Petits cabinets, tirez-vous parti des nouveaux tremplins qu’offre la technologie?
Avant de se tourner vers une technologie émergente, il faudra en soupeser les avantages et limites, dans l’immédiat et par la suite. (Getty Images / FG Trade)
Aujourd’hui, la technologie de pointe se démocratise et vient égaliser les règles du jeu pour les cabinets de toutes les tailles. Les nouveautés comme l’infonuagique, le logiciel-service et même l’intelligence artificielle (IA), déjà à portée de la main, ne sont plus l’apanage des grands cabinets.
« Les petits cabinets, eux aussi, bénéficient désormais d’une marge de manœuvre élargie : ils ont accès à tout le nécessaire », explique Marc-André Paquette, CPA, directeur de projets, Recherche, orientation et soutien à CPA Canada. « Il existe une foule de possibilités à saisir, alors, l’enjeu consiste à prendre connaissance des solutions et à savoir les mettre en œuvre sans délai. »
AVANCEZ VERS L’AVENIR
L’infonuagique et le logiciel-service mettent la plupart des technologies à la portée des cabinets de moindre envergure, souligne Obed Maurice, CPA, fondateur de Maxim One à Lethbridge (Alberta). « Moyennant des droits d’abonnement raisonnables, les petits et moyens cabinets ont accès aux meilleures technologies : outils d’IA, messagerie vidéo, forums de discussion en ligne, construction de sites Web, veille stratégique, les exemples abondent. Les décaissements eux-mêmes ne font pas obstacle. Ce qui peut freiner la transition et alourdir les coûts, c’est plutôt le temps à investir, compte tenu de la courbe d’apprentissage à prévoir. »
Tout comme les petits cabinets, les professionnels qui exercent à titre individuel sont libres d’adopter les technologies émergentes, à leur discrétion, fait observer Chris Mossop, CPA, du cabinet éponyme de Bedford (N.-É.). « Je peux adopter une technologie à toute allure, ce qui m’apporte un net avantage. »
Toutefois, il est parfois difficile de savoir quels outils de pointe choisir, étant donné qu’ils répondent aux exigences de différents marchés, poursuit-il. « Par exemple, l’été dernier, j’ai décidé de passer à un nouveau système de gestion, mais le produit que j’ai choisi ne me convenait pas vraiment, à la réflexion. Ce n’était pas vraiment une question de coûts, mais plutôt de convivialité, et puis le système m’offrait certaines fonctions dont je n’avais pas besoin, en fait. »
Quand il envisage d’adopter de nouvelles technologies, Chris Mossop, de son côté, mise sur des outils d’optimisation faciles à mettre en œuvre, comme les assistants « zéro papier ». On peut aussi étoffer les contrôles internes par des processus électroniques appliqués aux approbations, à la facturation et au traitement des paiements. « Des systèmes intuitifs comme Plooto facilitent et accélèrent l’émission et l’acceptation des paiements électroniques. L’utilisateur apprend bien vite à les utiliser. »
AGISSEZ APRÈS MÛRE RÉFLEXION
Avant de se tourner vers une technologie émergente, il faudra en soupeser les avantages et limites, dans l’immédiat et par la suite.
« Adoptez uniquement l’outil qui convient à votre cabinet, recommande Chris Mossop. Tenez compte du coût de mise en œuvre en fonction du gain d’efficience au fil du temps. Dans certains cas, il pourrait s’avérer coûteux de ne pas adopter certaines technologies. »
« Parfois, c’est une erreur de commencer par évaluer les nouveaux outils. Mieux vaut se pencher, dans un premier temps, sur les enjeux pressants qui surgissent pour votre cabinet, conseille Marc-André Paquette. Dressez d’abord une liste des problèmes à régler. Puis, faites l’inventaire de vos outils actuels avant d’investir du temps et de l’argent dans une technologie de pointe. Avez-vous optimisé le recours aux outils à votre portée, comme Excel? Il se peut que non. »
Obed Maurice, lui, recommande de prendre en compte la stratégie que se donne le cabinet. « Quel genre d’expérience client voulez-vous offrir? Êtes-vous plutôt des généralistes ou des spécialistes? Êtes-vous tous en télétravail et présents en ligne? Avez-vous encore des locaux? Avez-vous un plan d’ensemble? Procédez-vous en fonction des exigences de conformité? Prenez le temps de définir la raison d’être du cabinet. »
Si vous envisagez une stratégie d’adoption du numérique, n’hésitez pas à consulter des experts, conseille-t-il. « Il n’est pas forcément coûteux de recourir à des experts-conseils. On peut se prévaloir de certaines subventions, comme celle du Programme canadien d’adoption du numérique (PCAN). » Le PCAN offre aux petites entreprises jusqu’à 15 000 $ pour embaucher un expert en adoption du numérique, afin de mettre sur pied une stratégie. Il s’agit de formuler des recommandations sur les systèmes à adopter, leur implantation et le calendrier de mise en œuvre, entre autres.
La plateforme technologique de votre choix doit s’arrimer aux outils en place, pour éviter d’avoir à entrer de nouveau les données, souligne Chris Mossop. « C’est un élément incontournable. Souvent, ce facteur sera déterminant, quand vient le moment de choisir s’il faut aller de l’avant ou s’abstenir. »
CONSULTEZ CLIENTS ET COLLÈGUES
Faites participer les intéressés à la prise de décision, conseille Obed Maurice. « Vous devez obtenir le point de vue non seulement de vos clients, mais aussi des membres de votre équipe. Avant de faire un investissement d’envergure, menez des essais pilotes et demandez l’avis des parties prenantes. Qu’en pensent les autres? Sont-ils prêts ou non à suivre le mouvement? Leurs réponses pourraient vous étonner. »
« Il faut parfois insister si vous êtes convaincu que c’est la meilleure voie à suivre pour les clients, et les persuader d’aller de l’avant, explique Chris Mossop. Même s’ils sont réticents, ils pourraient être disposés à faire le saut si vous leur prouvez que la solution envisagée sera gage d’optimisation. »
Laissez aux employés le temps de faire des essais, et explorez vous aussi de nouvelles méthodes, ajoute Marc-André Paquette. « N’essayez pas de transformer d’un seul coup vos méthodes et approches. Prenez le temps et les moyens de procéder à des essais, et vous trouverez bien vite des façons d’intégrer les nouveautés à vos tâches courantes. »
« N’adoptez pas l’IA sans d’abord définir une politique de gouvernance des données et de protection des renseignements personnels. Les CPA sont particulièrement à risque, car ils ont une responsabilité fiduciaire à l’égard des données des clients. »
ABORDEZ L’IA AVEC PRÉCAUTION
Certains outils d’intelligence artificielle (IA), comme ChatGPT, sont désormais à la portée de tous. Les professionnels et cabinets, quelle que soit l’envergure de leurs activités, s’y intéressent vivement. « Comment exploiter à fond de telles technologies, voilà la question qu’on se pose, poursuit Marc-André Paquette. Il est vrai que de vastes débouchés surgissent à l’horizon, mais ils s’accompagnent de risques, surtout à l’égard des renseignements privés et personnels. »
Alain Fortier, FCPA, auditeur, associé en certification chez Mallette, explique que ce cabinet québécois analyse les outils d’IA depuis cinq ans déjà. « Quand nous avons commencé, les applications n’avaient pas encore atteint la maturité. Depuis, nous avons mis en œuvre une application d’IA appelée MindBridge pour les services d’audit et d’examen, et un autre outil, DataSnipper, qui s’arrime à Excel. »
À la tête d’un cabinet de taille moyenne qui compte plusieurs bureaux, Alain Fortier voit ses équipes prêtes à exploiter des outils de pointe. « La grande difficulté, cela dit, tient à la gestion du changement. Il faut se laisser guider par les fonctions de l’application et examiner attentivement les résultats, sinon, la démarche ne portera pas ses fruits. Il faut donc investir en formation et en ressources, qui seront affectées à l’application, pour garder l’œil sur la mise au point et le développement. »
« Je ne conseille pas d’éviter l’IA, mais plutôt d’éviter l’engouement, tient à préciser Obed Maurice. Vous devez assumer vos obligations de protection des renseignements personnels et de conformité. N’adoptez pas l’IA sans d’abord définir une politique de gouvernance des données et de protection des renseignements personnels. Les CPA sont particulièrement à risque, car ils ont une responsabilité fiduciaire à l’égard des données des clients. »
CONSULTEZ VOS PAIRS
En quête de recommandations, Chris Mossop fait en général appel à d’autres CPA à la tête d’un petit cabinet, pour savoir comment ils mettent les outils en application.
Il existe aussi de vastes sources d’information sous forme de communautés et de forums en ligne, signale Obed Maurice. « Sur LinkedIn, Reddit, Facebook, Slack et d’autres plateformes en ligne, il y a nombre de communautés virtuelles qui comptent des milliers d’experts réputés. Ils examinent les technologies, conseillent des ensembles d’outils et abordent les processus en détail. Si je pose une question en ligne, il m’arrive d’obtenir une multitude de réponses d’experts. »
STRUCTUREZ LES PROCESSUS DE SÉCURITÉ ET D’ADOPTION D’UNE TECHNOLOGIE
Du côté de la sécurité et de la technologie, il importe aussi d’officialiser vos processus. À la tête d’un petit cabinet, Obed Maurice travaille en concertation avec des experts en sécurité pour examiner les paramètres, la mise en place et les listes de contrôle de sécurité, le tout moyennant des honoraires annuels raisonnables.
« Nous devons assumer nos responsabilités et faire appel aux professionnels compétents pour ce faire. Il est rassurant de se dire qu’on a fait preuve de diligence raisonnable et qu’on a adopté des protocoles de formation adéquats. N’oublions pas qu’en tant que praticiens, nous devons assurer la gouvernance des données. Je crains qu’en s’empressant d’adopter de nouvelles technologies, les CPA oublient que leurs obligations traditionnelles existent encore et toujours. »
Obed Maurice et son équipe ont établi un processus structuré de sélection d’un logiciel. Sur la liste de contrôle, comme points à évaluer, on trouve notamment la qualité du soutien et la tarification. Sur le thème de la sécurité, l’équipe se penche aussi sur les conclusions d’experts et sur les politiques recommandées. Il s’agit en outre de prendre en considération les résultats des essais. « Tâchez d’adopter la technologie de manière organisée et structurée, sans forcément y consacrer des heures. Il s’agit de bien planifier. S’enthousiasmer pour une nouveauté, ce n’est pas toujours l’idéal. Avant de verser les données du client dans un nouveau système, mieux vaut planifier.
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