Lâcher prise et tirer parti de son équipe

Sandra Olivier explique pourquoi il est essentiel pour un bon leader de savoir déléguer ses tâches.

« Je suis dépassé par les exigences de mon nouveau rôle de leader; je ne vois vraiment pas comment je viendrai à bout de ma charge de travail. Responsabilités accrues, nouveaux clients, projets internes en cours, multiples réunions… c'en est trop! » Un petit air de déjà-vu? Jean est intelligent, déterminé, compétent et apprécié des collègues et des clients. Mais il craint de ne pas parvenir à jongler avec les priorités divergentes inhérentes à son poste.

En tant que mentors de cadres, nous voyons couramment ce problème, qui se résume souvent à une incapacité de bien déléguer. Nombre d'employés sont promus à des niveaux supérieurs en raison de leurs capacités. Or, pour réussir à ces niveaux, il faut être capable de déléguer. Certains leaders ont du mal à bien doser la chose : ou bien ils ne délèguent rien, ou bien ils délèguent tout et se retirent complètement du jeu. Il faut apprendre à trouver un équilibre entre ces deux pôles. Si un dossier est à haut risque ou concerne un client important, conservez-le. Dans les autres cas, déléguez mais demeurez au courant des dossiers.

Pourquoi est-ce difficile de déléguer?

Bien des leaders ne délèguent pas parce qu'ils ont du mal à lâcher prise. Le travail doit être exécuté à leur manière. En conservant un dossier, ils ont la maîtrise totale des tâches et des livrables. Mais à mesure que le leader gravit les échelons, que les équipes s'agrandissent et que le travail se complexifie, la délégation devient un impératif pour la réussite — celle du leader et celle du service. Il importe de confier les rênes à d'autres personnes qui assumeront l'entière responsabilité des tâches. Ces personnes auront peut-être une façon de faire différente de la vôtre; il faut l'accepter et non s'y opposer. Le projet s'enrichira ainsi d'idées neuves, ce qui pourrait procurer une valeur ajoutée considérable au client.

Parce que la décision n'est pas sans risque. Si le client n'est pas satisfait, il ira peut-être ailleurs. Inévitablement, certains clients iront ailleurs de temps à autre. Mais il ne faut pas faire une croix sur la délégation pour autant. Lorsque l'employé à qui le dossier a été délégué relève le défi avec brio, il en résulte que le client est heureux, que le leader a eu du temps pour faire autre chose et que l'employé a eu la possibilité de développer ses compétences. Cela dit, le risque demeure, et l'un des meilleurs moyens de l'atténuer est d'instaurer un climat de confiance au sein de l'équipe et de se doter d'un bon système de délégation.

Comment améliorer ses aptitudes en délégation de tâches? Voici quelques pistes.

Pour bien déléguer, il faut être organisé

Pour déléguer des tâches, il faut s'y prendre de façon structurée. Exprimez clairement vos attentes dès le début du projet. Tous les membres de l'équipe doivent savoir exactement qui est responsable de chacune des parties du projet, et à quels moments informer le leader de la progression du travail. Un échéancier doit être établi et des réunions de contrôle doivent être prévues pour chacune des étapes importantes et des échéances du projet.

Le leader doit savoir comment le travail progresse et s'en informer ponctuellement. Il doit poser des questions, parcourir les courriels et parler au client régulièrement tout au long du projet. Il sera donc à même de bien guider le personnel si jamais le projet dévie de sa trajectoire. Personne ne veut découvrir à la dernière minute qu'on a mal interprété les instructions. Ainsi, le fait d'être organisé contribue à ce que chacun se sente responsable de sa partie du projet.

Il importe de remercier le personnel et de lui manifester régulièrement de la reconnaissance (p. ex., par un courriel ou un entretien). Un simple « merci » fait des merveilles : il mobilise le personnel, qui se sent reconnu et apprécié.

La délégation comme exercice de perfectionnement

Parfois, le leader évite de déléguer parce qu'il ne veut pas que l'employé ait l'impression d'hériter de tâches ennuyeuses. Aussi l'un des secrets d'une délégation réussie est-il de confier à l'employé des tâches adaptées à ses compétences. Voyez la délégation comme un exercice lié au perfectionnement professionnel de l'employé. En aidant les autres à se perfectionner de la sorte, vous favorisez la pérennité et l'expansion de l'entreprise, et vous en tirerez une gratification sur le plan personnel.

Demandez à vos subordonnés immédiats ce qu'ils aimeraient apprendre. Ainsi, lorsque vous déléguerez du travail ou que de nouvelles possibilités se présenteront, vous saurez à qui attribuer les tâches.

Si l'employé voit ces tâches comme une occasion de formation et non comme du travail dont vous voulez vous débarrasser, il s'y consacrera avec ardeur. Au lieu de lui dire : « J'aimerais que vous me fassiez ceci pour lundi matin, je n'ai pas le temps de m'y attaquer », présentez-lui la tâche comme une possibilité de perfectionnement qui lui sera utile. Par exemple : « J'ai reçu ce nouveau projet et j'ai aussitôt pensé à vous. Vous êtes taillé sur mesure pour ce type de tâche vu votre minutie, votre aptitude pour les chiffres et votre capacité d'analyse, et je sais que vous souhaitez travailler davantage avec l'équipe des finances. De plus, vous serez appelé à collaborer avec d'importantes parties prenantes. Je crois que ce serait pour vous une excellente occasion de perfectionnement. Qu'en pensez-vous? » Il est probable que votre offre sera accueillie avec enthousiasme.

Par ailleurs, ne craignez pas de déléguer des tâches sous prétexte qu'elles seront trop difficiles à accomplir pour le subordonné. Présentez le tout comme une occasion d'apprentissage. Et si l'employé a du mal à s'acquitter de la tâche, au lieu de lui dire quoi faire, offrez-lui de la rétroaction et des conseils.

Tout comme… faire la vaisselle

Des tâches ingrates doivent de temps à autre être exécutées, et ce n'est jamais agréable de les refiler à un employé. Les tâches ne sont pas toujours des occasions de perfectionnement. Il arrive que le leader ait simplement besoin d'aide, et il faut le préciser si c'est le cas. C'est comme faire la vaisselle : la tâche n'est pas particulièrement exaltante, mais de temps à autre, il faut s'y astreindre.

Bref, le leader ne doit pas céder au piège de tout faire seul. Il doit déléguer et s'en remettre à son équipe, faire preuve d'organisation et trouver un équilibre. Même s'il lui est difficile de renoncer au plein contrôle, le leader doit, pour réussir, compter sur les autres afin de pouvoir se consacrer davantage aux priorités stratégiques.

Ressources

Successful Delegation – Using the Power of Other People's Help” by Sandra Oliver, Impact Blog Post.

“Three Tips for Helping the 'Hero' Learn to Delegate,” Harvard Business Review, The Management Tip.

How to Offer Constructive Feedback” by Sandra Oliver, Career Vision CPA Source.

À propos de l’auteur

Sandra Oliver


Sandra Oliver est mentore pour cadres supérieurs et propriétaire d’Impact Coaches, un cabinet mondial de mentorat en entreprise. Elle dirige aussi la rubrique Ressources humaines de CPA Magazine. On peut la joindre à sandra@impact-coaches.com.

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