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Comment garder le contrôle sur vos courriels et textos : des experts se prononcent

Difficile d’éviter les alertes en tous genres que nous transmettent nos outils technologiques... mais on peut éviter d’être submergé.

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Quels que soient les appareils que vous mettez à contribution, c’est vous qui devez maintenir le contrôle sur eux, plutôt que l’inverse. (Illustration by Wenting Li)

La technologie permet de rester facilement en contact avec les autres, que ce soit au travail ou dans notre vie privée. Mais les outils technologiques peuvent avoir cet effet pernicieux de nous bombarder d’alertes sonores et de courriels plus ou moins importants. Une étude montre que de nombreux cadres reçoivent quelque 200 courriels par jour – soit environ 30 000 par année. Et selon une autre étude, un superviseur type de premier niveau consacre 11 heures par semaine à traiter des communications électroniques (sans compter les courriels envoyés pendant les réunions).

Bien entendu, pour les CPA et autres professionnels, le risque potentiel de crouler sous les courriels varie en fonction de la taille de l’entreprise et du poste occupé. Mais quels que soient les appareils que vous mettez à contribution, c’est vous qui devez maintenir le contrôle sur eux, plutôt que l’inverse. Comme l’explique Michael Burns, CPA, CA, président et chef de la direction de la firme torontoise 180 Systems, « le secret réside dans la capacité à se fixer des priorités; ne laissez pas la technologie diriger votre vie ». Voici d’ailleurs quelques conseils pratiques pour rester serein dans un monde connecté en tout temps, sans perdre de vue ses engagements.

CHOISISSEZ LA BONNE MÉTHODE DE COMMUNICATION

Tâchez de connaître les préférences de vos collègues ou de vos clients. Aiment-ils mieux communiquer par courriel ou par Skype? Et à quelle heure du jour?

« C’est particulièrement important quand on travaille à de gros projets, et qu’il faut obtenir une réponse au plus tôt », explique Roxanne Cramer, fondatrice de CCC Academy, une firme d’accompagnement en gestion et transition de carrière établie à Toronto. « Vos contacts pourraient vous dire, par exemple, qu’ils travaillent mieux le matin, ou qu’ils ne seront pas disponibles la semaine suivante. Plus vous disposez d’information du genre, plus ça vous aide à gérer votre temps. »

Les textos fonctionnent bien pour certains, et moins pour d’autres. M. Burns n’envoie jamais de texto dans un cadre professionnel, jugeant que les messages de ce type sont trop courts. Beaucoup de gens, toutefois, aiment bien les textos pour les situations où une réponse rapide est souhaitée. « En présence d’une question très urgente, j’envoie toujours un texto », lance Mme Cramer.

SOYEZ RÉACTIF ET PROACTIF

De grâce, répondez à vos courriels. Comme l’explique l’accompagnatrice professionnelle, il est important de faire savoir à l’expéditeur que vous avez vu son message, en lui répondant ou en lui demandant plus de détails s’il y a lieu, ou à tout le moins en l’informant que vous donnerez bientôt suite au courriel. Même son de cloche de M. Burns : « Je réponds toujours, c’est une question de respect. » Il mentionne au passage qu’il utilise des répertoires pour organiser ses messages.

Il en va de même pour les messages vocaux. Pourquoi? « Vous ne voulez pas que des collègues ou des clients potentiels disent “Ouais... je lui ai laissé un message, mais elle ne m’a jamais répondu” », ajoute Mme Cramer.

Pour ce qui est des plages horaires consacrées aux appels téléphoniques, il ne suffit pas de s’entendre, disons, sur 15 h. Consignez la conversation prévue dans votre agenda et obtenez la confirmation de votre correspondant qu’il s’engage à être au rendez-vous. Vous éviterez ainsi bien des chassés-croisés téléphoniques, selon Mme Cramer. Michael Burns fait de même : « Si j’envoie une invitation [à une rencontre], elle va dans leur calendrier et ils trouvent ça pratique; c’est une bonne utilisation de la technologie. »

APPRENEZ À BIEN GÉRER VOTRE TEMPS

La plupart des experts s’entendent sur la nécessité d’une liste de tâches à accomplir (qui doit être réaliste, cela dit) pour rester focalisé. Nul besoin d’outils « high-tech ». Bon nombre de cadres utilisent des fiches en carton ou des feuillets autocollants. Burns, lui, a toujours sa liste en mémoire. « Je suis tellement près de ce que j’ai à faire; il serait impossible pour moi d’oublier mes objectifs », dit-il en riant.

Pensez aussi à limiter les risques d’interruptions lorsque vous devez vous concentrer. Par exemple, vous serez moins tenté de voir qui vous appelle ou vous envoie un courriel si vous mettez la sonnerie hors fonction.

PRENEZ UNE PAUSE

Faire une pause est essentiel pour éviter l’épuisement, conseille Mme Cramer. Une fois par heure, sa montre lui rappelle qu’il est temps de prendre des respirations profondes. Elle prend aussi le temps de se lever de sa chaise et de bouger un peu. Autrement, la journée passe et elle n’a pas eu le temps de souffler.

M. Burns prend aussi des pauses périodiques. Lorsqu’il souhaite modifier son rythme de travail quelques minutes, il gère ses courriels les plus urgents. Cette solution ne fonctionne pas pour tout le monde, toutefois : « Si vous consultez vos courriels toutes les 5 minutes, le problème n’est pas la technologie... », croit-il.

Pratiquer la méditation peut aussi être utile. Comme l’explique Andy Puddicombe, cofondateur de Headspace.com, les sources de sollicitation de votre temps sont intarissables, si bien qu’il faut faire l’effort de prendre du temps pour soi.

« Dès qu’on se met à méditer, on s’aperçoit souvent que les tâches qu’on percevait comme urgentes ne l’étaient qu’en apparence », soutient-il.

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