Une question d’ouverture

Réaménagement en vue. Les employeurs canadiens découvrent peu à peu les inconvénients des bureaux à aire ouverte.

Christopher Chapman parle en connaissance de cause lorsqu’il aborde le sujet des bureaux à aire ouverte. Président du cabinet torontois Derailleur Consulting, il conseille les entreprises sur la façon de gérer leurs équipes d’informaticiens. Il a constaté sur le terrain combien le regroupement des équipes dans une aire de collaboration peut s’avérer une arme à double tranchant. Dans une entreprise qui avait regroupé tous ses spécialistes en technologies dans une grande salle, autour de tables communes, le niveau de bruit augmentait tellement au fil de la journée que, pour l’assourdir, certains portaient un casque d’écoute, se rappelle M. Chapman. Certaines équipes aiment travailler ensemble dans un même local où les écrans des ordinateurs tiennent lieu de cloisons. Toutefois, les personnes qui effectuent des tâches exigeant une grande attention ou qui doivent faire des appels téléphoniques sont nettement désavantagées. « Tout le monde n’est pas à l’aise dans un tel environnement, observe M. Chapman. Ne pas pouvoir s’isoler et se concentrer nuit à l’esprit d’équipe. »

RETOUR EN ARRIÈRE

Très populaire dans les années 1960, à l’apogée du taylorisme, le concept « aire ouverte » s’est vraiment imposé dans les entreprises canadiennes au cours de la dernière décennie.

Quels avantages y voit-on? Nombreux sont ceux qui croient que l’aménagement à aire ouverte prend moins d’espace (ce qui réduit les frais immobiliers), améliore l’efficacité (en rapprochant les employés) et stimule la productivité, souligne Jennifer Veitch, psychologue de l’environnement au Conseil national de recherches du Canada, à Ottawa. « C’est purement économique », ajoute-t-elle.

Jan Kelley, un cabinet de publicité et de communication établi à Burlington (Ontario), a adopté l’espace de travail à aire ouverte en 2012. « Cette décision reflétait l’évolution de nos activités et de nos méthodes de travail, explique la présidente, Chantel Broten. Aujourd’hui, tout va si vite que la collaboration est plus importante que jamais. » Les employés avaient exprimé le désir de travailler avec leurs collègues autour de tables communes. Le cabinet a donc fait aménager un espace où tous les employés travailleraient ensemble, quel que soit leur rôle. « Je ne retournerais pas dans un bureau fermé. En tant que leader, j’ai l’impression d’être plus accessible et de participer davantage aux activités, affirme Mme Broten. Par contre, on y remarque plus facilement votre absence. Et si vous prenez du retard, vos collègues s’en aperçoivent. »

DURE RÉALITÉ

Le manque d’intimité dans les aires ouvertes est bien connu. Une étude australienne publiée en 2013 dans le Journal of Environmental Psychology indiquait que les personnes travaillant dans des bureaux fermés enregistraient le niveau de satisfaction le plus élevé à l’égard de leur milieu de travail. Dans les bureaux à aire ouverte, la principale cause d’insatisfaction était la distraction due au bruit et à la perte d’intimité.

Seulement 10 % des répondants considéraient que la facilité d’interagir avec les collègues était un enjeu. Les employés ne voulaient pas que le besoin de collaborer soit privilégié au détriment de la tranquillité de leur espace personnel.

« La plupart des employés de bureau ont besoin de lire, d’analyser, de réfléchir ou de parler au téléphone », commente Mme Veitch. Les gens n’ont pas tous la capacité de faire abstraction des bruits ambiants et des activités qui se déroulent autour d’eux. La théorie voulant que l’aire ouverte permette d’accomplir plus de travail en moins de temps demeure donc très hypothétique. « Les résultats ne sont vraiment pas aussi concluants que ce que nous laisse entrevoir la théorie », soutient-elle.

Et que dire de l’absentéisme. Une étude menée au Danemark auprès de 2 400 travailleurs révèle que plus les employés sont nombreux dans une même aire de travail, plus le taux d’absentéisme est élevé. Ainsi, les travailleurs dans des bureaux à aire ouverte comptant plus de six employés prendraient 62 % plus de congés de  maladie que les travailleurs dans des bureaux comptant moins d’employés.

Selon les experts, les adeptes du bureau à aire ouverte ont compris le message. Nombre d’entreprises prennent les grands moyens pour se distancer du concept initial du bureau décloisonné, en aménageant des locaux où les employés peuvent s’isoler si nécessaire. Par exemple, les espaces de travail de la Tour Telus, à Toronto, varient d’un étage à l’autre. Ainsi, l’étage de la technologie comporte une série d’aires ouvertes où la plupart des employés travaillent devant leur ordinateur portable, autour de grandes tables. D’autres étages comportent des cloisons mobiles permettant de travailler en groupes de huit à dix employés. Il y a des pièces fermées avec téléphone, et l’on peut réserver des postes individuels de travail en position debout. « Nous encourageons nos employés à travailler de manière à maximiser leur productivité, que ce soit à la maison, au bureau ou en déplacement », indique Jill Yetman, représentante, Relations médiatiques et sociales, à Telus. « Il n’y a pas de solution unique », précise Geoff de Bruijn, vice-président, Services d’entreprise et durabilité, à Telus, à Edmonton. « Nous voulons que notre approche soit réfléchie et équilibrée. » Il relate que dans le cadre d’un nouveau projet de bureaux à aire ouverte, la haute direction de Telus a scruté les résultats de ses aménagements similaires dans d’autres villes. Et, malgré les réticences de quelques opposants, le projet a vu le jour. Aujourd’hui, M. Bruijn se réjouit de la réaction des employés. Il ajoute : « Nous prévoyons une économie de 150 M$ à 170 M$ en frais immobiliers sur une période de 20 ans. »

REVIREMENT

L’extrémisme a fait place à la modération, confirme Michelle Sigurdson, directrice principale chez Dialog à Vancouver, une entreprise d’architecture et d’aménagement intérieur qui compte plusieurs bureaux au Canada. « Bon nombre d’entreprises avaient opté pour l’aménagement ouvert intégral, dit-elle, mais les gens commencent à se raviser. Nous constatons un revirement. »

D’après Mme Sigurdson, de nombreux cabinets comptables prennent soin d’installer les bureaux fermés au centre de l’étage pour que les employés qui travaillent dans les aires de collaboration bénéficient de la lumière naturelle. Parmi ses clients, 70 % des cabinets comptables ont maintenant des bureaux à aire ouverte. « La comptabilité semble moins introvertie qu’elle ne l’était », plaisante-t-elle.

Deloitte a opté pour une gestion prudente de la transformation de ses bureaux à l’échelle du pays. Ryan Brain, associé directeur à Toronto, précise que le cabinet a examiné attentivement les succès (et les revers) de la revitalisation de son bureau national avant d’entreprendre récemment la fusion de quelques bureaux à Toronto. Le nouvel aménagement, plus ouvert, répondra aux divers besoins du personnel. « Notre plan d’étage comprend quatre espaces de travail différents, qui permettent de travailler seul ou en collaboration », explique M. Brain. Ces espaces comprennent des aires ouvertes, des aires fermées, quelques postes de travail en position debout, des postes conçus pour le travail en équipe et des salles d’appel. « Personne n’a de poste attitré », souligne M. Brain, ajoutant que les employés doivent réserver les aires de travail.

Malgré cet aménagement très polyvalent, M. Brain admet que les employés ne sont pas tous ravis du changement. « Nous sommes habitués à notre espace personnel. Il s’agit maintenant de nous adapter à ce nouvel environnement. » Néanmoins, la rétroaction générale est positive, confirme M. Brain. « C’est l’un de nos investissements les plus importants, dit-il. Nous estimons avoir gagné au change. »

À propos de l’auteur

Anna Sharratt


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