Excel : 11 astuces extra pour les comptables

Incontournable pour les CPA, le tout-puissant Excel est un outil précieux qui nous permet de traiter des séries de données complexes et de communiquer une grande quantité d’informations à nos clients ou collègues. Mais la création de feuilles de calcul aux onglets multiples prend un temps considérable, d’autant que la plupart d’entre nous utilisent à peine 10 % des capacités du logiciel. Que vous vous en teniez aux fonctions de base ou que vous ayez l’habitude de créer des macros, des tableaux croisés dynamiques ou des classeurs aux références multiples, découvrez 11 astuces qui feront de vous une superstar d’Excel.

1. Copier la mise en forme à l’aide de la fonction Reproduire la mise en forme (F4)

Finies les tâches répétitives pour reproduire manuellement la mise en forme! Grâce au bouton Reproduire la mise en forme, vous pouvez copier directement la mise en forme d’une cellule source puis la coller dans une cellule cible. Pour modifier plusieurs cellules à la fois, double-cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme. C’est aussi simple que ça!

2. Modifier une cellule à l’aide des touches F2 (PC) ou Ctrl + U (Mac)

Il peut être frustrant d’avoir à double-cliquer sur une cellule pour la modifier. Au moindre faux pas, on écrase la cellule tout entière au lieu d’y faire une simple modification. En utilisant la touche F2, vous n’aurez plus ce problème.

3. Sélectionner une ligne à l’aide des touches Maj + barre d’espacement ou une colonne à l’aide des touches Ctrl + barre d’espacement (PC et Mac)

Ne perdez plus de temps à naviguer dans les menus pour manipuler lignes et colonnes. Grâce aux raccourcis clavier Maj + barre d’espacement et Ctrl + barre d’espacement, vous sélectionnerez rapidement la partie souhaitée de votre feuille de calcul.

4. Coller des valeurs à l’aide des touches Ctrl + Alt + V (PC et Mac)

Lorsque vous devez mettre à jour le format des feuilles de calcul que vous ou vos collègues utilisez régulièrement, vous avez sûrement la désagréable impression de passer votre temps à modifier, défaire et refaire. Utilisez la fonction Coller des valeurs pour copier uniquement les chiffres et ignorer les formules, calculs et formats. Pour accéder à cette fonction, cliquez sur Coller > Collage spécial ou appuyez sur les touches Ctrl + Alt + V.

5. Appliquer le format Monétaire à l’aide des touches Ctrl + Maj + $ (PC) ou Ctrl + Maj + 4 (Mac)

Il existe un grand nombre de raccourcis clavier utiles dans Excel. Toutefois, si vous traitez des données financières, Ctrl + Maj + $ est le plus important à retenir.

6. Se déplacer d’un onglet à un autre à l’aide du raccourci Ctrl + touches de direction (PC) ou Alt + touches de direction (Mac)

Les feuilles de calcul aux onglets multiples peuvent renfermer une quantité incroyable d’informations. Mais plus vous traitez d’informations, plus la navigation devient difficile. Pour vous déplacer rapidement entre les onglets, utilisez le raccourci clavier Ctrl + touches de direction.

7. Insérer une formule SOMME à l’aide des touches Alt + = (PC) ou Cmd + Maj + T (Mac)

Bien qu’élémentaire, la formule SOMME peut vous faire gagner beaucoup de temps. Pour l’insérer, utilisez la fonction Somme automatique en appuyant sur les touches Alt + =.

8. Appliquer la formule NB.SI (PC et Mac)

Tirez le maximum de vos données en utilisant cette formule utile et polyvalente qui vous aide à déterminer le nombre de cellules répondant à un certain critère. Par exemple, pour connaître le nombre de jours où le montant total des ventes quotidiennes de votre entreprise a dépassé 5 000 $, listez les jours du mois dans la colonne A et ajoutez les totaux correspondants dans la colonne B, puis utilisez la formule =NB.SI(B1:B31,">5000").

9. Insérer un saut de ligne à l’aide des touches Alt + Entrée (PC et Mac)

Lorsque vous communiquez des données à des clients ou collègues, mieux vaut soigner leur présentation. Or, ce n’est pas toujours chose facile avec Excel. Pour aérer le contenu d’une cellule, par exemple, insérez un saut de ligne en utilisant le raccourci clavier Alt + Entrée.

10. Basculer entre les formules et les valeurs à l’aide des touches Ctrl + ~ (PC et Mac)

Les formules font la force d’Excel, mais elles peuvent aussi être une source de confusion. Il est notamment facile de se perdre dans les formules complexes aux fonctions imbriquées. Utilisez le raccourci clavier Ctrl + ~ sur n’importe quelle cellule pour afficher la formule et déceler les erreurs. Pour revenir aux valeurs, appuyez de nouveau sur les touches Ctrl + ~.

11. Sauvegarder les modifications à l’aide des touches Ctrl + S (PC) ou Cmd + S (Mac)

Ctrl + S est sans doute le raccourci clavier le plus élémentaire et le plus connu, mais il est aussi le plus important à retenir. Si vous utilisez régulièrement Excel, vous savez que le risque que le logiciel tombe en panne est élevé… surtout quand vous avez de nombreuses tâches et peu de temps pour les accomplir!

Simplifiez-vous la vie en sauvegardant votre travail aussi souvent que possible. À vous de jouer maintenant!