Illustration d'une femme multitâche entre un ordinateur portable et un ordinateur de bureau

À en croire l’American Psychological Association, passer constamment d’une tâche à une autre peut diminuer la productivité, dans une proportion atteignant parfois 40 %. (Illustration de Wenting Li)

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Le mythe du multitâche : plus on s’en met sur les épaules, moins on est productif

Longue liste de tâches à faire? Voici cinq conseils pratiques pour améliorer votre efficacité.

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Avec la technologie de plus en plus omniprésente dans nos vies, on pourrait penser que nos tâches se sont allégées. Pourtant, nous semblons débordés comme jamais... à farfouiller dans nos onglets de navigateur à la recherche de renseignements, à consulter les derniers potins sur les réseaux sociaux et à utiliser plusieurs appareils en même temps – tout en mangeant au bureau quand ce n’est pas pendant une réunion informelle. Ouf!

Mais se prendre ainsi pour une pieuvre est-il vraiment productif? Il semblerait que non. À en croire l’American Psychological Association, passer constamment d’une tâche à une autre peut diminuer la productivité, dans une proportion atteignant parfois 40 %. Et selon l’organisme américain National Institutes of Health, en sollicitant énormément le cortex préfrontal du cerveau (quartier général de la planification, de la prise de décisions et de la modération des comportements sociaux), on fait diminuer la quantité d’information que le cerveau peut capter et traiter. Essentiellement, la navette incessante d’une tâche à l’autre nous ralentit dans notre élan et, de ce fait, nous rend moins productif dans l’une comme dans l’autre.

Une mauvaise habitude, donc, qui risque de vous rendre moins concentré sur le service à la clientèle, sur la bonne gestion du personnel et sur la bonne gestion de l’entreprise, tout court, selon Joe Girard, formateur en vente à Victoria, en Colombie-Britannique. « C’est un mythe qu’en étant archi-occupé, on est forcément productif. Ce n’est qu’une impression : on ne peut être au four et au moulin, rappelle avec sagesse M. Girard. Pendant que vous faites autre chose que parler à vos clients ou servir vos clients, comme ce devrait être le cas, vous perdez l’occasion de prendre le pouls de votre clientèle. »

Comment, donc, gérer cette fameuse liste de choses à faire? Voici cinq conseils que donne le formateur, pour que le vaillant castor que vous êtes obtienne des résultats concrets.

1. Classez vos tâches en piles!

Plutôt que de vous tracasser au sujet des nombreuses tâches que vous avez à l’esprit, organisez-les en préparant une pile de petits papillons autocollants, selon un ordre de priorité ou de complexité (la plus simple en dernier). Réglez une tâche à la fois, jetez le bout de papier, puis passez à la suivante.

2. Évitez de vous éparpiller

Vérifier constamment ses courriels est un véritable gobe-temps. Plutôt que de le faire toutes les cinq minutes, consacrez quotidiennement un créneau horaire bien défini au traitement de vos courriels – et maintenez cette discipline. Il peut arriver que la consultation de votre boîte de réception s’intègre à une tâche en cours. Allez-y pour le strict nécessaire, sans vous laisser entraîner par les courriels sans lien avec la tâche à réaliser.

3. Soyez présent là où il le faut, quand il le faut

Il est important de prendre du temps pour soi. Sortez de votre bureau à l’heure du lunch, prenez du temps pour vous entraîner ou simplement pour vous relaxer un moment. Ah oui! : mettez l’ordi en veille et fermez votre téléphone ou tout autre bidule source de distraction. Libérez votre esprit et prenez le temps de recharger vos piles à vous!

Bien sûr, il vous faut aussi être présent aux autres. Que vous soyez dans une réunion d’équipe, en discussion avec un client ou à table avec vos enfants, tâchez de mettre de côté tout ce qui est « sans rapport » – mentalement mais aussi matériellement, c’est-à-dire sans téléphone. Soyez concentré sur ce qui se dit (et se fait) autour de vous. « Quand on a la tête ailleurs, à ressasser sa journée ou à s’en faire pour le lendemain, on n’est pas tout à fait là pour les autres, dans le moment présent », résume M. Girard.

4. Sachez être souple de différentes façons

Nous (salariés comme employeurs) nourrissons un souci bien intentionné pour l’équilibre travail-vie personnelle, mais souvent selon une approche unique qui n’est peut-être pas la solution qui convient, dit M. Girard. La productivité ne découlera pas forcément d’une politique permettant le télétravail un jour par semaine ou de la liberté donnée au personnel de jouer au ping-pong dans la salle à manger. Tout a à avoir avec votre rôle professionnel (que vous soyez travailleur indépendant, salarié nouveau dans son poste ou cadre supérieur), avec la façon dont vous travaillez et avec ce qui se passe dans votre vie. Peut-être êtes-vous un nouveau parent au sommeil perturbé, ou dérangé par les bruits ambiants dans votre bureau à aire ouverte. Nous avons tous nos préférences (parfois même changeantes) dans notre façon de travailler, dont il faudrait idéalement tenir compte sans pour autant bafouer les protocoles de l’entreprise.

M. Girard : « Il faut plutôt s’attacher à accomplir le travail à faire, par tous les moyens raisonnables, pour ensuite donner du temps libre au personnel. Les employeurs doivent fixer leurs attentes, quitte à faire sortir les employés de leur zone de confort, mais sans les pousser dans une zone de panique. »

5. Fixez des limites

Déterminez le nombre d’heures et le niveau d’effort à consacrer à vos tâches compte tenu de votre rôle, de votre talent, de vos connaissances et de vos compétences, ainsi qu’en fonction de l’entreprise ou du client pour qui vous travaillez. Faites-le dès le départ, en demeurant toutefois ouvert à une révision de vos principes, en cours de route.

« La plupart des gestionnaires, par exemple, se laissent volontiers interrompre par leurs employés, explique M. Girard. Soyez maître de votre emploi du temps, tout en demeurant à l’écoute de votre personnel. »

POUR EN SAVOIR PLUS

Pour en savoir plus sur les capacités de multitâche, la pensée stratégique et le rôle du cortex préfrontal du cerveau, quand vient le temps de faire preuve de leadership, lisez notre article intitulé Neurosciences et leadership.