À vos marques, prêts, signez!

Simples à créer et faciles à utiliser, les signatures numériques peuvent vous épargner beaucoup de temps et de papier.

Si, comme la plupart des gens, vous n'avez pas de signature électronique, vous gaspillez temps et argent, et vous passez à côté des avantages d’un environnement sans papier.

Sans raison apparente, les gens associent les technologies numériques à une possible fraude d’identité et croient qu’une signature manuscrite est plus sûre qu’une signature électronique. C’est pourtant faux. Une signature électronique ne requiert pas de mécanismes de sécurité, de vérification ou d’administration supplémentaires. Pour la plupart des documents, il vous suffit de signer pour attester que vous en êtes l’auteur et qu’il s’agit de la version définitive.

L’identité électronique — sous forme de signature ou d’initiales — est simple à créer. Vous pouvez choisir une police cursive gratuite, numériser une image de votre signature manuscrite ou réaliser votre propre création électronique à l’aide de la souris, du pointeur, du stylet ou du doigt. Vous pouvez insérer l’image dans votre document de façon qu’elle apparaisse seulement une fois le fichier converti en format PDF, ou créer un tampon PDF que vous placez et verrouillez directement dans le document mis en forme.

Le degré de sécurité de votre signature , qu’elle soit manuscrite ou numérique, varie selon la nature du document et l’objectif visé. Dans certains cas où des preuves sont exigées (par exemple, quand les parties concernées ne sont pas dans la même ville et ne se connaissent pas), vous devrez peut-être faire appel à un témoin ou à un notaire qui est responsable devant la loi et qui peut authentifier votre identité.

Les mêmes règles s’appliquent à la signature numérique. Généralement, vous n’avez pas à mettre en doute la légitimité des signatures. Dans les cas nécessitant un degré supérieur de validation, deux méthodes principales s’offrent à vous.

La première est la signature avec certificat, qu’on utilise pour les documents à signature unique. Elle authentifie le contenu du document et la signature. On vous attribue un identifiant numérique contenant des renseignements cryptés qui vous sont propres. L’image de votre signature contient une clé privée chiffrée et un certificat associé à une clé publique (voir l'article « Comment cacheter vos courriels », CAmagazine, septembre 2012 ). En apposant l’image de la signature numérique, vous verrouillez le document. Un algorithme de hachage est intégré à partir de votre clé privée. La signature et le contenu sont vérifiés quand le destinataire ouvre le document. (Adobe est un acteur important dans ce domaine.)

La seconde méthode consiste à stocker le document auprès d’un tiers fournisseur de services. On l’emploie pour les documents nécessitant plusieurs signatures. Vous téléversez le document à signer, y apposez votre signature, puis glissez-déposez un encadré de signature sur le document. Le fournisseur envoie ensuite un lien par courriel vers le document aux destinataires, qui, après examen, le signent à leur tour. Une fois toutes les signatures recueillies, les signataires reçoivent par courriel une copie du document, et le fournisseur de services archive une copie de sauvegarde dans votre compte. (Les principaux fournisseurs de ce service sont EchoSign et DocuSign, auxquels s’ajoute aujourd’hui Wolters Kluwer CCH.)

Nous, CPA, devons transmettre de nombreux documents dont il nous faut garantir l’approbation, l’examen ou l’acceptation. Au lieu d’imprimer, de signer, de numériser et d’envoyer par courriel un document, signez et acheminez vos documents par voie électronique.

À propos de l’auteur

Dwayne Bragonier


Dwayne Bragonier, CPA, CA, CA•Ti, est président de BAI Bragonier & Associates inc. et le créateur de la méthode. On peut le joindre à dwayne.bragonier@bragonier.com.

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