Une révolution dans la préparation des déclarations de revenus

Grâce aux progrès technologiques, la préparation des déclarations fiscales est aujourd’hui entièrement informatisée.

Il n’y a pas si longtemps, les comptables préparaient les déclarations de revenus des particuliers à la main. Près d’eux, une calculatrice à ruban, la plus récente version papier de la Loi de l’impôt sur le revenu, une pile de feuillets d’information et un téléphone. Pourquoi un téléphone? Pour appeler leurs clients et le fisc s’il leur manquait des renseignements. En outre, comme il n’était pas toujours possible d’obtenir les soldes reportés et les autres renseignements nécessaires en appelant au ministère du Revenu, ils devaient recourir à la poste et espérer recevoir une réponse avant la date limite de production des déclarations. Habituellement, ils utilisaient les renseignements qu’ils avaient pu obtenir et se croisaient les doigts pour que les redressements subséquents ne donnent pas lieu à de nouvelles cotisations trop corsées.

Dans la deuxième moitié des années 1980, les logiciels de préparation des déclarations ont fait leur apparition sur le marché canadien. L’Agence du revenu du Canada (l’ARC, auparavant Revenu Canada) a progressivement établi des normes et des procédures encadrant le dépôt des déclarations produites par ordinateur, puis imprimées. Au milieu des années 1990, il était possible de produire les déclarations par voie électronique, au moyen de divers systèmes d’échange de données informatisés. Les formulaires manuscrits, reproduits et imprimés disparaissaient, et la ruée vers le bureau de poste le soir du 30 avril cédait la place aux transmissions de dernière minute et aux sueurs froides accompagnant l’attente des rapports de confirmation.

La préparation, le traitement et la transmission des déclarations étaient pour ainsi dire entièrement informatisés au tournant du siècle, mais un élément important du processus demeurait essentiellement manuel : l’obtention de renseignements auprès de l’ARC. La plus grande partie des données historiques des contribuables résidaient dans les systèmes informatiques de l’ARC mais, pour y accéder, les préparateurs de déclarations fiscales devaient en faire la demande par téléphone, par télécopieur ou par la poste. Assaillie par des volumes toujours grandissants de données et de demandes, l’infrastructure de téléphonie et de télécopie était souvent saturée, et les préparateurs de déclarations avaient de plus en plus de mal à obtenir les renseignements voulus en temps utile.

L’ARC s’est attaquée au problème en 2006, en créant le service Représenter un client (RUC) qui permettait aux préparateurs de déclarations fiscales (dûment autorisés par leurs clients) d’accéder à certains renseignements fiscaux des particuliers. L’année suivante, ce service était étendu aux renseignements fiscaux des entreprises. Les premières années, le service RUC ne donnait accès qu’à des renseignements de base, comme les déclarations de revenus, avis de cotisation et relevés de compte de l’année précédente.

Au fil du temps, le service a été étendu à certains feuillets d’information. L’ARC y a également ajouté la possibilité de demander le redressement des déclarations d’années antérieures et de produire d’autres déclarations de renseignements, comme les déclarations de TPS. En 2012, le préparateur de déclarations n’avait besoin que de son ordinateur, et non plus du téléphone, pour obtenir les renseignements qui lui manquaient.

Le service RUC permettait des gains de temps et réduisait le risque d’erreur de façon si évidente qu’il était devenu impensable de s’en passer. Deux projets distincts lancés respectivement par l’ARC et par CCH Canadienne Ltée au début de 2013 ont permis un spectaculaire bond en avant dans la relation entre le préparateur de déclarations et l’ARC.

Le projet de l’ARC visait à permettre aux préparateurs de déclarations de transmettre des renseignements et des documents à l’ARC par l’entremise du service RUC. Pour de nombreux préparateurs, le fait de devoir répondre aux demandes de renseignements de l’ARC en photocopiant des documents ou en les transmettant par télécopieur était une grande source de frustration. Il arrivait que les lignes de télécopieur soient occupées pendant des heures, que l’envoi des télécopies échoue ou que le répartiteur de l’impôt ne reçoive qu’une partie sinon aucune des pages télécopiées.

Grâce à l’envoi de fichiers et de documents par l’intermédiaire du service RUC, les communications entre le préparateur et l’ARC sont devenues plus simples et plus efficaces. En permettant des communications bilatérales, ce service simplifiera certainement les relations entre l’ARC et les préparateurs.

Le second projet, lancé au même moment par CCH Canada (Taxprep), est tout aussi prometteur. Pendant des années, les partenaires de développement de CCH (plusieurs cabinets clients) lui ont demandé d’intégrer à Taxprep une fonction d’extraction des renseignements à même le service RUC. Sans cette fonction, ils devaient accéder au service RUC, ouvrir une session, saisir le numéro d’assurance sociale du client, parcourir des dizaines de pages Web pour trouver et imprimer les données voulues, pour ensuite saisir ces données manuellement dans le fichier d’impôt du client, mais ils rêvaient du jour où le logiciel importerait directement toutes ces données une fois la session ouverte.

CCH a entrepris de développer cet utilitaire d’extraction qu’elle envisageait d'intégrer à son logiciel de préparation des déclarations T1 de 2012. Elle a présenté son projet à l’ARC au début de 2012, en souhaitant que cette dernière l’approuve à temps pour qu’elle puisse intégrer l’utilitaire à sa version de production du logiciel, entre la fin de janvier et la mi-février 2013. Le produit devait s’appeler TaxprepConnect, et un certain nombre de partenaires de développement ont été choisis pour faire l’essai du nouvel utilitaire avant son lancement. Pour assurer la protection des renseignements des contribuables, les utilisateurs devaient ouvrir une nouvelle session dans le service RUC chaque fois qu’ils lançaient le logiciel (c.-à-d. que les données d’authentification n’étaient pas sauvegardées).

Les partenaires de développement ont utilisé avec grand succès les premières versions du logiciel pour télécharger des données à partir du service RUC et les insérer directement dans les fichiers d’impôt de centaines de clients. Lorsque la version de production fut prête, CCH n’avait pas encore reçu le feu vert de l’ARC et a pris la décision d’activer TaxprepConnect pour une utilisation générale.

Pendant les deux premières semaines de mars 2013, tous les utilisateurs de Taxprep T1 pour 2012 ont donc pu mettre à jour les soldes reportés de leurs clients et importer le contenu des feuillets d’information directement à partir du service RUC et alimenter ainsi les champs de données dans les fichiers d’impôt de leurs clients. À la mi-mars, cependant, l’ARC s’est inquiétée de la surcharge que l’utilitaire pouvait causer pour les serveurs, et la transmission électronique des déclarations en général, et a soulevé certaines autres préoccupations, notamment quant à la sécurité. CCH a alors immédiatement désactivé le service. L’utilitaire avait fait ses preuves mais, ironiquement, c’est sa grande popularité qui a possiblement entraîné sa suspension précipitée.

En juillet 2013, l’ARC a constitué un groupe de travail avec des développeurs de logiciels dans le but de trouver une solution qui faciliterait la préparation des déclarations fiscales aussi bien pour les préparateurs que pour les particuliers. L’ARC ne semble pas douter de l’issue du processus; comme l’a indiqué l’un des représentants du groupe : « Nous sommes persuadés que cette collaboration entre l’ARC et les développeurs de logiciels, dont CCH, aboutira à une solution qui facilitera la production des déclarations des contribuables en toute sécurité, avec efficience et exactitude ».

Maintenant que les professionnels ont goûté aux possibilités qu’offre l’accès aux données du service RUC, il sera très difficile de faire marche arrière. Le service RUC deviendra-t-il en définitive le canal qui permettra d’établir des communications bidirectionnelles sécuritaires entre les préparateurs de déclarations fiscales et l’ARC? Les discussions en cours entre les développeurs de logiciels et l’ARC vont-elles permettre une utilisation provisoire des techniques d’extraction Web à partir du service RUC, et l’ARC va-t-elle développer ses propres utilitaires d’exportation des renseignements que renferme son site?

Ces questions demeurent pour l’instant sans véritable réponse. Une chose est cependant sûre : nous avons déjà vu l’avenir!