Expertise : La nétiquette au bureau

Quoi faire et quoi éviter avant de cliquer sur “Envoyer.”

On sait tous qu’il faut rédiger les courriels professionnels différemment d’un message texte ou d’un gazouillis. À moins d’avoir suivi un cours d’initiation en nétiquette, on ne sait pas toujours quoi faire avant de cliquer sur « Envoyer ».

Utilisez une ligne d’objet claire. Souvent, la ligne d’objet reste vide ou comporte un seul mot comme « Réunion » ou « Question ». Servez-vous de mots clés pour décrire le motif de votre message, comme « Rencontre d’équipe aujourd’hui à 15 h dans la salle de réunion » ou « Échéance du projet Dupont? »

Évitez l’option CCi. Si vous mettez Jean en copie invisible, il recevra votre message (et peut-être même les réponses au courriel) à l’insu de vos autres destinataires. Évitez autant que possible ce procédé souvent perçu comme une incitation à la malhonnêteté et au manque de transparence.

Surveillez votre langage. Sauf si l’entreprise préconise un style décontracté, n’utilisez pas un langage trop familier et évitez les fautes de grammaire et les abréviations (comme « dak » et « alp »). Ben Carpenter conseille aussi d’éviter le sarcasme qu’on peut interpréter de travers.

Répondez aux destinataires appropriés. Si votre supérieur envoie à l’ensemble du service un courriel demandant les heures facturables du dernier mois pour un client, répondez seulement à votre supérieur au lieu de cliquer sur « Répondre à tous », fonction à n’utiliser que lorsque votre réponse concerne tous les destinataires.

Optez, au besoin, pour un autre mode de communication. Le courriel n'est parfois pas aussi efficace qu’une conversation téléphonique ou un entretien. Une question complexe ou propice aux malentendus se résout mieux en temps réel.