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L’astuce Excel qui vous fera gagner du temps

Réduisez radicalement le temps que vous consacrez à la gestion de données grâce à une fonctionnalité qui révolutionnera vos méthodes de travail.

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Programme Microsoft Excel ouvert sur l'écran d'un ordinateur portableEn utilisant la fonctionnalité Power Query, les comptables peuvent se concentrer sur l’analyse et l’interprétation de l’information. (Wirul Kengthankan/Shutterstock)

Une fonctionnalité relativement nouvelle d’Excel révolutionne le travail des comptables.

« Quel conseil ai-je à donner à quiconque souhaite travailler plus rapidement dans Excel? Apprendre à se servir de Power Query! », dit Ken Puls, FCPA, FCMA, expert d’Excel qui conçoit et donne des cours sur le sujet pour CPA Canada.

« L’efficacité de cette fonctionnalité est telle qu’une cliente a gagné 52 jours de travail en une année », raconte-t-il. Celle-ci passait un jour par semaine à nettoyer ses données. Maintenant qu’elle a suivi l’atelier de M. Puls, elle peut faire le même travail en 30 secondes, d’un simple clic.

Si les raccourcis clavier Excel font gagner quelques minutes dans la journée, la fonctionnalité Power Query, qui permet de nettoyer et d’organiser efficacement des données, est bien plus utile pour les comptables.

Grâce à Power Query, vous automatisez les étapes répétitives du processus de nettoyage des données, de sorte que vous n’avez pas à refaire toutes les étapes chaque fois que vous recevez des données semblables. Vous gagnez donc les heures – voire les jours – que vous passiez chaque semaine à transformer les données exportées d’une autre source.

« Cette tâche prend beaucoup de temps, souligne M. Puls, qui forme des utilisateurs Excel dans le monde entier. Chaque fois que vous recevez un nouveau fichier, vous devez recommencer tout le processus. »

« Malheureusement, Power Query est peu connue des utilisateurs, déplore-t-il. Les gens consacrent environ 80 % de leur temps à des tâches de nettoyage répétitives. »

« Une fois leur méthode établie, ils cessent de chercher de nouvelles façons de faire. Quand je leur montre Power Query, ils ont tous la même réaction : ils sont enchantés… mais furieux d’avoir perdu autant de temps inutilement. »

Pour bénéficier de cette fonctionnalité, les utilisateurs d’Excel 2010 et 2013 sur PC doivent télécharger un module complémentaire sans frais. Les nouvelles versions d’Excel intègrent déjà Power Query, qu’on trouve sous Données, Récupérer et transformer des données, puis Nouvelle requête (dans Excel 2016) ou Obtenir des données (dans Excel 2019/Office 365).

À l’heure actuelle, Power Query n’est pas offerte sur les versions Mac d’Excel.

FONCTIONNEMENT DE POWER QUERY

Un large éventail de sources peuvent être importées dans une feuille de calcul Excel, dont des fichiers Excel, des fichiers texte, des pages Web, des données tirées de bases ou du contenu en ligne issu de sites comme Salesforce ou Facebook.

Pour créer une requête visant à importer des données d’une source unique :

  • Dans Excel 2019/Office 365, cliquez sur Données > Obtenir des données, puis sélectionnez une source dans le menu déroulant.
  • Dans Excel 2016, cliquez sur Données > Nouvelle requête > À partir d’autres sources, puis sélectionnez une source dans le menu déroulant.
  • Dans Excel 2013 et Excel 2010, vous devez avoir d’abord téléchargé et installé le module complémentaire Power Query. Cliquez sur Power Query, puis sur une source.
  • Suivez les invites pour sélectionner le fichier que vous souhaitez importer.
  • La fenêtre Navigateur s’affiche, montrant la liste des tableaux trouvés dans la source. Cliquez une fois sur un tableau pour l’afficher ou deux fois pour en importer les données.
  • La fenêtre Éditeur Power Query s’affiche, montrant les données que vous venez d’importer.
  • Réarrangez les données selon votre méthode habituelle, en supprimant les lignes et les colonnes non pertinentes.
  • Nettoyez les données selon votre méthode habituelle, en les filtrant et en remplaçant au besoin les valeurs.
  • Donnez un nom à votre requête dans le panneau des paramètres situé dans la partie de droite de la fenêtre.
  • Chargez maintenant votre requête dans une feuille de calcul en cliquant sur Fermer et charger dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Un menu déroulant vous permet de choisir entre une nouvelle feuille de calcul et une feuille existante.
  • Pour importer de nouvelles données à partir de la même source, faites un clic droit dans n’importe quel champ contenant une valeur, puis cliquez sur Actualiser.

Pour suivre un exemple guidé de ces étapes, consultez ce tutoriel Microsoft.

Pour apprendre à combiner des données de plusieurs sources, consultez ce tutoriel Microsoft.

UTILISATION JUDICIEUSE DU TEMPS GAGNÉ

M. Puls conseille aux comptables d’utiliser les heures gagnées grâce à Power Query pour automatiser d’autres tâches qu’ils effectuent régulièrement. En réduisant le temps consacré à des tâches fastidieuses et répétitives, ils pourront se concentrer sur l’analyse et l’interprétation de l’information.

« L’informatique décisionnelle est en pleine explosion », affirme M. Puls, qui publie de l’information sur les nouvelles fonctionnalités d’Excel dans une infolettre mensuelle et gère aussi un forum de discussion et une base de connaissances sur excelguru.ca. « Les attentes des entreprises augmentent. Sans compétences techniques, vous vous retrouverez au bas de la pile de CV. »

« L’essentiel est de garder l’œil ouvert et de continuer à chercher de nouvelles façons d’exploiter ce logiciel », fait remarquer M. Puls, tout en admettant que ce n’est pas toujours chose facile.

« Quand votre superviseur vous talonne, il est vrai qu’il est difficile de prendre le temps de chercher de nouvelles méthodes de travail. »

Mais le jeu en vaut la chandelle.

Dans un rapport publié par IBM en 2017, on peut lire que 90 % des données mondiales ont été générées dans les deux années précédant sa rédaction. Selon M. Puls, ces données offrent des possibilités illimitées, mais quelqu’un (un comptable, par exemple) doit se charger de leur traitement.

NOUVEAU CERTIFICAT EN GESTION DES DONNÉES

CPA Canada offre un nouveau certificat en gestion des données. Composé de cinq modules en ligne, ce programme aide les comptables à acquérir des compétences approfondies en informatique décisionnelle et à exploiter la puissance des données pour améliorer la prise de décision. M. Puls est l’auteur du premier module, Data preparation: Cleansing, modelling and dashboards (préparation des données : nettoyage, modélisation et tableaux de bord), qui porte sur Power Query. Ce module peut être suivi seul ou dans le cadre du certificat. Les cinq modules du certificat peuvent être achetés ensemble.