Des réunions sans papier

Quelles seront les répercussions du passage au numérique sur les réunions avec les clients?

Vous envisagez de passer à un environnement numérique sans papier, mais vous vous interrogez quant aux répercussions sur les réunions avec vos clients? Devrez-vous simplement vous munir d’une tablette ou deux pour accéder à vos documents?

De plus en plus de cabinets se posent ces questions lorsqu'ils passent à un environnement de travail numérique. Si vous (et vos clients) êtes familiers avec la technologie, vous n’aurez pas à changer grand-chose, du moins pour le moment.

Il est important de comprendre qu’un environnement sans papier offre des possibilités de gains en productivité tout au long du cycle de développement d’un produit : production, publication, livraison et archivage.

Se passer de papier n’implique pas de changer du tout au tout son approche en matière de service à la clientèle. En tant que CPA, nous offrons comme « produits » des connaissances spéciales (interprétation de données, résultats, recommandations, rapports de conformité, etc.), que nous organisons et présentons dans des documents afin de les transmettre aux clients (voir à ce sujet l’article « Avez-vous lu mon message? » publié en avril 2014.

Nous pouvons facilement livrer nos produits sous forme de document imprimé, tout en fournissant également une version électronique à la demande du client. Il ne s’agit pas de choisir entre les deux formats, mais il importe de se demander quel type de format utiliser pour livrer un produit et examiner celui-ci au cours d’une réunion avec un client. Le but de ce genre de réunion consiste à discuter du document livré. La priorité, c'est d’abord le service à la clientèle, la confiance du client, et la capacité de la salle de réunion. Examinons ces points.

Service à la clientèle

Scénario : votre client n’est pas à l’aise avec la technologie. Imprimez plusieurs exemplaires des documents dont vous souhaitez parler. À la fin de la réunion, le client pourra emporter sa copie, possiblement annotée, et vous pourrez recycler la vôtre, puisque vous avez accès aux fichiers électroniques. Offrez ensuite au client la possibilité de télécharger les fichiers à partir de votre portail sécurisé.

Confiance du client

Scénario : votre client est à l’aise avec la technologie, mais vous ne l’êtes pas.

Mieux vaut éviter de laisser le client s’imaginer que vous êtes incompétent ou de vous laisser perturber par des problèmes techniques. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les documents électroniques, utilisez simplement des documents imprimés.

Capacité de la salle de réunion

Il est possible que vous ayez besoin d’un plus grand espace que vous ne le croyiez pour présenter un produit sur support électronique. Vous pourriez avoir à consulter plus d’un document ou plusieurs sections d’un même document. Il se pourrait aussi que plusieurs personnes assistent à votre présentation; vous devez donc vous assurer qu’elles pourront voir votre produit.

Vous aurez probablement besoin de plusieurs vidéoprojecteurs, écrans, tablettes, etc. Si vous devez disposer vos documents sur une grande surface, imprimez-les.

Je constate que, pour les raisons données ci-dessus, peu de cabinets parviennent à tenir des réunions efficaces dans un environnement numérique. C’est en évoluant dans un tel environnement que vous acquerrez et perfectionnerez les techniques de navigation, et gagnerez la confiance voulue pour réussir vos présentations électroniques. Lorsque votre cabinet pourra vous fournir l’espace nécessaire pour vos réunions, vous serez fin prêt à offrir la meilleure présentation à vos clients.

À propos de l’auteur

Dwayne Bragonier


Dwayne Bragonier, CPA, CA, CA•Ti, est président de BAI Bragonier & Associates inc. et le créateur de la méthode BAI. On peut le joindre à dwayne.bragonier@bragonier.com.

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