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5 aspects à considérer pour gérer un projet de A à Z

Gérer un projet, c’est jongler avec de l’argent et du temps, entre autres, afin de livrer au client ce qu’il veut. Conseils pour être à la hauteur.

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Par définition, le rôle d’un chef de projets consiste à gérer un budget, un échéancier et la portée des travaux à réaliser. Or, tout changement à l’un de ces trois aspects influera sur les deux autres. Il faut donc gérer avec fermeté et résolution. (Getty Images/Hero Images)

Il ne passe pas un jour sans qu’on entende parler de gestion de projets. Peu étonnant, sachant que les entreprises doivent sans cesse innover en proposant de nouveaux produits ou services, dans le respect d’un budget et d’un échéancier. C’est là que la gestion de projets prend toute son importance.

L’organisme américain Project Management Institute définit la gestion de projets comme l’application de connaissances, de compétences, d’outils et de techniques aux diverses activités d’un projet, en vue de répondre à des objectifs opérationnels précis. Un projet, il va de soi, peut se dérouler dans divers secteurs d’une entreprise, de la comptabilité jusqu’aux finances, en passant par le bureau d’études.

Quelle qu’en soit la nature, il faudra une gestion attentive de plusieurs éléments : temps, coût, qualité, approvisionnement, ressources humaines et risques (voir la liste complète sur le site Web du Project Management Institute). Voici donc cinq considérations essentielles pour mener à bien un projet. [Voir aussi notre article 3 logiciels de gestion de projets prisés par des pros.]

1. ADHÉSION EN HAUT LIEU

Il vous faut un responsable (promoteur) engagé et ayant le pouvoir de décider, explique Emily Herczeg, directrice principale de la veille concurrentielle chez Rogers Communications à Toronto. « Avoir un “parrain” prêt à prendre fait et cause pour votre projet et à justifier les besoins auprès des cadres supérieurs est essentiel au succès de l’opération. »

2. SOLIDE GESTION DES EXIGENCES

Que vous développiez un logiciel ou que vous organisiez une corvée pour aider des sinistrés, vous devez d’abord définir et structurer les exigences générales, qui pourront ensuite être décrites en détail en vue de mener au service ou au produit final.

« Si les besoins ne sont pas bien définis dès le départ, votre projet pourrait dérailler à tout moment », soutient Marcos Aurelio Salvador, ingénieur au service de l’ingénierie centrale (gestion des exigences) chez Bombardier, à Montréal.

3. ACCEPTATION DU FAIT QUE CHAQUE PROJET EST UNIQUE EN SON GENRE

Comme l’explique M. Salvador, on n’aura jamais exactement les mêmes besoins d’un projet à un autre. « Si tous les besoins étaient les mêmes, vous ne seriez pas en train d’élaborer un nouveau produit. »

Par exemple, supposons que Bombardier soit en train de concevoir deux types d’avions commerciaux, l’un de 110 passagers, et l’autre, de 140. « Les deux projets pourraient avoir 70 % d’exigences en commun, mais ce sont les 30 % restants qui marqueront la différence. »

4. SOLIDE GESTION DES RISQUES

Tous les projets peuvent connaître des retards ou des dépassements de coûts, ou encore être affectés par divers facteurs qui feraient manquer un objectif ou une échéance. D’où l’importance de la gestion des risques, un processus qui exige de cerner et d’analyser les dangers éventuels et de réfléchir aux réactions ou aux solutions qui s’imposeraient. « Essentiellement, ça sert à écarter les risques ou à les atténuer », rappelle M. Salvador.

5. UN « FORT CARACTÈRE » À LA BARRE

Par définition, le rôle d’un chef de projets consiste à gérer un budget, un échéancier et la portée des travaux à réaliser. Or, tout changement à l’un de ces trois aspects influera à coup sûr sur les deux autres. Il faut donc gérer avec fermeté et résolution. « On ne peut pas dire oui à tout le monde », affirme Michael Burns, CPA, CA, président de la firme torontoise 180 Systems. « Parfois, on est contraint d’être le méchant empêcheur de danser en rond. »