Gestion de vérifications fiscales de sociétés : Meilleures pratiques

L’efficacité et l’efficience des vérifications fiscales de sociétés profitent à tous. Mais plus l’envergure et la complexité de la vérification sont grandes, plus les retards et les malentendus risquent d’allonger le processus. Les membres du Comité de CPA Canada sur la fiscalité – Entreprises se sont réunis pour recenser les meilleures pratiques susceptibles d’aider les équipes de fiscalité et leurs conseillers à améliorer le processus de vérification de leur société par l’Agence du revenu du Canada (ARC).

AVANT LA VÉRIFICATION

C’est dès la préparation de la déclaration, par exemple du formulaire T2, qu’il faut penser à une vérification possible. Il est en effet bien plus simple de s’assurer dès le début de pouvoir tout justifier au besoin que de devoir faire marche arrière plus tard – souvent après plusieurs années – pour repérer l’information nécessaire afin de répondre à une demande de l’ARC.

En faisant vos calculs, anticipez les questions, opérations ou changements dans l’entreprise qui pourraient attirer l’attention du vérificateur et consignez les réponses à toute question qui pourrait être soulevée au sujet de la déclaration et des positions prises.

Le dossier relatif à la déclaration fiscale devrait inclure les versions définitives des feuilles de travail pertinentes et la documentation relative aux opérations conclues. Vérifiez que les documents protégés par le secret professionnel sont bien marqués comme tels et consignés séparément de ceux qui ne sont pas protégés. Vos dossiers doivent aussi respecter la politique de conservation des documents de la société.

Comme l’ARC a pour politique de ne demander aux contribuables que des renseignements factuels, veillez à ce que les données de cette nature sur les opérations de la société soient consignées séparément des analyses subjectives du traitement fiscal de la transaction. Lorsque des renseignements factuels et subjectifs figurent dans les mêmes documents, l’ARC pourrait n’avoir d’autre choix que de les demander pour confirmer les faits. (Ce changement de politique découle de l’arrêt de la Cour d’appel fédérale dans l’affaire BP Canada.)

APPRENEZ À CONNAÎTRE L’ÉQUIPE DE VÉRIFICATION DE L’ARC

Dès le début du processus, faites connaissance avec tous les membres de l’équipe de vérification de l’ARC affectée à votre dossier. Ne vous contentez pas d’apprendre le nom du gestionnaire des dossiers des grandes entreprises et des vérificateurs sur place.

Une bonne pratique consiste à tenir une première rencontre réunissant les membres de votre équipe de fiscalité qui travailleront sur le dossier et les membres de l’équipe de vérification de l’ARC qui l’examineront. Vous pouvez jeter les bases d’une vérification efficace et efficiente en collaborant avec l’ARC en vue :

• d’établir des attentes positives pour toutes les personnes concernées
• de discuter de l’étendue et du calendrier de la vérification ainsi que de la date de fin prévue
• de mettre en place des processus de circulation de l’information, notamment en précisant les règles applicables au traitement des questions et les méthodes de transmission des données (documents papier, clé USB, CD, téléchargement dans Mon dossier d’entreprise, etc.)

Il est parfois possible d’éviter certains problèmes en aidant l’ARC à mieux comprendre votre société. Une première rencontre vous donne l’occasion de jauger le niveau de connaissance qu’ont les vérificateurs de l’ARC au sujet de votre entreprise et de son secteur.

Vous pouvez également renseigner l’ARC sur les politiques fiscales et les contrôles internes de votre entreprise, les changements survenus en son sein ou dans son environnement commercial pendant les années visées par la vérification, ainsi que ses opérations importantes et les positions prises. Si la structure du groupe est complexe, vous pouvez l’expliquer à l’ARC (p. ex. grâce à un organigramme) en résumant les activités principales de chaque entité pour permettre à l’Agence de saisir le fonctionnement de l’ensemble.

MAINTENEZ UNE BONNE COMMUNICATION

Pendant la durée de la vérification, demeurez en contact avec l’équipe de vérification de l’ARC en demandant des réunions régulières pour faire le point avec le vérificateur sur place, ainsi que des rencontres périodiques avec le gestionnaire des dossiers des grandes entreprises et son équipe, afin de gérer les attentes.

Discutez des demandes de l’ARC avec le vérificateur pour vous assurer d’avoir la même compréhension de la demande de renseignements, de sa portée ainsi que du temps et des ressources qu’il vous faudra pour vous y conformer. Si possible, respectez les échéances fixées par l’ARC pour répondre à ses demandes.

Si vous prévoyez que des contretemps ou des problèmes pourraient vous empêcher de donner suite à temps à la demande, expliquez les raisons à l’ARC dès que possible et demandez une prolongation du délai. De fait, vous pouvez aider l’ARC à s’assurer que ses délais sont raisonnables en l’informant des périodes de pointe de votre équipe de fiscalité (par exemple, en raison de la préparation de l’information financière, de l’établissement du budget ou des dates limites de production des déclarations fiscales) et en établissant des périodes pendant lesquelles l’ARC ne présentera pas de demandes et ne soulèvera pas de questions touchant la vérification.

PRENEZ CONNAISSANCE DU PROCESSUS DE VÉRIFICATION DE L’ARC

Vous avez également la possibilité de déterminer les raisons qui motivent les demandes et les démarches des vérificateurs en prenant connaissance des instructions qu’ils suivent : le Manuel de la vérification de l’impôt sur le revenu de l’ARC est accessible au public. Véritable feuille de route pour le personnel de l’Agence, il donne aux fiscalistes des occasions d’établir des relations plus productives avec les vérificateurs en améliorant la compréhension commune du processus. Lisez notre billet précédent pour connaître le contenu de ce manuel.

POURSUIVONS LA CONVERSATION

Nous voulons connaître votre point de vue. Quelles autres mesures l’ARC ou les équipes de fiscalité peuvent-elles prendre pour alléger le fardeau associé à une telle vérification?

Le blogue sur la fiscalité de CPA Canada se veut un forum d’échange sur les politiques fiscales et les enjeux en matière de fiscalité, et leur incidence sur les fiscalistes. Vos commentaires peuvent influer sur les prises de positions adoptées par CPA Canada au nom de l’intérêt public.

Avertissement

Les opinions et les points de vue exprimés dans cet article sont ceux de l’auteur et ne représentent pas nécessairement ceux de CPA Canada.