Le mythe du multitâche

Selon certaines études, le multitâche ne permet pas vraiment de maximiser la productivité. Vous pouvez donc interrompre vos tâches durant quelques instants, et lire ce qui suit.

Vous avez constamment l’impression de jongler avec vos projets et vos dossiers? Vous avez trop de pain sur la planche? Les journées ne sont pas assez longues? Si vous vous évertuez tous les jours à tenter d’accomplir tout ce qui est inscrit sur votre liste de choses à faire, sachez que vous êtes loin d’être la seule personne dans une telle situation.

Mark Whitmore, associé directeur chez Deloitte, à Toronto, gère plus de 250 courriels et assiste à une dizaine de réunions par jour, en plus de diriger 300 associés et 3 000 professionnels. Quant à Carlo Sistilli, chef des finances d’Arista Homes, une entreprise de construction du Grand Toronto, il dirige les services de la comptabilité, des finances et des TI, et reçoit plus de 100 courriels par jour. «J’ai au moins dix tâches inscrites chaque jour sur ma liste de choses à faire, et je suis souvent sollicité pour m’occuper de problèmes et de dossiers particuliers », observe-t-il.

Cela vous semble familier? Dans le monde du travail d’aujourd’hui, nous faisons face à deux problèmes majeurs. Premièrement, nous sommes submergés d’informations. « Nous recevons aujourd’hui cinq fois plus d’informations qu’en 1986 », précise Daniel Levitin, neuroscientifique à l’Université McGill de Montréal et auteur de l’ouvrage The Organized Mind, Thinking Straight in the Age of Information Overload. Deuxièmement, nous consacrons beaucoup trop de temps et d’énergie à tenter de composer avec la surabondance d’informations et le nombre croissant de tâches à accomplir.

Or, bien des études montrent que, lorsqu’on mène de front plusieurs tâches, on accomplit moins de choses et on risque de se sentir plus fatigué et stressé à la fin de la journée. Passer constamment d’une tâche à l’autre sans nécessairement les terminer a pour effet de disperser l’attention et de brûler du glucose, carburant nécessaire aux cellules du cerveau. Le multitâche libère aussi le cortisol, une hormone du stress qui peut embrouiller les idées et causer de l’anxiété, ainsi que l’adrénaline, hormone de la lutte ou de la fuite, qui est utile dans le monde animal, mais pas au bureau. Pire encore, des études sur le cerveau révèlent que le multitâche a pour effet d’envoyer l’information à assimiler vers la mauvaise partie du cerveau. Pas étonnant que nous ayons l’impression de ne pas avancer.

Quelles sont les meilleures stratégies pour gérer votre liste de choses à faire, rester productif et éviter l’épuisement professionnel? Voici quelques conseils, ainsi que les astuces de Mark Whitmore et Carlo Sistilli.

Répartissez votre temps en fonction de vos tâches

M. Sistilli dit travailler mieux dans ses dossiers le matin, et prévoit donc ses réunions l’après-midi. De son côté, M. Whitmore alloue la plus grande partie de son temps à ses clients et le reste, aux communications et aux questions internes.

Ne vous éparpillez pas

Il faut moins d’énergie pour se concentrer sur une tâche que pour passer constamment d’un projet à l’autre, mais il y a tout de même deux inconvénients à parer: 1) nous sommes bombardés d’alertes et de notifications; 2) la région du cerveau qui permet la concentration se laisse facilement distraire par la nouveauté. Lorsqu’on réagit à de nouveaux éléments attrayants, on risque d’être séduit par la perspective de résultats à court terme, et on oublie les résultats à plus long terme. « L’ennui avec les alertes (des téléphones intelligents ou des ordinateurs), c’est que la partie du cerveau chargée d’en faire abstraction est faible et s’affaiblit chaque fois qu’on l’utilise », explique Wendy Woods, formatrice et conseillère torontoise spécialisée en résilience, leadership et productivité.

Éliminez la tentation en désactivant les alertes et les notifications lorsque vous devez vous concentrer, puis consultez-les quelques fois par jour pour les trier par priorité.

« La gestion des courriels est l’outil de productivité le plus mal utilisé », estime M. Sistilli. Ce dernier, qui doit être joignable en cas d’urgence, garde sa boîte de réception ouverte mais ne consulte que la mention « Objet » des messages qu’il reçoit.

Ses collègues savent qu’ils doivent indiquer « urgent » s’ils ont besoin de son attention immédiate. Autrement, il ne lit ses courriels que deux fois par jour.

Tirez parti de la technologie

Les personnes très productives savent utiliser la technologie pour gérer l’information, ce qui permet au cerveau de se concentrer sur le travail prioritaire. M. Sistilli utilise déjà une tablette électronique pour sa liste de choses à faire, et dit qu’il est presque prêt à se défaire de son porte-documents pour n’utiliser que sa tablette.

En prévision du déménagement de Deloitte dans un nouveau siège social à l’environnement flexible (sans bureaux fermés ni places réservées), M. Whitmore se sert au maximum de la technologie pour travailler efficacement. Il a renoncé à son bureau et se déplace d’un poste de travail à l’autre, selon la nature de la tâche. « J’ai adopté un mode de travail numérique et sans papier. J’utilise une seule adresse de courrier électronique, un seul calendrier et je prends mes appels par ordinateur avec un casque d’écoute », précise-t-il.

Faites une pause

La rêvasserie n’est pas nécessairement synonyme d'inefficacité. Elle est même bénéfique, car elle permet au cerveau de se reposer et est propice à la créativité. Une pause, si courte soit-elle, offre beaucoup d'avantages.

Patricia Katz, stratège en matière de productivité et d’équilibre professionnel établie à Saskatoon, donne des conférences sur la productivité et anime des séminaires de formation. Elle recommande de prendre régulièrement des moments de repos au cours de la journée, qu’il s’agisse de micropauses de 20 secondes, pour se lever, s’étirer et regarder par la fenêtre, ou de pauses plus longues, comme une heure de lunch passée loin de l’ordinateur. « On se sent soulagé quand on se sent autorisé à faire une pause. Les pauses se révèlent un emploi du temps valable, car elles permettent de recharger ses batteries et de se rafraîchir les idées. »

S’il vous arrive d’être présent physiquement mais non mentalement à une réunion, Wendy Woods recommande d’évaluer votre attention sur une échelle de 1 à 10, où 1 signifie que vous avez l’esprit ailleurs et 10, que vous êtes entièrement attentif.

Si votre cote d’attention est inférieure à 7, il vous suffit de respirer profondément, à partir du ventre, pendant deux minutes pour stimuler votre système nerveux parasympathique. Cet exercice réduit le stress, et vous aide ainsi à retrouver votre concentration.

Vous constaterez que vous accomplirez davantage et que vous pourrez mieux vous concentrer si vous évitez de surcharger votre planche de travail et de faire trop de choses à la fois.

Même les jongleurs ne font pas vraiment du multitâche : ils lancent des quilles en l’air et ne se concentrent que sur une quille à la fois pendant la phase essentielle, « attraper-relancer », c’est-à-dire au moment où s’effectue le véritable travail.

À propos de l’auteur

Jane Langille


Jane Langille est rédactrice indépendante à Toronto.

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