Les robots ne font qu’une bouchée des tâches routinières

La RPA peut servir pour tout processus largement normalisé, répétitif et à volume élevé. (Getty Images/Wutthichai Luemuang/EyeEm)

En cette ère où de plus en plus d’entreprises prennent un virage numérique pour rationaliser leur exploitation, beaucoup d’entre elles ont recours à l’automatisation robotisée des processus (mieux connue sous son sigle anglais RPA, pour robotic process automation) pour éliminer les tâches routinières, souvent répétitives. La robotisation des processus s’appuie sur des robots – dans ce contexte, des logiciels configurables – qui ont pour fonction d’exécuter un éventail de tâches.

La RPA peut être mise à contribution dans plusieurs secteurs d’activité (p. ex. finance, fabrication, télécommunications, vente au détail, soins de santé et hôtellerie) pour automatiser des tâches telles que le rapprochement ou la surveillance des données, la comparaison des prix des produits et le traitement des factures. Elle peut également être fort utile pour la gestion d’un cabinet professionnel.

CPA Canada s’est entretenue avec Rolandi Treska et Omar Kapadia, respectivement directeur et chef des Services de gestion du risque chez PwC, au sujet des rouages et des utilisations de la RPA.

CPA CANADA : En quoi la RPA est-elle supérieure aux macros Excel?
ROLANDI TRESKA (RT) : Si vous exécutez constamment certaines tâches dans Microsoft Excel, par exemple copier des données de la colonne A pour les coller dans la colonne B, modifier le format ou lancer des calculs, il est possible de créer une macro pour automatiser ces tâches. Les macros remplacent simplement une série d’actions au clavier et à la souris, pour des manipulations propres à Excel.

La RPA peut remplir des fonctions semblables, mais elle peut le faire dans plus d’une application. Par exemple, disons que plusieurs collègues envoient leurs notes de frais par courriel à une personne en particulier. Cette personne a comme tâche de consolider ces données dans Excel, d’appliquer divers formats et d’apporter des modifications fondées sur des règles simples. Or, l’ensemble de ce processus peut être automatisé, et non seulement la consolidation dans Excel. Grâce à la RPA, on peut aussi automatiser le processus de recherche de fichiers spécifiques dans un répertoire donné, lire les informations qui s’y trouvent, créer des fichiers, et plus encore.

CPA CANADA : Quels processus se prêtent bien à la robotisation?
RT : En règle générale, la RPA peut servir pour tout processus largement normalisé, répétitif et à volume élevé. Voici les caractéristiques d’un processus qui se prête tout à fait à la robotisation : il comporte des étapes bien définies et constantes, chaque fois qu’il est exécuté; on le réitère souvent, c’est-à-dire qu’un employé est chargé d’exécuter cette tâche plusieurs fois, en respectant un délai déterminé; enfin, le processus est suffisamment répétitif pour justifier l’investissement dans une solution de robotisation. Il nous arrive d’utiliser l’expression « processus de chaise pivotante », parce qu’ils sont de nature administrative et routinière.

CPA CANADA : Comment la RPA peut-elle être mise à profit dans le cas du rapprochement de données?
RT : Supposons que vous ayez un employé dont le travail est de se présenter au bureau à 9 h, d’ouvrir une base de données des différents soldes bancaires de l’entreprise, de télécharger les soldes d’ouverture et de les rapprocher des opérations qui ont eu lieu. Supposons qu’une fois le rapprochement fait, l’employé sauvegarde les rapports pour ces comptes et les soumet par courriel à son superviseur. Donc, l’exercice de rapprochement de données est répété tous les matins, tous les soirs ou toutes les semaines.

Avec la RPA, un robot peut être programmé pour s’acquitter de tout ce travail en amont, avant que l’employé arrive au bureau. Celui-ci n’aurait plus qu’à revoir le travail du robot et à envoyer les rapports une fois qu’il est satisfait du résultat.

Point important à noter, cependant : l’automatisation ne touchera pas obligatoirement l’ensemble du processus, mais seulement la partie la mieux définie et la plus répétitive. Il est bien possible que d’autres tâches soient nécessaires par la suite. Par exemple, un examinateur pourrait avoir des commentaires à formuler ou souhaiter qu’on apporte un changement. Il va de soi qu’un robot ne serait pas capable d’interpréter ce type de rétroaction. Mais malgré tout, on aura éliminé une grande part d’inefficience aux étapes initiales.

CPA CANADA : Les robots qui entrent en jeu dans la RPA sont-ils « intelligents »?
RT : La plupart des robots RPA que vous voyez aujourd’hui en production sont ce qu’on peut appeler des « robots bêtes ». Autrement dit, ils ne sont pas intelligents, mais suivent simplement un ensemble d’instructions prédéfinies. Ils feront tout ce qu’ils sont programmés pour faire, de manière efficiente et efficace. Mais ils ne peuvent ni penser, ni raisonner, ni porter quelque jugement que ce soit, et ils ne peuvent généralement pas tirer de conclusions fondées sur des informations et des données auxquelles ils ont accès.

Pour revenir à l’exemple Excel précédent, les robots RPA sont plus évolués que les scripts Excel, parce qu’ils peuvent parcourir plusieurs applications et automatiser un processus de bout en bout. Mais dans la plupart des cas, les robots simples ne sont pas aussi performants que certaines des nouvelles solutions d’automatisation cognitive qui font appel à l’apprentissage-machine ou à l’intelligence artificielle pour déduire des résultats en fonction des données fournies.

CPA CANADA : Quelles entreprises proposent des solutions RPA?
RT : Beaucoup d’entreprises sont présentes dans ce créneau, et toutes fournissent divers types de produits, de services et de solutions. Je citerai, par exemple, Automation Anywhere, Blue Prism et UiPath.

CPA CANADA : Qui rédige les règles pour les robots RPA?
OMAR KAPADIA (OK) : Les règles et la logique opérationnelle de la RPA sont ordinairement définies par le responsable du processus qu’on entend automatiser. Normalement, elles seraient les mêmes que celles qui s’appliquent au processus manuel. Pour ce qui est de rédiger le code comme tel, c’est généralement un membre du service des TI ou du centre d’excellence RPA qui s’en chargera, sachant que c’est la fonction opérationnelle habituellement responsable de ces aspects. L’équipe technique cernerait les cas où il est pertinent de recourir à la RPA, s’occuperait des budgets, veillerait aux tâches de supervision, etc. Bien qu’il soit possible pour des responsables de processus de faire leur propre programmation, cette façon de faire n’est pas recommandée.

CPA CANADA : Concrètement, comment met-on en œuvre un système RPA?
OK : Vous devez d’abord installer l’environnement RPA (serveur, environnement de développement et serveur d’exécution). Ensuite, vous travaillerez avec une société de services RPA ou une équipe interne pour développer les robots RPA qui automatiseront le processus manuel.

CPA CANADA : La technologie RPA peut-elle entraîner des erreurs?
RT : Ce n’est pas impossible. Par exemple, une erreur pourrait être introduite dès la phase de développement : la logique du robot serait alors incorrecte ou pourrait ne pas prendre en compte un scénario de cas limite, ce qui mènerait à un échec ou à un comportement inattendu de la part du robot. Par ailleurs, il se pourrait que les données ou les applications que le robot utilise pour l’automatisation soient inaccessibles ou corrompues, ou qu’elles subissent des changements que le robot ne peut interpréter, ce qui, encore là, risque de mener à un mauvais résultat final. Ces deux exemples illustrent l’importance cruciale d’établir le bon niveau de contrôle de gestion des risques, pour s’assurer d’avoir des mesures de sécurité et des mécanismes appropriés de surveillance ou d’examen du travail du robot.

CPA CANADA : Faut-il prévoir de la formation pour mettre en œuvre et utiliser une solution RPA?
OK : Un professionnel ayant une formation technique (comme un programmeur informatique) devrait être en mesure de mettre en œuvre et d’utiliser une solution RPA avec une formation minimale. Mais pour les utilisateurs sans formation technique, il faut en général prévoir de la formation, à tous les échelons.

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Découvrez la série « Les grandes tendances technologiques » de CPA Canada, qui porte entre autres sur la robotisation des processus. Vous pourrez en apprendre davantage sur les avantages et les défis que représente la mise en place d’une solution RPA. De l’information vous sera aussi fournie sur les divers fournisseurs actuels. Par ailleurs, peut-être voudrez-vous participer à notre Forum national sur les technologies 2020, où il sera également question de la technologie RPA.

Pour bien comprendre les notions fondamentales en matière d’intelligence artificielle, notamment en quoi la RPA et l’IA diffèrent, nous vous invitons à lire un document gratuit intitulé Introduction d’un CPA à l’IA : ce que vous devez savoir, des algorithmes à l’apprentissage profond. Et pour en savoir plus sur la façon dont la RPA peut être combinée avec l’IA pour créer des solutions d’automatisation cognitive dans la fonction Finances, lisez En quoi les mégadonnées et l’IA transforment-elles la comptabilité et la finance?