Plus courte, plus efficace

Une semaine de travail plus courte serait-elle plus productive?

« Le temps. On ne peut ni l'acheter, ni l'échanger, ni le recouvrer », souligne Rana Florida dans son ouvrage de 2013, Upgrade: Taking Your Work and Life From Ordinary to Extraordinary, qui traite de l'optimisation de la vie personnelle et professionnelle. Mme Florida est chef de la direction de Creative Class Group, un cabinet de services-conseils de Toronto. Dans le chapitre sur le temps, elle traite de l'horaire de travail comprimé. Elle décrit la pratique adoptée par une entreprise Web de Chicago qui consiste, quatre mois par année, à ne travailler que 32 heures par semaine. Mme Florida présente aussi la théorie du démographe James Vaupel, selon laquelle nous devrions tous ne travailler que 25 heures par semaine. Est-ce possible?

Pourriez-vous réduire votre semaine de travail à 35, 32 ou même 25 heures? « En réduisant la semaine de travail, on peut faire plus de choses », estime Mme Florida. Quand vous décidez de rester au bureau pour finir un travail, ce travail prend de l'ampleur... et vous êtes encore là quand l'équipe de nettoyage arrive. En limitant vos heures de travail et en adoptant des pratiques efficaces, vous pourriez jouer au golf le mardi après-midi, aller chercher vos enfants à l'école et même améliorer la qualité de votre travail. « Ceux qui réussissent, ceux qui sont créatifs et innovateurs, sont très jaloux de leur temps », écrit Mme Florida. Voici des trucs proposés par des experts pour réduire ou optimiser vos heures de travail.

Arrêtez de compter vos heures

« Nous confondons agitation et importance. C'est la surenchère : on se targue de travailler 80 heures par semaine », soutient Tasha Eurich, auteure et psychologue organisationnelle établie à Denver. De longues semaines de travail ne sont pas forcément productives.

Ce sont les heures de sommeil que nous devrions compter. Ceux qui manquent de sommeil ne peuvent ni produire, ni apprendre, ni raisonner efficacement. « Certains dorment moins de six heures et se disent qu'ils n'ont pas le temps de dormir. Nous devons prendre le temps d'assimiler les choses », observe Ann Gomez, consultante en productivité auprès de Clear Concept Inc. à Richmond Hill (Ontario).

Gérez vos courriels

Les courriels sont le pire ennemi de la productivité, selon Mme Eurich. Une étude menée par l'Université du Michigan montre que, lorsque nous reprenons nos tâches après une interruption, les risques d'erreur sont multipliés par deux.

Pour mieux gérer ses courriels, Rana Florida a demandé au personnel de ne pas utiliser la fonction « Répondre à tous » et de ne lui envoyer que les messages qui doivent être portés à son attention. Le lendemain, sa boîte de réception était vide. « Au début, raconte-t-elle, j'ai cru que le service de courriel était en panne. »

Tasha Eurich suggère de prendre ses courriels à 9h, à 14h, à la fin de la journée de travail et une fois en soirée. La comptable Farida Yusuf, conseillère principale chez Fuller Landau, travaille 35 heures par semaine depuis le milieu de l’année 2012. Elle traite les courriels simples à mesure qu'elle les reçoit. Ceux qui exigent une réponse plus complexe sont traités lorsqu'elle a le temps plus tard dans la journée.

Planifiez votre travail

« Prenez deux minutes pour planifier votre travail avant de vous plonger dans un dossier », conseille Tasha Eurich. Déterminer quand et comment exécuter une tâche, voir s'il est possible de la déléguer ou de la combiner à d'autres et vérifier si quelqu'un a déjà réalisé un projet semblable; tout cela permet de faire le travail vite et bien.

Farida Yusuf, qui soutient que son horaire réduit n'a pas entravé son avancement professionnel, prend de 10 à 20 minutes le dimanche soir pour vérifier ses courriels et planifier sa semaine. « Quand j'arrive au bureau, je suis déjà prête mentalement. »

La planification consiste, entre autres, à définir des échéances réalistes. « Établir un échéancier nous permet de canaliser nos efforts et d'être plus productifs », explique Ann Gomez.

Travaillez plus efficacement

Dans la plupart des organisations, on trouve des employés qui veulent faire leurs preuves. Déléguez-leur une partie de votre travail. Farida Yusuf détermine quelles sont les tâches les plus chronophages de ses projets et les confie à des membres subalternes de l'équipe. « Je reste maître du projet et je raccourcis ma liste de choses à faire. »

Par ailleurs, ne remettez pas à l'après-midi les tâches difficiles, car nous ralentissons à mesure que la journée avance, et une crise surviendra inévitablement dans l'après-midi. « Faites l'essentiel le matin », suggère Ann Gomez.

Prenez des pauses

Les cafés, les cours de yoga le midi et les repas avec des amis enrichissent la journée de travail. « Les pauses sont nécessaires, soutient Mme Gomez. Notre concentration s'étiole au bout de 90 minutes. » Elle recommande d'observer nos habitudes pour déterminer à quels intervalles nous interrompons notre travail pour vérifier nos courriels ou jaser avec un collègue. Il suffit ensuite de planifier notre journée selon ces intervalles et de prévoir nos pauses en conséquence. La journée de travail devrait consister en de courtes périodes de travail efficace, entrecoupées de tâches plaisantes ou utiles qui donnent un répit au corps et à l'esprit. Et ne négligez pas les vacances. Selon une étude d'Ernst & Young, chaque tranche supplémentaire de dix heures de vacances se traduit par une hausse de 8 % dans l'évaluation du rendement.

Posez-vous des questions

Tasha Eurich se pose trois questions quand elle aborde une tâche : Y a-t-il une solution plus simple? La tâche peut-elle être déléguée? Ce travail est-il nécessaire? Ces questions exigent une pensée créatrice et de l'audace. « La réponse se trouve dans la nouveauté », dit-elle. Vous pourriez vous heurter à certaines résistances si vous suggérez que votre équipe ne produise pas un rapport que personne ne lit vraiment ou qu'elle teste une nouvelle application Web pour prendre un raccourci. Il est difficile d'avancer de nouvelles idées pour économiser temps et énergie et pour améliorer le travail de tous, mais le jeu en vaut la chandelle.

Vie personnelle

Rana Florida préserve jalousement son temps au bureau, mais aussi à la maison. Voici quelques mangeurs de temps qu'elle a neutralisés dans sa vie personnelle :

Les relations toxiques. Ces prétendus amis qui drainent votre énergie à coups de promesses trahies et d'attitudes négatives doivent disparaître de votre vie — ou du moins de votre liste de numérotation rapide. « C'est difficile, surtout s'il s'agit de membres de la famille », convient Rana Florida.

L'attente. Utilisez le Web pour trouver des façons de réduire votre temps d'attente, par exemple, pour savoir quand le bureau des passeports est le moins occupé. Remplissez les formulaires en ligne à l'avance. Gagnez du temps en faisant vos devoirs.

Les préparatifs. Rana Florida a toujours une valise prête en prévision d'un de ses nombreux voyages. Richard Florida, son mari et directeur du Martin Prosperity Institute, rattaché à la Rotman School of Management de l'Université de Toronto, a une garde-robe entièrement coordonnée, de sorte qu'il ne perd pas de temps à se demander quoi porter.

Les événements. Rana Florida refuse toutes les invitations sauf les plus intéressantes et les incontournables — elle préfère les rencontres individuelles avec ses amis et collègues ou le réseautage en ligne. Le temps passé à se préparer, les folles dépenses en vêtements et les heures de sommeil perdues en valent rarement la peine. « Que tirons- nous vraiment de ces événements? Pourquoi ne pas mieux profiter de notre temps? », demande-t-elle.

À propos de l’auteur

Diane Peters


Diane Peters est rédactrice indépendante à Toronto.

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