Un groupe de jeunes gens d'affaires ayant une réunion informelle en mangeant une pizza

Sans surprise, les réunions figurent souvent dans le haut de la liste des gobe-temps, au travail. Voilà pourquoi il importe que les CPA trouvent un moyen d’utiliser au mieux le temps consacré aux réunions, qu’il s’agisse de rencontres annuelles avec les clients ou de séances de planification stratégique avec l’équipe de la haute direction. (Photo de Monkey Business Images/Shutterstock)

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Optimiser son temps dans les réunions : les techniques de 5 grands patrons

Grâce à ces conseils, vos réunions deviendront fructueuses pour tous.

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Sans surprise, les réunions figurent souvent dans le haut de la liste des gobe-temps, au travail. Selon l’éditeur de logiciels Atlassian, le cadre moyen consacre 18 heures par semaine à des réunions. Dans une autre étude, plus de la moitié des réunions auxquelles des cadres supérieurs avaient pris part ont été jugées par ceux-ci peu ou très peu fructueuses.

Pourtant, pour certains types de discussions, rien ne bat la bonne vieille rencontre en personne (ou à tout le moins par vidéoconférence). Voilà pourquoi il importe que les CPA trouvent un moyen d’utiliser au mieux le temps consacré aux réunions, qu’il s’agisse de rencontres annuelles avec les clients ou de séances de planification stratégique avec l’équipe de la haute direction. Voici quelques idées de PDG bien connus : elles vous aideront à éviter le gaspillage de temps.

1. Jeff Bezos : Limiter le nombre de participants

Jeff Bezos, d’Amazon, évite le plus possible les réunions. Mais lorsqu’il ne peut faire autrement, l’homme d’affaires s’assure qu’il n’y perdra pas son temps. Pour ce faire, il demande aux cadres supérieurs de rédiger une note étoffée pour résumer leur opinion avant la réunion; en outre, il ne convoque jamais une réunion tôt le matin. Par-dessus tout, il a mis en place la « règle des deux pizzas » : aucune réunion ne devrait se tenir avec plus de participants qu’il n’en faudrait pour consommer deux grandes pizzas – soit de cinq à sept personnes.

2. Mark Zuckerberg : Clarifier ses objectifs

Mark Zuckerberg, chef de la direction de Facebook, a trouvé quelques moyens d’éviter la réunionite. Comme l’explique Sheryl Sandberg, directrice des opérations à Facebook et fondatrice de LeanIn.org, sur Quora, « ... il demande d’envoyer d’avance l’information pertinente, pour que le temps soit consacré aux discussions. Aussi, nous tâchons d’avoir toujours à l’esprit l’objectif de la réunion, pendant nos rencontres – sommes-nous là pour discuter ou pour prendre une décision? »

3. Alan Mulally : Tenez des réunions avec parcimonie

Après l’entrée en fonction d’Alan Mulally comme chef de la direction de Ford, en 2006, l’entreprise a éliminé toutes les réunions jugées superflues et a raccourci la durée de celles qui étaient trop longues. Ford a par contre institué une séance hebdomadaire pour ses cadres supérieurs (d’une durée de quatre à cinq heures), destinée à déterminer une stratégie et à examiner les performances. Cette initiative a permis d’améliorer la qualité de la prise de décisions et d’en réduire le délai, tout en contribuant à accélérer le redressement de l’entreprise.

4. Jeff Weiner : Mettre la table 24 heures d’avance

Le chef de la direction de LinkedIn, Jeff Weiner, est d’avis que les réunions doivent durer le temps qu’il faut, sans plus, pour atteindre l’objectif visé. Par ailleurs, l’entreprise a pour ainsi dire éliminé les présentations, exigeant plutôt que tous les documents visant à nourrir la réflexion soient transmis aux participants 24 heures d’avance.

5. Steve Jobs : Rester focalisé

Chaque année, le regretté Steve Jobs, ancien chef de la direction d’Apple, réunissait les 100 plus hauts dirigeants de l’entreprise pour une retraite axée sur la planification. Il leur demandait alors de cerner les 10 priorités pour l’année à venir. Cette façon de faire instaurait une vive concurrence au sein du groupe, chacun souhaitant voir son idée retenue sur la courte liste. Puis, M. Jobs biffait d’un marqueur les sept dernières idées de la liste, en soutenant qu’il fallait s’en tenir aux trois premières. Ce faisant, il maintenait bien claire l’orientation que devait prendre l’entreprise.

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