Soyez maître de votre temps

Le temps, c’est de l’argent. Comme CPA, vous le savez mieux que quiconque. Vous faites un travail exigeant et vous êtes souvent tiraillé entre plusieurs tâches, qu’il s’agisse de faire les comptes ou d’aider un client à conclure une affaire. Accroître votre productivité sans faire monter votre tension vous semble plus facile à dire qu’à faire. Pourtant, si vous vous y prenez d’avance et si vous savez vous organiser, vous y parviendrez aisément.

Voici par où commencer.

Soyez de votre temps pour gagner du temps

On ne parle pas ici de la simple utilisation d’un ordinateur, mais bien de l’exploitation du matériel et des logiciels de pointe. Pensez à vous procurer des outils comme NeatDesk, un numériseur portatif de documents papier, et QuickBooks, un logiciel d’automatisation de la paie et de la facturation.

Optimisez vos processus comptables courants grâce à des applis ou suivez des cours comme le Programme de certificat Excel (en anglais) de CPA Canada, pour réduire le temps que vous consacrez aux tâches répétitives et fastidieuses et vous concentrer sur des aspects plus importants de votre travail.

Visez l’efficience

Votre bureau est bien rangé? C’est bien… mais c’est loin d’être suffisant. Être organisé, c’est aussi conserver ses dossiers et fichiers numériques dans un seul endroit – sécurisé, bien sûr – pour pouvoir y accéder rapidement en tout temps et en tout lieu. Voyez ce qu’un programme comme SmartVault peut faire pour vous.

Dressez une liste de vos tâches quotidiennes et attribuez-leur un niveau de priorité pour respecter les échéances. Inscrivez des rappels dans un calendrier synchronisé comme Google Calendar ou Microsoft Outlook, et sachez où vous en êtes quel que soit l’appareil que vous utilisez.

Doublez (ou triplez!) les écrans, et non les tâches

Vous êtes un adepte du multitâche? Des études ont montré que ce mode de travail accroît le temps nécessaire pour se concentrer (et se reconcentrer) sur un projet. Passer constamment d’une tâche à l’autre n’est donc pas efficace. Multiplier les écrans, par contre, est une bonne idée.

Lorsque vous devez consulter plusieurs documents à la fois, les afficher sur plusieurs écrans vous permet de les avoir tous à la vue en même temps. Vous perdez moins de temps en n’ayant pas à cliquer sur les onglets pour afficher les documents en alternance.

Figez la mise en pages de vos documents

Les éléments textuels et graphiques des pages d’un document ne s’affichent pas de la même manière sur tous les écrans. Si vous devez envoyer un document à un client par courriel, convertissez-le au format PDF pour figer la mise en pages. Vous réduirez ainsi le risque d’erreur et vous empêcherez la modification, volontaire ou non, du document.

En outre, comme le client verra exactement la même chose que vous, cette façon de faire élimine la confusion et les discussions sans fin.

Avancez à petits pas

Mettre en œuvre plusieurs changements à la fois peut semer la confusion et nuire à la productivité. Choisissez une ou deux solutions qui vous permettront de travailler plus efficacement au quotidien, puis adoptez d’autres outils dès que vous aurez maîtrisé les premiers.

LA PRODUCTIVITÉ AU TRAVAIL : UNE PRIORITÉ

Tenez votre téléphone à distance, établissez un emploi du temps… Voici sept stratégies gagnantes pour stimuler votre productivité et de ne pas vous laisser ensevelir par le travail. Aussi, sachez éviter ces deux grands freins à la productivité.