Réunions pour le 21e siècle

Perdez-vous l’attention de vos employés pendant les réunions? Voici quelques pistes pour vous aider à changer vos façons de faire.

Carolyn Scissons, coordonnatrice principale chez Suncor Energy, se souvient d'avoir participé à une réunion particulièrement pénible. « Tout d’abord, il y a eu un pépin technique puis, à la suite d’un commentaire d’un participant, la discussion a dévié sur un sujet brûlant dont tout le monde voulait parler. Et nous n’avons pas pu revenir à l’objet initial de la réunion. »

Cela se produit souvent. Vous convoquez vos employés pour leur expliquer un nouveau processus ou leur annoncer le recrutement d’un nouveau client, mais la réunion ne tarde pas à vous échapper. Les participants s’en désintéressent et regardent davantage leur téléphone intelligent que votre présentation PowerPoint. Selon une étude américaine menée par le cabinet-conseil Bain and Company, les entreprises consacrent 15 % de leur temps collectif aux réunions; les cadres dirigeants passent même deux jours par semaine en réunion avec trois collègues ou plus, souvent sans véritable raison, simplement par habitude.

Jon Petz, auteur de Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, or Get Out of More Meetings, estime que si les patrons tiennent des réunions, c’est notamment parce qu’ils doutent de leur processus décisionnel. « Ils courent un moindre risque en faisant intervenir plusieurs personnes, observe-t-il. Mais ils pourraient n’en convoquer que deux susceptibles de les aider à décider, au lieu d’en réunir huit et de leur faire perdre leur temps. »

Il existe évidemment des raisons de réunir le personnel, mais il n’y a pas toujours lieu de tenir une réunion en bonne et due forme. « Cessons de réunir les employés simplement pour leur lire une mise à jour de la politique générale », implore M. Petz. Sans exclure complètement les réunions, qui sont nécessaires dans certains cas et très utiles pour échanger des idées, peut-être est-il temps de trouver de nouvelles façons de mobiliser les gens.

FAITES CIRCULER L'ORDRE DU JOUR.

Si vous jugez nécessaire de réunir votre équipe, préparez un ordre du jour. M. Petz conseille de l’envoyer aux participants au moins 24 heures à l’avance et d’y inclure deux points importants : un énoncé de mission comprenant un objectif, ainsi qu’un état des résultats escomptés. Votre personnel saura ainsi à quoi s’attendre et la réunion se déroulera dans l’ordre.

EXPERIMENTEZ DE NOUVEAUX MODES DE RENCONTRE.

Si vous trouvez PowerPoint dépassé, essayez de tenir une réunion à distance au moyen de Facebook ou de Microsoft SharePoint. « Il existe une foule de techniques perfectionnées qu’on n’utilise pas », souligne Jeff Lowe, vice-président du marketing chez Smart Technologies. Par exemple, son entreprise a conçu des produits pour ceux qui n’arrivent pas à se départir de leur tableau blanc, mais qui sont ouverts à la technologie. L’application Smart kapp permet au présentateur de relier son téléphone ou sa tablette au tableau kapp sur lequel il écrit, puis de communiquer le contenu du tableau aux destinataires, qui le reçoivent dans un message texte ou un courriel. « Les gens adorent se lever pour aller au tableau. Nous avons donc relié le tableau à une autre chose qu’ils adorent : leur appareil mobile », ajoute M. Lowe.

Au lieu d’entasser tout le monde dans une salle de réunion, tenez une vidéoconférence (vous joindrez davantage de personnes) en utilisant Join.me, WebEx, GoToMeeting, Google + Hangouts ou TeamViewer.

Vous pouvez aussi inviter les participants à contribuer grâce à Twitter. Certaines entreprises suivent un mot-clé et montrent le fil Twitter en direct, ce qui permet des commentaires continus accessibles à tous les participants.

APPORTEZ DES ACCESSOIRES.

Bernie De Koven, concepteur du site de jeux en ligne deepfun.com, suggère d’apporter des accessoires à la réunion (balles Koosh, jeu de construction Tinkertoy, etc.) pour réprimer les trépignements d’impatience des participants. « Si vous ne leur occupez pas les mains, ils vont texter ou utiliser leur téléphone. » M. De Koven connaît une entreprise où l’on a apporté en réunion un cheval-jouet et remis à chaque participant un bâton de plastique. « Chaque fois qu’une personne trouvait qu’une autre défendait une idée déjà rejetée par la majorité, elle tapait sur le cheval pour signifier que son collègue s’acharnait inutilement [allusion à l’expression anglaise beating a dead horse]. »

BOUGEZ.

La clinique Mayo suggère de marcher pendant les réunions et les séances de remue-méninges, tant pour garder la forme que pour dynamiser la rencontre. Ainsi, depuis quatre ans, les employés du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (CHEO), à Ottawa, tiennent des réunions en marchant. « Il y a un avantage évident sur le plan de la santé. De plus, vous libérez une salle de réunion et vous améliorez votre créativité et vos processus de réflexion », soutient Mark Tremblay, directeur du Groupe de recherche sur les saines habitudes de vie et l’obésité du CHEO.

Il semble qu’on tienne des réunions à cheval, dans les toilettes et même sur les toits, mais M. Petz préfère les cages d’escalier pour les réunions portant sur un seul sujet et comprenant un maximum de cinq participants. Chacun expose son point de vue et fait part de ses commentaires en montant ou en descendant les escaliers. Si vous décidez de tenir des réunions où l’on bouge, utilisez un téléphone intelligent ou un ordinateur portatif pour prendre des notes.

TERMINEZ EN BEAUTE.

Pour qu’une réunion soit perçue comme ayant été efficace et agréable, Mme Scissons suggère de conclure de façon marquante. « La plupart des réunions commencent avec de bonnes intentions, mais on néglige souvent les cinq dernières minutes. Récapitulez les principaux points, déterminez si vous avez atteint votre objectif et précisez les prochaines étapes », conseille-t-elle. Il peut également être utile de donner une note d’appréciation à la réunion et d’attribuer le mérite à qui de droit. (Selon M. De Koven, les employés hésitent à assister aux séances de remue-méninges parce qu’on attribue souvent le mérite des idées formulées à la personne qui a convoqué la réunion.)

« Il faut se rappeler que les participants doivent se sentir à l’aise pour qu’une réunion soit fructueuse. De cette façon, non seulement vous obtiendrez des résultats, mais la rencontre laissera un sentiment de respect mutuel, explique M. De Koven. Lorsqu’une réunion est agréable, c’est que vous êtes sur la bonne voie. »

À propos de l’auteur

Georgie Binks


Georgie Binks est rédactrice indépendante à Toronto.

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