L’art du courriel

Le courriel a une incidence directe sur l’image professionnelle, la réputation et le succès. Voici quelques conseils à suivre avant d’appuyer sur le bouton « envoi ».

Cela va de soi : être professionnel, c’est l’être totalement. Notre fierté à l’égard du titre que nous portons se reflète dans notre tenue, notre langage ainsi que dans notre comportement.

Mais beaucoup oublient (ou n’ont pas compris) l’impression que donnent nos communications les plus importantes et les plus courantes à l’heure actuelle : les courriels.

En affaires, cet outil unidimensionnel est employé à des fins très variées, comme la gestion de projets, l'échange d’idées, la création de liens interpersonnels, la coordination des heures de départ au golf, etc.

Le courriel supplante les conversations. Il n'est donc pas étonnant qu’il ait une incidence directe sur l’image professionnelle, la réputation et le succès. Ce qui est surprenant, par contre, c’est de constater que de nombreuses entreprises n’ont pas pris l’initiative de montrer à leurs employés comment utiliser cet outil de façon à rehausser leur image.

Voici quelques conseils à suivre lorsque vous devez envoyer des courriels importants.

Créez une signature pour chaque appareil. Il ne s’agit pas ici de votre signature manuscrite. Une signature de courriel correcte doit au moins comprendre votre prénom, votre nom, celui de la société, et votre numéro de téléphone, que le destinataire pourra composer rapidement s’il a besoin de clarifications. À l’instar d’un texte imprimé sur du papier à en-tête, le courriel comportant une signature appropriée gagne aussitôt en crédibilité. Sans une telle signature, le courriel ne semble pas aussi impeccable et ne donne pas une image professionnelle.

Servez-vous de la ligne Objet. J’ai reçu un nombre incalculable de courriels dont la ligne Objet était vide ou erronée. Or, ce champ doit permettre au destinataire de déterminer l’importance relative de votre message; utilisez-le judicieusement, et soyez précis. À titre d’exemple, « Réunion de ce matin sur les ventes : nouveau numéro de téléphone » est bien plus utile que « Réunion sur les ventes ».

Un courriel n’est pas un texto ni un #gazouillis. N’utilisez pas d’abréviations, et surtout pas d’émoticônes. On ne verrait jamais un professionnel remettre un document papier orné d’une binette. Si vous ressentez le besoin de vous assurer que le destinataire sait que vous n’êtes pas sérieux, demandez-vous si c’est bien ce que vous voulez dire... Et si c’est le cas, soyez clair et inscrivez « <blague> » à la fin de votre message, sans LOL ni autres MDR.

La forme compte autant que le fond. La structure et la présentation d’un courriel sont très importantes. Un courriel dont la présentation est peu attrayante pourrait ne pas être lu, comme si vous ne l’aviez jamais écrit. Seriez-vous vraiment disposé à lire un courriel consistant en un paragraphe d’une vingtaine de lignes? Mieux vaut utiliser des phrases complètes et des paragraphes courts, sans alinéa et séparés par un interligne.

Annoncez les pièces jointes. Mentionnez dans le corps du message tout fichier qui y est joint. Évitez l’inclusion systématique d’une carte de visite, du logo de l’entreprise et d’une signature manuscrite. De tels courriels semblent avoir une pièce jointe, ce qui dilue la valeur du symbole indiquant la présence d’un fichier. Cette pratique abusive est si répandue que de nombreuses pièces jointes ne sont pas remarquées.

Saluez le destinataire au début et à la fin. Commencez chaque courriel en nommant le destinataire et non en passant directement au corps du message. Terminez tous vos messages par une formule simple comme « Meilleures salutations » ou « Merci ». Ainsi, vous donnerez au courriel un ton professionnel et cordial.

À propos de l’auteur

Dwayne Bragonier


Dwayne Bragonier, CPA, CA, CA•Ti, est président de BAI Bragonier & Associates inc. et le créateur de la méthode. On peut le joindre à dwayne.bragonier@bragonier.com.

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