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Révolu, le temps des courriels? Les applications de messagerie entrent dans la danse

Hybrides entre messageries instantanées et outils de gestion de projet, les nouvelles applications de messagerie sont la solution idéale pour se débarrasser d’une boîte de réception pleine à craquer.

Sans doute avez-vous déjà entendu un collègue ou un client faire référence à un courriel que vous n’avez jamais reçu. Cela n’a rien d’étonnant. Les problèmes de courriel sont fréquents.

Le courriel n’est plus ce qu’il était. Vous devez gérer de nombreuses adresses, des boîtes de réception qui ne désemplissent plus... Et ces fichus filtres de pourriel, censés vous faciliter la vie, bloquent parfois certains messages importants (comme ce fameux courriel que votre client jure vous avoir envoyé).

Les nouvelles applications de messagerie, qui s’inspirent des fonctionnalités des messageries instantanées et des outils de gestion de projet, sont devenues essentielles pour communiquer efficacement (voir Vos messages privés sont-ils vraiment privés?). Vous pouvez recevoir, consulter et envoyer des messages sur tous vos appareils.

Notifications

Nul besoin de vérifier constamment vos messages, comme si votre vie en dépendait. Vous pouvez choisir de recevoir un avis quand un message vous est adressé, quand votre nom est mentionné ou quand une réponse est publiée dans une conversation que vous suivez. 

Conversations

Regroupez vos communications par sujet ou par participant afin d’y voir plus clair. Vous pouvez aussi créer des canaux pour vos clients et projets ou pour les conversations informelles.

Communications privées

Que vous ayez besoin de parler des points sensibles d’un projet ou de l’heure à laquelle vous jouerez au squash après le travail, vous pouvez aussi écrire à un collègue en privé.

Fichiers joints

Ajoutez des documents, images ou feuilles de calcul à vos conversations. Vous serez ainsi assuré que votre interlocuteur recevra vos fichiers (ce qui n’est pas toujours garanti avec le courriel).

Réunions en ligne 

Plus besoin de téléphone ni de service de téléconférence coûteux pour tenir une réunion. Les meilleurs logiciels de messagerie permettent aujourd’hui de tenir des conférences audio et vidéo et même de partager son écran en un clic.

Quatre applications de messagerie : Slack et les autres

Certaines applications de messagerie, comme Facebook Messenger et la messagerie instantanée de Twitter, sont réservées à un usage personnel, voire aux entreprises qui souhaitent communiquer avec leurs clients. Mais si vous cherchez un outil pour stimuler la collaboration au sein de vos équipes, Slack est la référence en la matière. D’autres applications pourraient aussi vous intéresser. 

1. Slack

  • Prix : gratuit pour les fonctions de base, 80 $ US par an par utilisateur pour la version Standard, 150 $ US par an par utilisateur pour la version Plus
  • Environnement : Android, iOS, Linux, macOS, navigateur Web, Windows

Slack dont les nombreuses fonctionnalités font l’objet d’améliorations constantes, est la meilleure application de messagerie sur le marché. Vous pouvez y intégrer plus de 750 applications, comme un calendrier, un carnet d’adresses ou un rapport de ventes. Un de ses principaux atouts, toutefois, est la possibilité d’inviter des clients à participer – gratuitement – aux discussions.

2. Flock

  • Prix : gratuit pour les fonctions de base, 46 $ (36 $ US) par an par utilisateur pour la version Pro 
  • Environnement : Android, iOS, macOS, navigateur Web, Windows

Flock offre des fonctionnalités semblables à celles d’autres applications, mais à prix moindre. Vous pouvez restreindre l’accès aux canaux au mode lecture seule, pour publier des nouvelles de la direction, par exemple. Votre liste de choses à faire s’affiche dans une barre latérale.

3. Microsoft Teams

  • Prix : compris dans l’abonnement à Office 365 ou 77 $ (60 $ US) par an par utilisateur non abonné
  • Environnement : Android, iOS, macOS, navigateur Web, Windows

Microsoft Teams s’intègre entièrement avec Microsoft Office. Il ne s’agit pas d’un simple service de messagerie, mais d’un outil de collaboration complet. Les utilisateurs d’un groupe peuvent consulter des documents en simultané. Vous pouvez aussi créer des sous-conversations dans les canaux (fonctionnalité propre à Teams).

4. Stride

  • Prix : gratuit pour les fonctions de base, 46 $ (36 $ US) par an par utilisateur pour la version Standard
  • Environnement : Android, iOS, Linux, macOS, navigateur Web, Windows

Stride est offerte à un prix concurrentiel, car l’application est nouvelle. De plus, il lui manque certains des paramètres et fonctionnalités qu’offrent les autres applications de messagerie. Mais si vous aimez la nouveauté, pourquoi ne pas l’essayer?

Vos messages privés sont-ils vraiment privés?

Dans les applications de messagerie comme Slack et Microsoft Teams, lorsque vous conversez en privé avec un collègue, les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos messages. Mais ils ne sont pas pour autant confidentiels.

Les administrateurs des TI de votre organisation peuvent accéder aux comptes des employés pour modifier les autorisations ou les mots de passe. Ils peuvent donc lire les messages. 

Ce qu’il faut savoir : 

1. Les organisations doivent conserver l’historique de leurs communications, y compris les messages privés. 

2. Vous avez le droit de savoir quelles données personnelles l’organisation possède sur vous. Les messages privés que vous avez écrits en font partie.

Voici une règle toute simple pour éviter les ennuis : n’écrivez pas ce que vous ne diriez pas à voix haute.