Des outils technologiques au service de votre cabinet

La généralisation des services infonuagiques offre aux CPA d’innombrables occasions d’accélérer leur virage technologique. (Getty Images/Klaus Vedfelt)

Les outils technologiques n’ont pas toujours été à la portée des petits et moyens cabinets comptables. Mais la généralisation des services infonuagiques est venue changer la donne. C’est l’heure de plonger!

« Les petits et moyens cabinets peuvent maintenant tirer profit de l’infonuagique pour partager des données, collaborer, traiter des paiements, importer des feuilles de temps depuis une application mobile, et plus encore. On s’imagine difficilement retourner en arrière », affirme Obed Maurice, CPA, associé chez Avail CPA, cabinet comptable virtuel de Lethbridge, en Alberta.

Les comptables peuvent miser sur toute une palette d’outils technologiques pour bonifier leurs services et gagner en efficacité. Nous vous en présentons ici quelques-uns.

ANALYSE DE TRANSACTIONS

« Ce type d’outil est plutôt nouveau pour les petits et moyens cabinets, souligne Chad Davis, cofondateur de LiveCA et coanimateur du balado AutomationTown. En se connectant aux systèmes comptables, il peut faire ressortir, en quelques secondes, les tendances, les ventilations, les variations d’appellation, les factures manquantes, et cetera. Des démarches qui prendraient autrement des heures. »

• Keeper est une application de tenue de comptes qui permet aux utilisateurs de communiquer avec leurs clients, de repérer des erreurs de codage, de suivre des indicateurs clés de performance et de gérer la clôture du mois. « En passant en revue toutes les données d’un client, on peut détecter des écarts qui seraient passés inaperçus lors d’un examen individuel des dossiers », explique Obed Maurice.
• Scrutinize automatise la revue du dossier de tenue de livres. Les utilisateurs peuvent ainsi rapidement analyser l’ensemble des transactions en vue de déceler les éléments à régler.

GESTION DE MOTS DE PASSE

« On utilise toutes sortes d’applications infonuagiques en comptabilité, constate Obed Maurice, et on se retrouve donc avec autant d’identifiants et de mots de passe. Il n’est pas rare d’avoir une cinquantaine, voire une centaine d’applications et d’accès à gérer. Il faut pouvoir suivre, sécuriser et contrôler ces données à l’échelle de son équipe. »

• 1Password est un gestionnaire de mots de passe multiplateforme (pour iOS, Android, Windows, Linux et macOS).
• KeePass est un gestionnaire de mots de passe gratuit et à code source libre pour la gestion et le stockage de ses mots de passe en un seul endroit (surtout pour Windows).
• Dashlane est une application avec abonnement qui donne accès à un gestionnaire de mots de passe doublé d’un portefeuille numérique (pour macOS, Windows, iOS et Android).

SERVICE D’ASSISTANCE

Les outils de service d’assistance servent à gérer de bout en bout les demandes de renseignements des clients. « Ils permettent de normaliser le processus de soutien, précise Obed Maurice, de centraliser et de classer les demandes arrivant de sources diverses, et d’y répondre sans repartir toujours de zéro. »

• Teamwork Desk est un système de soutien qui centralise les demandes des clients et automatise les fonctions répétitives.
• Help Scout permet à ses utilisateurs de gérer toutes les conversations avec leurs clients sur une plateforme unique.

GESTION DE PROJETS ET FLUX DE TRAVAIL

On trouve sur le marché de nombreux systèmes de gestion de projets et de flux de travail qui permettent de piloter des centaines de projets assortis d’échéances différentes. « Pour un seul et même client, on peut avoir une vingtaine de tâches différentes à attribuer et à gérer dans le respect des échéances, fait remarquer Obed Maurice. Le choix de l’outil dépend surtout de nos préférences et de la structure de travail établie. »

• Teamwork est un outil de gestion de projets modulable et personnalisable qui permet aux utilisateurs de créer des tâches et des projets, de téléverser des fichiers et d’ajouter des commentaires. « Les cabinets qui n’ont pas encore adopté d’outil de gestion de projets devraient commencer par des systèmes classiques comme Teamwork », recommande Chad Davis.
• Karbon est conçu spécialement pour les cabinets comptables. Sa fonctionnalité de tri des courriels est d’une grande efficacité. Obed Maurice vante aussi sa convivialité : « La prise en main ne prend qu’une trentaine de minutes. »
• Financial Cents se présente comme un outil de gestion de projets de comptabilité qui permet d’automatiser le flux de travail, de gérer les courriels et la documentation, de suivre l’avancement des projets et d’établir des horaires. « Ce système est de plus en plus apprécié par les conseillers et consultants de notre milieu », signale Chad Davis.
• Ignition est une application qui permet aux comptables d’automatiser les processus de vente, de facturation et de paiement, le tout en un seul endroit. « Cette application couvre toutes les étapes, indique Chad Davis, de la lettre de mission à la réception du paiement, en passant par le devis et la facturation. »

AUTOMATISATION

« Grâce aux outils d’automatisation, les applications peuvent s’échanger de l’information, explique Obed Maurice. C’est là que réside l’essentiel de leur valeur. Cependant, il est peut-être prématuré pour les cabinets qui s’initient encore aux outils de base de se tourner vers ce genre d’option avancée. »

« Les outils d’automatisation sont parmi les derniers à avoir pénétré le marché grand public, et s’ils se sont répandus, c’est en raison de l’élargissement considérable de l’accès aux données, ajoute Chad Davis. Les utilisateurs peuvent relier entre elles leurs applications de façon simple mais évoluée, et ainsi éliminer ou rehausser efficacement des processus manuels qui faisaient auparavant appel à plusieurs outils. »

• Make permet de concevoir et d’automatiser des processus à partir de plusieurs applications et systèmes, et de visualiser la structure programmée. Chad Davis dit que son entreprise s’en sert, notamment, pour remplir les formulaires T2200 de ses employés : « L’outil peut remplir ces formulaires avec les données de nos systèmes de ressources humaines et de paie, les générer en format PDF, puis les envoyer par courriel à une centaine de personnes différentes, le tout en moins de cinq minutes. »
• Zapier permet d’automatiser le travail entre plus de 5 000 applications.

Chad Davis signale au passage que ces deux outils peuvent faire appel à l’intelligence artificielle dans le traitement des données grâce au module OpenAl.

ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS ET MARKETING PAR COURRIEL

« Les outils d’information financière sont parmi les plateformes de comptabilité infonuagique les plus largement utilisées dans le milieu. Une fois qu’on a construit nos modèles, il est facile d’y intégrer nos données », indique Obed Maurice.

Chad Davis mentionne à cet égard les programmes Reach Reporting et le logiciel tout-en-un de production de rapports, d’analyse de données et d’établissement de prévisions Fathom. « Reach suscite beaucoup d’intérêt parce qu’il permet d’extraire des données de n’importe quel système de comptabilité, d’y ajouter ses ensembles de données comptables et de données non financières, et d’ensuite produire des rapports entièrement personnalisés. »

Par ailleurs, les comptables peuvent, en se servant des récents programmes de courriel, raffiner leur correspondance et segmenter leurs contacts pour créer des infolettres personnalisées et recueillir des données d’analyse.

• Beehiiv est une nouvelle plateforme à tarif fixe. « Beehiiv gagne en popularité du fait qu’il s’éloigne des classiques comme Mailchimp », commente Chad Davis.
• ActiveCampaign est une autre plateforme infonuagique convenant bien aux petits et moyens cabinets.

PRÉLÈVEMENT

« Les systèmes de paiement sont essentiels à la création d’une bonne expérience client, rappelle Obed Maurice. Ils ne sont pas nouveaux, mais les cabinets comptables gagnent à en optimiser leur utilisation. »

• Rotessa est un système canadien qui permet de prélever un paiement unique ou récurrent par débit direct. « On peut connecter ses comptes débiteurs à une interface de programmation d’applications, ou API. C’est un mode de perception très économique », souligne Chad Davis.
• ChargeOver agit comme intermédiaire pour le règlement d’abonnements ou de factures récurrentes par carte de crédit, par paiement direct ou par d’autres modes de paiement. « On peut en fait utiliser ChargeOver avec Rotessa comme application dorsale. Tout est dans la souplesse », commente Chad Davis.

PAR OÙ COMMENCER?

Comme le souligne Chad Davis, certains outils (comme Make) sont plus exigeants à maîtriser que d’autres (comme Rotessa). Leur intégration dépend donc du temps devant soi, du budget alloué à ce genre de ressources externes et de l’efficacité de son organisation en matière de gestion du changement.

« Le truc, explique Chad Davis, c’est d’y aller graduellement, par exemple en éliminant un processus manuel à la fois. Il est généralement plus facile de gérer le changement quand on le met en place petit à petit plutôt que tout d’un coup. »

Lorsque vous examinez des solutions technologiques, Obed Maurice conseille de suivre les spécialistes sur Twitter, Facebook et LinkedIn. « Les concepteurs d’applications investissent beaucoup d’énergie et d’argent pour informer leurs clients potentiels. »

Finalement, il ne faut pas oublier que peu importe le nombre d’outils intégrés à votre cabinet, la qualité de l’expérience client ne saurait reposer seulement sur la technologie. « Services-conseils, professionnalisme et proactivité doivent rester au cœur de votre pratique, rappelle Chad Davis. Autrement, la technologie n’est que parure. »

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