5 conseils pour mettre fin aux demandes de remboursement excessives par vos employés

Les demandes de remboursement douteuses sont en augmentation, selon une enquête menée récemment par Robert Half Management Resources. (Getty Images/poba)

Si vous avez travaillé dans un service des finances, vous connaissez probablement la chanson : un employé soumet une demande de remboursement de frais pour un kilométrage exagéré, des consommations en guise de repas ou un billet d’avion excédentaire greffé à un voyage d’affaires.

Les demandes de remboursement douteuses peuvent être aussi subtiles qu’extravagantes, et leur fréquence augmente, selon une enquête menée récemment par Robert Half Management Resources. Sur plus de 300 répondants, des directeurs financiers d’entreprises canadiennes (comptant 20 employés et plus), 58 % disent avoir constaté une hausse du nombre de demandes de remboursement abusives au cours des trois dernières années.

Voici cinq conseils pour aider votre entreprise à gérer cette situation.

1) NE NÉGLIGEZ AUCUNE INCIDENCE

Traitements au spa, contraventions pour excès de vitesse, etc. : certains employés tenteront par tous les moyens de vous refiler leurs dépenses personnelles, affirme Evangeline Berube, directrice de succursale et vice-présidente chez Robert Half Management Resources, à Edmonton.

« Certaines personnes qui connaissent peu le monde des affaires ou la passation en charges ignorent quelles dépenses sont admissibles, poursuit Mme Berube. Cela dit, d’autres personnes se disent que si les contrôles sont peu rigoureux, autant en profiter. »

Dans un cas comme dans l’autre, demander le remboursement de fausses dépenses peut constituer une fraude au travail, surtout si l’on utilise une carte de crédit d’entreprise. Cette pratique peut non seulement nuire aux résultats de l’entreprise, mais aussi avoir une incidence fiscale, prévient Brian Ludwig, CPA, du cabinet Crown Tax Services, à Regina.

« Les entreprises doivent se conformer aux règles de déclaration des revenus de l’ARC, car si elles remboursent des dépenses non justifiées, l’ARC les avisera qu’elles ne peuvent radier ce genre de dépenses, explique M. Ludwig. Nous [les CPA] pouvons les orienter à cet égard. »

2) INFORMEZ VOTRE PERSONNEL

Les employeurs doivent adopter une politique de remboursement des dépenses claire (sous forme de document) et s’assurer qu’elle est bien comprise, affirme Mme Berube.

« Les demandes de remboursement non justifiées sont dues en partie au fait que les organisations n’ont pas de politique claire ou que les employés ne savent pas à qui s’adresser pour obtenir des précisions. »

Mme Berube recommande d’offrir au personnel une formation pour expliquer quelles dépenses sont remboursables, comment soumettre une demande, ainsi que le processus d’approbation, d’évaluation et de remboursement. Il convient aussi de communiquer les règles régissant d’autres programmes de remboursement (abonnement à un centre de conditionnement physique, laissez-passer de transport en commun ou stationnement).

D’après les résultats de l’enquête, des rappels (courriel, bulletin d’information ou publication sur l’intranet) sont une bonne façon de mettre les choses au point.

3) INSTAUREZ DES CONTRÔLES

La technologie règne en maître : selon les résultats de l’enquête, 90 % des entreprises utilisent un système automatisé de traitement des notes de frais. Parmi ces entreprises, 51 % ont mis au point un système à l’interne, tandis que 39 % ont adopté un système conçu par un tiers.

« La technologie offre l’avantage de rationaliser le processus, d’éliminer le couper-coller et la photocopie, explique Mme Berube, mais il faut quand même faire les vérifications d’usage. »

Pour les petites entreprises, le traitement manuel peut s’avérer préférable du point de vue de l’investissement, ajoute M. Ludwig. Dans le cadre de l’enquête, 21 % des petites entreprises (de 20 à 49 employés) ont déclaré suivre un processus manuel.

« L’automatisation de ce processus serait peut-être trop coûteuse et trop complexe pour elles, précise-t-il. Sans parler des complications éventuelles. Comment soumettre les reçus originaux? Des erreurs pourraient facilement échapper au service des finances, sauf si quelqu’un vérifie attentivement les dépenses une à une. »

4) EXERCEZ UNE SURVEILLANCE RIGOUREUSE

À l’ère du télétravail, de l’externalisation et du partage des espaces de travail, les employés travaillent plus que jamais à distance. Ce phénomène (ni vu ni connu) accroît le risque d’erreurs dans la passation en charges, souligne Mme Berube.

« Il faut maintenant faire preuve d’un peu plus de rigueur, car on n’a plus les travailleurs à l’œil, poursuit-elle. Il faut vraiment instaurer davantage de contrôles. »

Remédiez à la situation en exerçant une surveillance rigoureuse, surtout des demandes de remboursement provenant de pigistes, d’entrepreneurs et de conseillers, ainsi que du personnel des ventes et des employés qui voyagent pour affaires, conseille M. Ludwig. Soyez à l’affût d’erreurs dans le kilométrage parcouru, les reçus pour le carburant et la location de voitures, les notes de restaurant et les autres frais de représentation, qui peuvent être manipulés, ajoute-t-il. Précisez quels frais de bureau à domicile votre entreprise couvre ou non (Internet, fournitures, transport, etc.).

« Demandez aux employés de fournir des précisions : s’il s’agit de kilométrage, où sont-ils allés et pour quel motif? Même chose pour les repas : demandez qui ils ont rencontré et quel était l’objet de la rencontre. C’est ce que l’ARC demande au propriétaire d’entreprise, après tout. Il est normal que celui-ci demande la même chose à ses employés. »

5) SOYEZ FRANC ET DIRECT

Si vous repérez une demande de remboursement douteuse, discutez-en sans délai avec l’employé, recommande M. Ludwig. Demandez-lui des précisions, rappelez-lui la politique de l’entreprise et prévenez-le des répercussions en cas d’écarts futurs.

« Le responsable doit avoir un entretien avec cet employé et l’avertir que ce genre de dépense n’est pas admissible. Il s’agit d’établir une bonne communication entre l’employé et la direction », conclut M. Ludwig.

PARTEZ DU BON PIED

Diriger une entreprise dans une conjoncture instable n’est pas une sinécure. Qu’il s’agisse de gérer votre trésorerie ou de mesurer vos profits, CPA Canada offre une foule de ressources aux PME.