Appel vidéo Facetime Chatting Communication Concept

Les applications comme Skype, FaceTime ou Google Duo permettent aux employés de se connecter à distance et de travailler ensemble, peu importe où ils se trouvent. (Rawpixel.com)

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Textos et courriels : deux grands freins à la productivité au travail

Oubliez les textos et les courriels. Il existe d’innombrables outils bien meilleurs pour la productivité, comme Yammer et Skype.

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De nos jours, vu la multitude de technologies à notre portée, nous tenons pour acquis que la productivité s’est améliorée. Mais parfois, la technologie entrave la productivité plus qu’elle ne la favorise. Dans le cadre d’une étude menée en 2014 par Harris Poll pour CareerBuilder, les employés ont cité comme principaux freins à la productivité au travail le téléphone cellulaire et les textos (50 %), Internet (39 %), les médias sociaux (38 %) et les courriels (23 %).

À cela s’ajoutent des réunions qui s’étirent, des trajets interminables, des distractions au travail et des tâches administratives inutilement compliquées (pensez planification ou recherche de fichiers). Il n’est donc pas étonnant que l’efficacité en souffre.

D’un autre côté, il existe d’innombrables outils pour réduire le gaspillage de temps et d’énergie, souligne Cheri Chevalier, directrice générale des milieux de travail modernes à Microsoft Canada.

Outils de connectivité mobile

« Le navettage gruge énormément de temps, souligne Mme Chevalier. La mobilité permet de gagner des heures sur le temps passé à faire la navette en assurant une connectivité et un accès totaux aux outils de bureau nécessaires à une expérience de travail uniforme. »

Applications de vidéoconférence

Dans le même ordre d’idées, des applications telles Skype, FaceTime et Google Duo sont pour les employés des moyens rapides et faciles de communiquer et de collaborer, peu importe où ils se trouvent.

Intelligence artificielle (IA) et apprentissage machine

Microsoft et Intuit (QuickBooks), entre autres, travaillent activement à l’intégration de capacités d’IA dans leurs gammes de produits. Qu’il s’agisse de diaporamas avancés ou de calculs complexes, les gains de productivité peuvent être colossaux, selon Mme Chevalier.

Outils relationnels et de gestion de projets d’entreprise

Des outils comme Yammer et Slack éliminent les obstacles à la communication en reliant les membres des équipes de projet où qu’ils soient, leur donnant ainsi accès aux mêmes données et facilitant les conversations en temps réel.

Applications de planification, de comptabilité et de paie basées sur l’infonuagique

On ne compte plus les offres en infonuagique (par exemple, FreshBooks, QuickBooks et Sage) qui aident les gestionnaires à accomplir leurs tâches administratives essentielles.

Applications de partage de fichiers

Grâce à des services populaires tels Dropbox et Google Drive, fini le temps perdu à chercher une information ou la dernière version d’un document.

Assistants virtuels

Les assistants virtuels, comme l’Assistant Google, Cortana ou Alexa for Business d’Amazon, aident les employés à respecter leur horaire et à exécuter diverses tâches courantes par simple commande vocale. Certains assistants peuvent même enregistrer, transcrire et traduire des conversations, précise Mme Chevalier.

Certains outils d’efficacité ne coûtent rien à l’utilisateur final, mais même lorsqu’il y a un prix à payer, les gains de productivité le transforment en investissement rentable en un rien de temps.