Trouver le juste équilibre quand on externalise ses services comptables
Pour les propriétaires d’entreprise, externaliser les tâches de comptabilité libère du temps, qu’ils peuvent consacrer aux activités essentielles, y compris celles mises en œuvre pour se démarquer de la concurrence ou se transformer. (Getty Images/filadendron)
Autrefois l’apanage des grandes entreprises disposant d’un important budget, l’impartition des services comptables est devenue pratique courante chez un grand nombre d’entreprises de toutes tailles. Et celles qui externalisent ces services obtiennent de meilleurs résultats, selon les statistiques.
Le sondage Client Accounting Services (CAS) 2018 – mené par Bill.com et CPA.com auprès de dirigeants de 1 700 PME – a permis de constater que les entreprises qui externalisent leurs services comptables ont vu une augmentation plus élevée de leur chiffre d’affaires (23 %) et de leur bénéfice (28 %), comparativement aux entreprises qui ne les ont pas externalisés (augmentation de 14 % et de 16 %, respectivement, dans leur cas).
Les avantages vont au-delà des aspects pécuniaires. Toujours selon le même sondage, 80 % des répondants estiment que la sous-traitance des services comptables procure plus de temps pour les activités essentielles de l’entreprise; 68 % trouvent qu’elle simplifie et rend plus efficiente leur comptabilité, et 53 % disent moins s’inquiéter des erreurs potentielles.
Encore faut-il évaluer si le recours à des comptables externes est une bonne affaire pour votre entreprise. On doit peser le pour et le contre, disent les experts, surtout si l’on souhaite conserver la maîtrise des choses tout en bénéficiant de connaissances poussées et de technologies de pointe sans avoir à faire de gros investissements.
Voici quelques points à considérer avant de confier vos services comptables à un sous-traitant.
1) EXTERNALISER, OUI, MAIS QUOI?
Selon le sondage de Bill.com, les principaux services impartis sont la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs, la gestion du grand livre général, le traitement de la paye et la préparation des états financiers.
Toutefois, les choses évoluent. L’analyse des données, la planification stratégique et l’expertise-conseil sont parmi les autres services souvent assurés par des fournisseurs externes, souligne CPA Canada dans un document d’orientation intitulé Externalisation de la fonction finance et comptabilité : L’évaluation et la planification, gage de réussite.
C’est la nature de vos activités et le type de clients que vous servez qui vous aideront à déterminer quelles fonctions impartir et quelles fonctions conserver à l’interne. Par exemple, Mark Gervase, directeur du marketing des produits à Bill.com, fait observer que certaines entreprises n’hésitent pas à confier des tâches telles que la tenue de livres, la paye, l’audit et la préparation de relevés aux fins fiscales, mais qu’elles tiennent à garder la mainmise sur des activités plus stratégiques comme l’analyse des données, les fusions-acquisitions et la planification de la relève.
« Pour les facettes qui font entrer en jeu de la planification et des scénarios complexes, les entreprises sentent parfois qu’il vaut mieux ne pas faire appel à des conseillers de l’extérieur, dit M. Gervase. C’est le sentiment de maîtrise de la situation, de paix d’esprit liée au fait de protéger ses affaires, qui prend alors le dessus. »
2) TROUVER LE BON FOURNISSEUR
La relation fournisseur-client est primordiale pour aligner vos approches commerciales et vos styles de communication, mais aussi pour instaurer la confiance.
Abandonner le contrôle de ses finances n’est pas chose facile et, selon le type d’entreprise, sa taille, sa culture ou son secteur d’activité, cela exigera peut-être un changement d’attitude. C’est particulièrement le cas des entreprises familiales, riches d’une culture soudée, ou des entreprises à propriétaire unique, affirme Anna Abbruzzese, fondatrice et présidente d’Actium Consulting.
« Les gens sont nerveux et hésitent à ouvrir leurs dossiers financiers, et on peut les comprendre. Il s’agit après tout d’une foule d’informations importantes et confidentielles. Les dirigeants croient, à tort, qu’il est nécessaire que la personne soit sur place pour qu’elle comprenne bien l’entreprise. Cela dit, ils commencent peu à peu à se faire à l’idée. »
La solution peut résider dans un modèle hybride, comme le suggère CPA Canada dans le document précité. Dans un tel modèle, les services financiers et services comptables sont partagés et gérés par le fournisseur et le client, ce qui devrait répondre aux objectifs du client tout en lui permettant de conserver une certaine maîtrise des choses.
Quelle que soit l’entente, poursuit M. Gervase, le fournisseur doit comprendre les besoins du client et s’adapter en conséquence; le client, pour sa part, pourrait devoir changer ses façons de faire compte tenu des conditions du partenariat.
« Les cabinets comptables doivent communiquer de la façon dont leurs clients souhaitent les voir communiquer, dit M. Gervase. Ils doivent être réactifs aux demandes, et les chefs d’entreprise, eux, doivent s’assurer que leur fournisseur de services prend en compte leur style et leurs préférences à ce chapitre. »
3) PROFITER DES PERCÉES TECHNOLOGIQUES
Selon un sondage mondial sur l’externalisation mené en 2018 par Deloitte – auprès d’environ 500 cadres de sociétés de premier plan – les entreprises ne craignent pas l’informatique en nuage : 93 % des répondants envisagent d’adopter des solutions infonuagiques, ou l’ont déjà fait.
S’agissant de la sous-traitance comptable, les perceptions sont semblables. Pour les PME, l’externalisation des services de comptabilité permet d’exploiter les technologies les plus innovantes, sans gros investissement. Mais elles sentent que la prudence demeure de mise pour des aspects comme la sécurité des données, les mesures de performance et de résilience ainsi que la conformité aux lois et à la réglementation. Notons qu’il y a lieu d’appliquer aussi des techniques d’atténuation des risques associés à l’infonuagique.
« Grâce à l’adoption de la comptabilité en nuage, la technologie est devenue plus répandue, plus fiable et moins coûteuse, explique M. Gervase. Voilà qu’il est possible de le faire, en entreprise ou chez les cabinets comptables. »
Mme Abbruzzese fait aussi valoir la rationalisation de la production et la réduction des erreurs comme avantages du recours aux outils tels que l’automatisation des processus par la robotique.
« Toutes les règles peuvent maintenant être respectées ou tout peut faire l’objet d’un rapport bien plus rapidement que par le passé, parce que nous avons un accès immédiat à l’information », se réjouit-elle.
4) SE CONCENTRER SUR SES ACTIVITÉS PRINCIPALES
Au-delà de la technologie, il y a aussi l’accès à l’expertise, qui peut coûter une fortune lorsqu’on souhaite l’avoir à l’interne, soutient M. Gervase.
« Il faut choisir ici entre une expertise à l’interne ou la possibilité de se tourner vers des fournisseurs d’expertise technologique, à la demande, qui pourront idéalement offrir leurs services à coût abordable. »
Pour les propriétaires, l’impartition libère également du temps, ce qui leur permet de se concentrer sur les aspects cruciaux de la gestion d’entreprise (se démarquer de la concurrence, soutenir une restructuration ou une transformation d’envergure, etc.), précise-t-on dans les lignes directrices publiées par CPA Canada.
« La plupart du temps, au fur et à mesure qu’une entreprise prend de l’expansion, les gens d’affaires devraient employer leur temps à autre chose, dit Mme Abbruzzese. Nous leur recommandons de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux, en précisant que nous serons là pour les soutenir dans les tâches d’intendance. »
Un autre avantage clé de l’impartition est la flexibilité, ajoute la consultante. Comme nous le soulignons dans nos lignes directrices, les entreprises peuvent ainsi étendre ou diminuer plus facilement la portée de leurs services ou activités, ou même s’implanter dans de nouveaux marchés.
« Qu’ils cherchent à faire croître leur entreprise ou à réduire leurs dépenses, les dirigeants pourraient avoir une équipe avec différents plans et options pour les aider à atteindre leurs objectifs », conclut Mme Abbruzzese.
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Vous envisagez de recourir à la sous-traitance comptable? Lisez d’abord nos lignes directrices intitulées Externalisation de la fonction finance et comptabilité : L’évaluation et la planification, gage de réussite pour en savoir plus long sur les pratiques exemplaires en cette matière.