Les notes de frais : une mise en contexte

Les pratiques courantes et les règles non écrites peuvent sembler acceptables sur le coup, mais discutables avec le recul.

Pourquoi certaines notes de frais font-elles scandale? Les cas les plus notoires touchent généralement le secteur public, où les plus petites dépenses sont souvent médiatisées : pensons au jus d’orange à 16 $ de l’ancienne ministre fédérale Bev Oda, ou aux critiques à l’endroit d’Andrea Horwath, chef du NPD ontarien, qui s’était fait rembourser des muffins de Tim Hortons. Même les demandes de remboursement — de l’ordre de centaines de milliers de dollars — du Sénat font scandale, alors qu’elles ne représentent qu’une infime fraction des coûts de fonctionnement annuels de celui-ci (plus de 90 M$).

Le secteur privé n’est pas non plus à l’abri des notes de frais abusives, mais seules les affaires les plus spectaculaires sont divulguées. Dans ce cas également, ce sont les petites dépenses extravagantes qui frappent : on se souvient davantage du rideau de douche à 6 000 $ US et du porte-parapluie à 15 000 $ US de Dennis Kozlowski, ancien PDG de Tyco International, que des 81 M$ US reçus en primes non autorisées qui lui ont valu une condamnation pour fraude.

Pourquoi sommes-nous si indignés par l'attitude des auteurs de ces actes? Nous attribuons leur inconscience et leur cupidité au sentiment que tout leur est dû. Nous nous demandons s’ils voient qu’ils gaspillent l’argent des autres. Nous nous disons : si nous ne pouvons nous faire rembourser notre café ou notre beigne quotidien, pourquoi eux en auraient-ils le droit?

La solution n’est pas simple, ce qui explique pourquoi nous avons tant de mal à gérer nos propres conflits d’intérêts. Nous voulons que les gens fassent preuve de jugement quant à la justesse d’une demande de remboursement. Nous leur demandons de s’interroger sur toute dépense qui excède ce qu’ils auraient acheté avec leur propre argent. Or, nous n’avons pas tous les mêmes priorités. Et notre comportement au travail diffère de notre conduite dans la vie personnelle.

En vacances à New York, je n’hésiterai pas à aller prendre mon petit-déjeuner quelques rues plus loin plutôt que de payer le prix exorbitant demandé par le restaurant de l’hôtel. Toutefois, si je voyage pour affaires et que je peux facturer le petit-déjeuner de l’hôtel à mon employeur ou à un client, je le ferai. Pourquoi? Parce que mon temps est précieux et que, comme je consacre du temps personnel à un voyage d’affaires, j’estime avoir droit à un petit-déjeuner à la chambre. Cependant, si je décide de m’offrir un somptueux repas à 200 $ US durant mes vacances à New York, je ne songerai pas à l’inscrire sur une note de frais.

À mon avis, et je crois que bien des gens sont d'accord avec moi, l’argent n’a pas la même valeur sur le plan personnel que sur le plan professionnel.

Une première auditrice d’un grand cabinet confiait récemment que les frais facturés aux clients par son supérieur la mettaient mal à l’aise, mais qu’elle hésitait à mettre en doute ces dépenses par peur de s’attirer des ennuis. Les règles étaient floues, et elle ne faisait pas confiance à l’éthique ni au jugement de son supérieur.

Avant de blâmer ce supérieur, il faut se demander si toutes les notes de frais qu’on a soi-même soumises résisteraient à une enquête journalistique ou seraient gênantes si elles se retrouvaient sur le tableau d’affichage du « coin-café ».

Le fait est que, malgré les meilleures intentions d’agir selon l’éthique, la capacité à justifier nos actions prend souvent le dessus. Pour garantir un comportement éthique, les règles ne suffisent pas : il faut également de l’intégrité et du jugement. Chacun veut qu’on lui fasse confiance. Or, les pratiques courantes et les règles non écrites ou leur interprétation (par exemple, tolérer qu’un sénateur déclare son chalet comme résidence principale) peuvent sembler acceptables sur le coup, mais discutables avec du recul.

Pour les notes de frais, il faut donc adopter de nombreuses règles, accompagnées d’exemples et d’applications pratiques, et réaliser des audits périodiques.



À propos de l’auteur

Karen Wensley


Karen Wensley, MBA, est chargée de cours en éthique professionnelle à l’Université de Waterloo et associée retraitée d’EY.

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