Xero, figure de proue dans l’univers des logiciels comptables en nuage

L’infonuagique simplifie le processus comptable et libère du temps pour des discussions de qualité avec vos clients. (Shutterstock/LStockStudio)

Il y a plusieurs dizaines d’années, le milieu comptable a vécu une révolution avec le passage des grands livres généraux en papier aux grands livres en version électronique. Un article intéressant rappelle justement à quel point les processus comptables ont pu gagner en efficience grâce aux ordinateurs de bureau.

Voilà que se présente une nouveauté qui change encore nos façons de faire : la transition généralisée aux systèmes comptables en nuage. [Voir 3 choses à savoir avant de passer à l’infonuagique]

Grâce à l’infonuagique, les applications et les données – dans le cas qui nous intéresse, un logiciel comptable ainsi que les données du client – sont hébergées sur des serveurs distants, plutôt que sur un ordinateur de bureau. Dans la mesure où vous disposez d’une connexion Internet, vous pouvez accéder à tout ce dont vous avez besoin pour servir un client à distance, à toute heure du jour.

Étant donné que les logiciels d’informatique en nuage simplifient les tâches comptables, ils ont comme autre incidence positive de libérer du « temps de qualité » à consacrer à vos clients, notamment pour faire valoir encore davantage vos services-conseils. Comme le fait remarquer Michael Kravshik, fondateur et chef de la direction de Luminari, les comptables ont en plus l’occasion d’étoffer leur connaissance des outils technologiques, autre compétence utile qui fait partie de toute la valeur ajoutée dont vos clients peuvent profiter, ou qui permet à tout le moins d’améliorer l’exploitation de vos systèmes.

Le marché compte plusieurs logiciels comptables basés sur l’infonuagique, dont Xero, le plus ancien. Voilà pourquoi nous l’avons retenu pour expliquer comment fonctionnent les solutions infonuagiques.

UNE SEULE SOURCE DE VÉRITÉ

Lancé en Nouvelle-Zélande en 2006, Xero se présente comme le premier GLG infonuagique du monde. Comme l’explique Will Buckley, directeur des ventes au Canada, l’idée d’origine découle du désir de créer une « source unique de vérité » à la fois pour le client et pour le comptable.

« En mettant l’infonuagique à profit, les entreprises pouvaient travailler avec leur comptable dans un GLG en temps réel, plutôt que de sauvegarder des fichiers sur des CD ou des clés USB, puis de remettre le tout au comptable à la fin de l’exercice. Le fait d’avoir une seule source de données et d’alimenter un seul document, en temps réel, s’est révélé très positif. Des conversations sur des données historiques, on est passé à des échanges sur l’avenir. »

Après ses débuts en Nouvelle-Zélande, Xero a été adopté en Australie et est maintenant le leader du marché dans ces pays d’Océanie ainsi qu’au Royaume-Uni. M. Kravshik fait observer que le Canada a aussi été conquis, en seulement deux ans. En Amérique du Nord, la clientèle de l’éditeur compte 195 000 entreprises.

800 applis, dont Shopify et PayPal, peuvent être connectées à Xero. (Avec l’autorisation de Xero)

CRÉATION DE CONNEXIONS

Pour illustrer le fonctionnement de Xero, et les étapes de son déploiement, M. Buckley prend l’exemple d’un dépanneur. « Cette petite entreprise a peut-être un ordinateur de bureau avec les logiciels classiques, et se fie probablement à un comptable pour veiller aux déclarations trimestrielles de taxes de vente ou autres formalités annuelles. Au début, le propriétaire pourrait commencer par un essai gratuit du logiciel. Éventuellement s’ajouteraient les soldes à la conversion ou les soldes de clôture à la date de conversion au nouveau logiciel. On s’assurerait ainsi de la permanence des données aux fins de la présentation de l’information financière. »

Une fois les soldes entrés dans l’application Xero, le détaillant pourrait lier son GLG à ses comptes bancaires, explique M. Buckley. « Ainsi, toutes les transactions seraient prises en considération, de jour en jour, si bien que le comptable ou le propriétaire pourrait faire la conciliation des comptes au quotidien plutôt que de téléverser un relevé à la fin de chaque période. »

Les comptes bancaires étant de la partie, le magasin pourrait lier ses systèmes d’exploitation au grand livre électronique. Ainsi, il pourrait y avoir à la fois des données financières et des données non financières qui circulent et qui donnent une image globale de la performance de l’entreprise. « Par ailleurs, votre magasin est peut-être connecté à un système de consignation des ventes, poursuit M. Buckley. Lorsque ce logiciel est lié à Xero, les données opérationnelles peuvent être automatiquement rapprochées des données transactionnelles bancaires. » (M. Buckley ajoute qu’environ 800 applications, dont Shopify et PayPal, que les entreprises utilisent pour générer des revenus, établir des factures ou accepter les paiements peuvent être connectées à Xero.)

De nombreuses autres données opérationnelles pourraient également intéresser une entreprise. Par exemple, un dépanneur peut vouloir connaître la quantité de stocks dont il dispose. Un autre type d’entreprise pourrait vouloir combiner son logiciel de relation client, pour voir combien il y a eu de contacts-clients dans une période donnée. « Vous verrez peut-être qu’il y a constamment un nombre x de contacts-clients par mois, et qu’il vous en coûte x dollars pour assurer un bon service à la clientèle, explique M. Buckley. Il est également possible de tenir compte de toutes sortes d’indicateurs de performance en fonction du coût moyen déterminé pour un contact-client type. »

UN PROCESSUS GRADUEL

Les CPA qui veulent exploiter le plein potentiel de Xero auprès de leurs clients passent généralement par plusieurs étapes, à commencer par les services qu’ils fournissent déjà. Par exemple, dans une relation d’affaires type, vous pourriez commencer par préparer les déclarations de fin d’année ainsi que les déclarations TPS/TVH mensuelles ou trimestrielles. Vous pourriez ensuite proposer de préparer un budget pour le prochain exercice financier – transformant ainsi la discussion de fin d’année en une discussion tournée vers l’avenir. Puis, vous pourriez offrir progressivement vos conseils dans des sphères plus complexes comme le financement d’une jeune pousse ou les services virtuels de chef des finances, pour les entreprises en croissance.

Éventuellement, vous pourriez jouer un rôle de conseiller technique, en conseillant les clients sur les types d’applications qu’ils pourraient intégrer à leur logiciel de GLG, par exemple. « De toute évidence, il faut quelqu’un d’assez ferré pour s’occuper de ce travail d’intégration, dit M. Buckley. Beaucoup de comptables doués pour concilier les données finissent par devenir des experts de ces applications et sont à même de discuter avec leurs clients des façons d’adopter certaines des nouvelles technologies. »

DES CONSEILS À VALEUR AJOUTÉE

M. Buckley souligne que lorsque vous demandez à la plupart des CPA pourquoi ils ont fondé un cabinet, ils disent habituellement qu’ils voulaient aider leurs clients à réussir – un objectif louable, étant donné que 50 % des entreprises canadiennes font faillite au cours des cinq premières années. Et avec des outils qui permettent de gagner du temps, comme les logiciels infonuagiques, les comptables auront plus de temps pour cela. « Vous finirez peut-être par être le conseiller stratégique d’un propriétaire d’entreprise qui doit surmonter toutes sortes de problèmes », soutient M. Buckley.

L’homme d’affaires ajoute que vos recommandations, comme CPA, ont de bonnes chances d’être entendues. « J’aime faire un parallèle avec Netflix, qui vous propose divers titres en fonction de votre historique de visionnement. C’est bien, mais il y a fort à parier que vous serez plus enclin à écouter le film qu’un ami vous a récemment suggéré. »

TRANSITION VERS L’INFONUAGIQUE

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