Cinq pratiques exemplaires en implantation de technologies

Voici comment gérer l’adoption d’une nouvelle technologie dans votre cabinet.

Pour de nombreux praticiens, il arrive que l’implantation d’un nouvel équipement technologique tourne mal. Par exemple, un cabinet voulait mettre à jour son serveur contenant toutes les données sur les clients. Étant donné que la différence de prix entre les devis reçus était minime, ce cabinet a opté pour un nouveau fournisseur, dont les antécédents étaient limités, mais qui était récemment devenu son client. Et parce que c’était un client, le cabinet n’a pas cru bon de vérifier les références de l’entreprise comme il l’aurait fait pour tout autre fournisseur. Or, son client n’avait pas assez d’expérience dans le domaine des nouvelles technologies. Après huit mois de dépenses, de stress et de pannes à répétition, le cabinet a dû se résoudre à rappeler son ancien fournisseur.

Selon Malik Datardina, directeur principal, innovation en audit chez Deloitte, lorsqu’on adopte une nouvelle technologie, l’un des principaux défis consiste à veiller à ce que le fournisseur mette en œuvre la fonctionnalité requise en respectant l’échéance et le budget. À cet égard, les praticiens connaissent les mêmes difficultés que toute autre PME.

M. Datardina recommande cinq pratiques exemplaires pour le cabinet qui adopte une nouvelle technologie.

Cerner l’objectif. Que voulez-vous faire? Réduire les coûts? Élargir la gamme de produits? Au bout du compte, il faut pouvoir justifier le projet. Vous devrez évaluer la nouvelle technologie en fonction de cet objectif. Par exemple, si vous envisagez un service de courriel infonuagique comme Gmail pour réduire les coûts, quelles seront les économies? Quels sont les risques de sécurité? Quelle est la norme du secteur?

Comprendre le système et l’infrastructure TI actuels. Quelle est leur performance? Offrent-ils la fonctionnalité voulue? Plutôt que de céder à la nouveauté, analysez vos besoins et les ressources en place. Si votre système ne répond pas à vos besoins, établissez les grandes lignes de la transition, l’ensemble des points d’intégration et tout le travail requis, et communiquez ces données au fournisseur.

Identifier les fournisseurs qui offrent la fonctionnalité recherchée. Dans le choix du fournisseur, les critères de réputation, d'expérience et de viabilité financière sont essentiels. L’entreprise durera-t-elle? S’il s’agit d’une jeune entreprise qui souhaite être rachetée, le produit pourrait bientôt ne plus être offert. Demandez au fournisseur de vous montrer sa feuille de route pour l’avenir. Si l’envergure du projet justifie la dépense, demandez à un expert externe qui comprend votre entreprise et vos besoins de vous aider à évaluer les fournisseurs.

Établir une entente solide avec le fournisseur. Le contrat doit préciser la formation qui sera fournie, la nature et la durée du soutien offert, et l’équipe qui répondra à vos appels. Il faut donc savoir si l’équipe qui mettra en œuvre le système fournira aussi le soutien. L’entente doit également stipuler la nature des contrôles mis en place pour s'assurer de protéger la confidentialité des données sur les clients.

Créer une équipe interne de champions du projet. Ces personnes doivent s’impliquer dans l’implantation et recevoir la formation initiale afin d'aider à former le reste de l’équipe. Elles seront les personnes-ressources lorsque la technologie sera mise en service.

Enfin, c’est le praticien qui doit être responsable du projet, explique M. Datardina. « Ne laissez jamais les clés du système au fournisseur. Assurez-vous que tout ce qu’il fait respecte l’entente. Si le projet dévie de sa trajectoire, voyez pourquoi, qui est responsable, quelle est l’incidence, et corrigez le tir. »

À propos de l’auteur

Taryn Abate


Taryn Abate, CPA, CA, CPA (ILL.), est directrice de projets au sein de la division Recherche, orientation et soutien de CPA Canada.

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