5 outils technos pour simplifier la vie d’un comptable

Les applis et les logiciels, plus intuitifs et conviviaux que jamais, se révèlent accessibles que l’on soit adoptant pionnier ou peu aventurier de nature. (Caiaimage/Robert Daly/Getty)

Les technologies changent les façons de faire des affaires et transforment la profession comptable. Leaders des finances, les CPA ne doivent pas hésiter à utiliser tous les outils à leur disposition pour viser l’excellence.

Heureusement, les applis et les logiciels, plus intuitifs et conviviaux que jamais, se révèlent accessibles que l’on soit adoptant pionnier ou peu aventurier de nature. En voici quelques-uns qui sauront faciliter la vie d’un comptable.

1) CONVERSION D’UNE IMAGE SUR PAPIER EN UN FICHIER EXCEL

Le tout puissant Excel, peut-être le meilleur ami du comptable, permet de traiter des ensembles de données complexes et de communiquer une grande quantité d’informations aux clients ou aux collègues. Maintenant, vous pouvez vous en servir pour créer une feuille de calcul en deux temps, trois mouvements, grâce à l’appareil photo de votre téléphone. Dans l’appli Microsoft Excel iOS ou Android, le très pratique outil Insérer des données provenant d’une photo permet de copier des mots et des chiffres écrits sur une feuille de papier dans une feuille de calcul électronique. Il suffit de prendre une photo; l’outil utilise le moteur de reconnaissance en ligne d’Excel pour convertir l’image en données modifiables.

Marche à suivre :

• Dans l’appli Excel, touchez le bouton Nouveau, en haut de l’écran, pour créer un nouveau fichier.
• Au bas de l’écran, appuyez sur Données provenant d’une photo.
• Placez les données que vous voulez saisir à l’intérieur de la bordure rouge, puis prenez la photo.
• Si l’image créée vous convient, acceptez-la, ou appuyez sur le X pour en prendre une autre.
• Dans l’aperçu des données saisies, vous pouvez sélectionner une case et appuyer sur Modifier au besoin, puis sur Insérer pour placer les données dans votre classeur.

2) ORGANISATION DE RÉUNIONS FACILE

Les professionnels savent bien à quel point le simple fait d’organiser une réunion s’avère parfois compliqué. Le site Web et l’appli Calendly vous amèneront à jeter aux oubliettes la vieille méthode des courriels et des coups de fil pour coordonner rendez-vous, appels et autres entretiens. Il suffit de créer un horaire privé indiquant vos disponibilités et de laisser les clients choisir les moments qui leur conviennent. Calendly fonctionne aussi avec les agendas de Google, Office 365 et Outlook, ce qui permet d’éviter tout conflit d’horaire.

3) GESTION DE TOUTE L’ENTREPRISE DANS UN SYSTÈME UNIQUE

Les PME sont de plus en plus nombreuses à utiliser des outils de budgétisation en ligne comme Scoro pour simplifier et mieux organiser la gestion de leurs finances. Ces nouveaux outils se fondent sur l’utilisation d’un logiciel intuitif et sont faciles à utiliser – pas besoin d’une formation approfondie. En plus de la fonction de budgétisation, Scoro génère des rapports financiers et des analyses et propose un tableau de bord des ICP financiers. Il automatise aussi certains services, dont la facturation, et crée lui-même des flux de rentrées à partir des factures. Les utilisateurs obtiennent des rapports financiers cliquables qui présentent les résultats réels et indiquent, selon le cas, un déficit ou un excédent budgétaire. Ils peuvent aussi utiliser les dimensions comptables, voir une estimation en temps réel de la marge bénéficiaire et comparer deux périodes pour voir les tendances dans le temps. À partir de 26 $ US par mois par utilisateur (essai gratuit de 14 jours).

4) GESTION DES MOTS DE PASSE

Une atteinte à la cybersécurité est si vite arrivée… C’est pourquoi les comptables, qui ont déjà beaucoup à faire, gagneraient à intégrer un gestionnaire de mots de passe comme LastPass à leur cyberhygiène. Ces outils créent des mots de passe robustes, en assurent le suivi et simplifient leur modification; votre esprit se trouve libéré pour vaquer à d’autres occupations. C’est aussi le moyen le plus sécuritaire de communiquer des informations de connexion aux collègues et aux clients. LastPass a plusieurs cordes à son arc : interface simple, compatibilité, fonctions utiles, bon prix... Mieux encore, la version gratuite comprend l’essentiel des fonctions les plus pratiques.

5) ACCÈS AUX DONNÉES FINANCIÈRES DE PARTOUT

Ceux qui souhaitent passer à l’ère de la véritable mobilité trouveront dans l’appli Xero les moyens de diriger leur entreprise de partout, en tout temps. Envoi de factures, approbation des charges, entrée des recettes et rapprochements? Du gâteau grâce à cette appli pour Android. Le logiciel basé sur le nuagique permet de rassembler en un seul endroit toute l’information utile aux comptables. Ainsi, gestion des affaires et déplacements ne sont plus incompatibles; vous voilà en mesure de gérer votre entreprise où que vous soyez.

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