3 secrets bien gardés pour garder le contrôle d’Outlook

Insérer une signature, établir une réponse automatique, tout le monde sait faire, ou presque. Si Outlook nous permet d’accomplir beaucoup de choses, on peut aussi vite perdre le contrôle devant la quantité de courriels reçus quotidiennement. Voici donc trois bonnes habitudes à adopter sur-le-champ.

1. Appliquez des filtres pour que les messages atterrissent automatiquement dans un dossier donné. Votre boîte de réception ne devrait contenir que ce qui est important, ou du moins que ce qui mérite votre attention immédiate, et non des tonnes d’infolettres que vous n’ouvrez pas ni des notifications d’activités sur les réseaux sociaux. Pour appliquer un filtre, ouvrez un message de l’expéditeur concerné. Dans la barre d’outils, cliquez sur Règles, choisissez « Toujours déplacer les messages de : [expéditeur] », puis sélectionnez un dossier (vous pouvez en créer autant que vous voulez pour mieux vous y retrouver).

2. Si vous ne pouvez pas fermer Outlook pour travailler, à tout le moins, désactivez les notifications. Par défaut, à chaque courriel entrant, le logiciel émet un signal sonore en plus d’afficher une icône dans la barre des tâches et une alerte sur le bureau. N’est-ce pas trop? Vous pouvez régler ce paramètre dans l’onglet Fichier en sélectionnant Options, Courrier, puis en décochant les cases voulues sous « Réception des messages ». Idem pour votre cellulaire : votre efficacité ne tient sûrement pas à votre hyperconnectivité.

3. Évitez d’envoyer des messages à une heure indue. Quelle urgence y a-t-il à répondre à un message à 23 h 12? Certains pays ont déjà imposé aux entreprises une sorte de couvre-feu (baptisé « droit à la déconnexion ») visant le courriel. Le Canada n’en fait pas partie, mais rien ne vous empêche, si vous devez rédiger une réponse après les heures de bureau, de programmer son envoi pour le lendemain matin, même tôt, en choisissant « Différer la livraison » dans le menu Options. Voilà un message qui n’en sera que mieux reçu!