, puisque ça me permet non seulement de travailler avec les outils de données structurées dans Power Query et Power Pivot, mais aussi de produire des rapports ponctuels, de valider des données et de faire des tests de manière non structurée. Lorsque je considère que les données sont nettoyées et fiables, je les charge dans Power BI, puis j’exploite les forces de cet outil : la visualisation, le partage et le contrôle des données. »

Power BI seul

Mme Marchand, de son côté, aime que des outils comme Power Query et Power Pivot soient intégrés dans Power BI. Selon elle, le logiciel est ainsi plus stable que les outils équivalents dans Excel.

De plus, elle apprécie les fonctions de sécurité de Power BI qui n’existent pas dans Excel. Par exemple, il est possible de créer des filtres qui permettent aux gestionnaires de ne voir que les données qui les concernent lorsqu’ils se connectent à un tableau de bord.

Mme Marchand ne déconseille pas pour autant l’utilisation de Power Query et de Power Pivot dans Excel : « Tout dépend du résultat souhaité. Si Excel me semble préférable pour ce que je veux créer, comme une facture pour des clients, je travaillerai uniquement dans ce logiciel avec Power Query et les autres outils disponibles. Mais si je veux produire un tableau de bord, j’utiliserai Power BI Desktop et le portail Web de Power BI. »

Rapport de Ken Puls sur l'activité de vol créé dans Excel et Power BI(tous droits réservés)

Analyse de vols : Ken Puls a créé ce rapport dans Excel et dans Power BI pour montrer, entre autres, les différents endroits où il s’est rendu cette année et la croissance de ses déplacements aériens année après année (jusqu’en 2019). « Le graphique dans le bas à droite est particulièrement important pour moi, car il m’indique si je suis près d’atteindre les paliers de fidélité d’Air Canada mois par mois. La ligne jaune, à 50 000, me garantit l’accès à tous les salons Star Alliance dans le monde, tandis que les paliers à 75 000 et à 100 000 me donnent droit à d’autres avantages qui facilitent un peu plus mes déplacements. » 

Le rapport Power BI de Sophie Marchand indique les données clés relatives aux comptes clients, telles que les montants par durée (moins de 30 jours, etc.), ainsi que le nombre de clients en retard, etc.(tous droits réservés)

Analyse de comptes clients : Dans ce rapport, que Sophie Marchand a créé pour ses ateliers sur Power BI, on peut voir des données importantes liées aux comptes clients, p. ex. les montants par période (moins de 30 jours) et le nombre de clients dont le compte est en souffrance.