Ministère du Patrimoine canadien : Finaliste du prix Innovation 2016

Pour son initiative de modernisation de la gestion des subventions et des contributions, le ministère du Patrimoine canadien a été nommé finaliste du prix Innovation 2016.

Le ministère du Patrimoine canadien a un large mandat et une clientèle non moins diversifiée. Par l’intermédiaire de ses programmes de subventions et contributions (ci-après «S et C»), il accorde une aide financière à des organisations des secteurs des arts, de la culture, des sports, du patrimoine et des langues officielles.

Au cours des dernières années, le Ministère s’est vu confier un nouveau mandat visant la modernisation des S et C, l’amélioration du service à la clientèle, et l’accroissement de l’efficacité opérationnelle et de la transparence, le tout dans les limites de son budget actuel. De toute évidence, il lui fallait procéder à des changements fondamentaux concernant la gestion et l’administration des demandes de financement.

Après avoir cartographié, analysé et remis en question les processus d’affaires existants, le Ministère a découvert que son approche «universelle» habituelle en matière d’administration des S et C pouvait être plus efficace, étant donné qu’environ 90 % des bénéficiaires avaient déjà présenté plus d’une demande auparavant. On a donc adopté une approche fondée sur les risques pour évaluer les demandes et effectuer le suivi des ententes de financement, ce qui a permis de réduire le fardeau administratif et d’affecter les ressources des programmes à des dossiers plus complexes ou à des projets novateurs. Cela a également permis d’accroître l’efficience et de réduire les charges de fonctionnement; ces résultats ont pu être mesurés au moyen d’une étude des temps et mouvements complexe et exhaustive.

L’équipe de projet a joué un rôle clé pour permettre au Ministère de respecter son engagement à l’égard de l’excellence du service, en l’aidant à simplifier davantage les processus d’affaires, à améliorer les normes d’administration des programmes et à accroître la transparence.

Parmi les retombées du projet, mentionnons :

  • l’apport d’améliorations au traitement des demandes; les résultats obtenus montrent une hausse moyenne de l’efficacité de 30 % (soit plus que l’objectif initial du Ministère, qui était de 10 %)
  • la normalisation et la simplification du processus de paiement, ce qui a permis de faire passer le délai d’émission des paiements de 28 à 5 jours
  • une réduction de deux semaines du délai de communication de la décision de financement (c’est-à-dire l’amélioration de la norme de service), qui s’établit maintenant à 10 semaines
  • l’accessibilité, sur le site Web du Ministère, des résultats en matière de normes de services
  • la communication de toutes les subventions et contributions accordées par Patrimoine canadien (avant 2016, seules 60 % étaient communiquées)

Grâce à l’appui de la haute direction, au soutien de gestionnaires diligents et à la participation du personnel des programmes, ce projet est à l’origine d’immenses progrès au chapitre de l’octroi des subventions et des contributions aux demandeurs.

Membres de l’équipe :

Étienne Boivin-Dumais, gestionnaire, Maintenance des systèmes de subventions et de contributions
Alain Deschamps, conseiller technique, Développement d’applications
Nicole Gardner, gestionnaire, Conseils en gestion financière
Diane Haché, gestionnaire régionale de programme
Valerie Hopper, gestionnaire régionale, Programmes des arts
Trevor Keck, consultant principal de programme
Hoda Kirkish, administratrice, Systèmes opérationnels
Jo-Anne Landriault, chef, Services SGISC
Annie LeBlanc, gestionnaire régionale, Services financiers
Randy Miller, gestionnaire, Fonds du Canada pour la présentation des arts
Diane Nadeau, conseillère
Marc Rathier, analyste
Todd Scarfone, conseiller financier principal
Sean Sheehan, conseiller principal
Amanda Troupe, analyste de politique et recherche

Faits saillants

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