Préparation à la prochaine période des impôts : des trucs efficaces

Voici cinq pratiques exemplaires pour vous aider à maximiser votre productivité.

Il n’est jamais trop tôt pour planifier la période des impôts. Maintenant que tout revient à la normale et que vous vous préparez peut-être à bénéficier d’un répit bien mérité, c’est le moment idéal pour prendre connaissance de quelques techniques éprouvées de gestion du temps et d’organisation des travaux. Elles aident à maximiser la productivité et à améliorer l’expérience client au cours de l’année, dans le but de réduire le stress de la prochaine période des impôts.

Les associés du cabinet de CPA torontois Bennett Gold LLP commencent à organiser le travail pour la période de pointe, allant de janvier à avril, dès le mois d'octobre. « Nous déterminons alors le nombre d’étudiants dont nous aurons besoin, et nous commençons à recruter », explique Denham Patterson, l'un des associés. L’équipe effectue la gestion des travaux et du temps en collaboration, et améliore constamment le processus. M. Patterson nous présente cinq pratiques exemplaires.

Prévoyance. En janvier, envoyez aux clients en impôt des particuliers une lettre de mission précisant les renseignements qu’ils doivent fournir, et la date butoir. « Les gens attendent le congé de Pâques pour réunir leurs documents fiscaux. Si Pâques tombe tard, il peut y avoir un goulot d’étranglement, explique M. Patterson. Nous essayons de renseigner nos clients sur le processus et de leur expliquer que si nous n’avons pas tout ce qu’il nous faut à la date indiquée, nous ne pouvons pas garantir que leur déclaration sera produite à temps. »

Réunions hebdomadaires sur le flux des travaux. Elles devraient réunir tout le personnel professionnel, les directeurs et les étudiants. Faites un tour de table : qui fait quoi? Que faut-il réattribuer? Quels aspects doivent être traités par un associé ou un directeur? Par exemple, un directeur principal pourrait appeler un client qui n’a pas fourni les renseignements requis, étant donné leur relation. Si vous prévoyez travailler le samedi, comme de nombreux comptables le font entre février et avril, il peut s’agir d’une bonne journée : il y a moins d’interruptions.

Questions efficaces. Le personnel et les étudiants devraient poser toutes les questions sur un dossier au cours d’une rencontre de fin de journée avec le responsable du dossier. La même règle s’applique aux clients.

Constance du processus. Dans la mesure du possible, essayez d’assigner un dossier donné à la même personne. S’il s’agit d’un étudiant qui a besoin d'une formation sur tous les aspects des missions d’audit et d’examen, confiez-lui la supervision des dossiers sur lesquels il a travaillé l’année précédente.

Système de flux des travaux. Il peut s’agir d’un rapport sur l’état d’avancement qui peut être consulté aux postes de travail. Le rapport doit préciser les points suivants : les dossiers de la personne, le travail effectué, la date d’échéance et le travail restant. Les directeurs et associés peuvent ainsi voir l'évolution même si la personne est absente. Des applications permettent de consulter sur son ordinateur des rapports sur toutes les missions, à la minute près.

En ce qui a trait aux examens et aux audits, M. Patterson recommande d’organiser une réunion de planification avec l’équipe qui travaille sur le dossier pour déterminer les aspects plus complexes, définir les éléments qui exigent une attention particulière et cerner sans tarder les problèmes éventuels. « Bref, il faut être efficace et ne pas perdre de temps. »

À propos de l’auteur

Taryn Abate


Taryn Abate, CPA, CA, CPA (ILL.), est directrice de projets au sein de la division Recherche, orientation et soutien de CPA Canada.

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