Comment veiller à la prestation de services fiscaux de qualité
Le perfectionnement professionnel reste prioritaire, mais il ne faut pas pour autant négliger l’apprentissage tiré des conversations informelles au travail. (Getty Images/VioletaStoimenova)
Plongés dans un contexte changeant, les fiscalistes sont au fait de la complexité et des difficultés inhérentes aux mandats qui leur sont confiés. « Les règles évoluent sans cesse, alors, leur travail comporte forcément des risques », résume Bruce Ball, FCPA, vice-président, Fiscalité, à CPA Canada.
De fait, dans les petits et moyens cabinets, ce sont les travaux en fiscalité qui font le plus souvent l’objet de demandes d’indemnisation en assurance responsabilité professionnelle, poursuit-il. Pour aider les fiscalistes à adopter des processus favorables à la prestation de services de qualité, CPA Canada a mis au point un outil d’autoévaluation, la Liste de contrôle : pratiques exemplaires en fiscalité. Il s’agit d’amener les praticiens à cerner les lacunes dans leurs systèmes et à prendre les mesures correctives nécessaires.
« En définitive, grâce à cet outil, les cabinets pourraient éviter de coûteuses erreurs, atténuer certains risques, gagner en efficacité et accroître leur rentabilité à long terme », fait valoir Fabio Bonanno, directeur de projets, Fiscalité, à CPA Canada.
Voici les grands thèmes de la liste de contrôle.
1. PRIORITÉ À LA FORMATION
Compte tenu de l’évolution constante des règles fiscales, les professionnels en exercice doivent posséder des connaissances à jour, pertinentes et adaptées à leur travail. « D’où l’importance de l’apprentissage et du perfectionnement, qu’on complétera au moyen d’occasions de formation informelles, comme des conversations entre collègues fiscalistes », précise Bruce Ball.
Les professionnels doivent aussi savoir quand il convient de demander conseil à des spécialistes. « En général, par souci d’efficacité, le fiscaliste a tout intérêt à refuser un mandat qui ne relève pas de son domaine. Mieux vaut diriger le client vers un expert, pour éviter les erreurs et omissions. »
2. SOLIDITÉ DES SYSTÈMES
Pour mettre en évidence et atténuer les risques en fiscalité, il est essentiel de pouvoir compter sur des systèmes solides. « Cette solidité repose sur les politiques et processus d’acceptation des clients, l’examen des travaux de fiscalité, le suivi et la gestion des dossiers et échéances, ainsi que les volets cybersécurité et protection des renseignements personnels. »
Bien entendu, les pratiques exemplaires ne fonctionnent que si elles sont respectées à la lettre. « Les professionnels en exercice doivent élaborer des systèmes et d’autres outils pour mener à bien ces processus et effectuer les suivis. »
3. RIGUEUR DANS LES COMMUNICATIONS ET LA DOCUMENTATION
Il est impératif de consigner les travaux réalisés pendant une mission et les communications qui s’y rapportent (avec des collègues, des clients, des représentants de l’ARC), ainsi que de conserver tous les documents connexes. Le cabinet doit donc établir des lignes directrices à cet égard.
Des indications claires sur les attentes relatives à chaque dossier favoriseront l’uniformité des travaux au cabinet et faciliteront la récupération des dossiers pertinents en cas de litige, poursuit Bruce Ball.
Une documentation adéquate figure parmi les nombreux indicateurs de la qualité des travaux réalisés et d’une saine gestion, ajoute Fabio Bonanno. « Si le cabinet ne montre pas cette caractéristique d’emblée, la qualité du travail risque d’être mise en doute. »
4. PROCESSUS DURABLES
Bruce Ball conseille de désigner un responsable pour veiller à la conformité du cabinet à ses propres politiques. « Je recommande de revoir les politiques une fois par année, car avec le temps, on finit parfois par sauter des étapes, on va trop vite. »
N’oublions pas non plus l’utilité des rencontres avec des pairs. « Voyez comment procèdent les autres dans leur travail, écoutez-les. Découvrez ce qui a bien fonctionné, ce qui a posé problème. Vous trouverez sans doute des idées intéressantes. »
Par ailleurs, il vaut mieux éviter de tout changer en même temps. « Il est en général plus facile et plus efficace de procéder par étapes pour apporter des améliorations. »
La liste de contrôle peut jouer un rôle déterminant pour assurer la rigueur et la qualité des services fiscaux, poursuit Fabio Bonanno. « La liste énonce avec clarté les premières étapes à suivre, sur lesquelles les professionnels s’appuieront pour établir les priorités. Ils pourront y donner suite en fonction des ressources à leur disposition, dont les blogues et les webinaires de CPA Canada. »
« L’essentiel à retenir, c’est que cet outil apporte des atouts pour le cabinet, entre autres pour l’amélioration continue de l’efficacité et de la rentabilité », conclut Bruce Ball. Autre élément, le fiscaliste qui envisage de quitter le domaine et de céder sa clientèle à un acquéreur éventuel sera en mesure de mieux négocier et d’obtenir de meilleures conditions.
LECTURES COMPLÉMENTAIRES
La Liste de contrôle : pratiques exemplaires en fiscalité s’ajoute aux ressources qu’offre CPA Canada, qui a notamment créé le Guide sur la compilation, les services fiscaux et la gestion de cabinet (GCSFGC). Conçu pour les professionnels exerçant à titre individuel et les petits et moyens cabinets, le GCSFGC comprend des indications, des listes de contrôle, des modèles, des études de cas, des exemples de formulaires et des liens utiles pour les professionnels de divers domaines, dont la fiscalité.