Le temps c'est de l'argent – une notion à revisiter

Si, comme la plupart des gens, vous avez tendance à négliger un peu votre processus de facturation, vous commettez une erreur.

Lorsqu'on est comptable, consigner son temps et maximiser ses heures facturables sont des incontournables, n'est-ce pas?

Or, si vous vous contentez de calculer vos heures et de les facturer selon un tarif fixe, vous ratez de belles occasions d'accroître vos revenus!

En effet, il n'est pas avantageux de vous en tenir au montant calculé bêtement par votre logiciel de suivi et de facturation du temps, notamment parce que cela va à l'encontre de l'efficience. Si les honoraires baissent avec le nombre d'heures, pourquoi abattre l'ouvrage plus rapidement, investir dans des logiciels qui accélèrent le travail ou se forcer pour établir des procédures standards pour des clients de même type?

En réalité, le mode de facturation employé depuis des années par les comptables favorise l'inefficience. Pour accroître vos profits et ceux de votre cabinet, vous devez penser autrement.

Commençons par le tarif horaire. Plutôt qu'un tarif horaire par employé, optez pour une grille tarifaire établie selon les clients et les circonstances. Par exemple, vous pourriez demander des honoraires plus élevés à vos clients prospères, qui ont les moyens de les payer, et réduire ceux facturés aux organismes sans but lucratif (OSBL).

Passons aux fameuses heures « non facturées ». Si le temps investi dans un dossier vaut 2 800 $ et que je peux seulement facturer 2 200 $, est-ce que j'ai perdu 600 $? Pas vraiment. Les heures que représente cet écart entre le calcul de mon logiciel et l'investissement de temps réel ne sont pas nécessairement des heures facturables perdues, car elles étaient peut-être non facturables dès le départ.

Voici maintenant comment je fixe mes honoraires.

Au lieu d'utiliser un logiciel qui multiplie les heures par un taux prédéterminé, qui propose un montant à facturer et qui produit un rapport sur les changements (les augmentations ou les diminutions) apportés à la facturation, je me sers de mon logiciel strictement pour compter les heures consacrées à chaque dossier.

Je me sers ensuite d'un simple tableur Excel, dans lequel je saisis les heures de chacun des membres de l'équipe, que je multiplie par des taux appropriés dans le but d'arriver aux honoraires à facturer.

C'est à cette étape qu'il faut consacrer un peu plus d'efforts et de temps, car les taux varient en fonction des circonstances. Après avoir considéré le type de client dont il s'agit, je me pose certaines questions. Le degré d'urgence justifie‑t‑il une majoration des tarifs? Avons-nous permis au client de réaliser des économies si grandes que les honoraires paraîtront négligeables? Par ailleurs, si je veux me défaire du client, rien n'est plus efficace qu'une facture bien salée!

Une fois les honoraires établis, je saisis dans mon tableur le coût horaire de tous les membres de l'équipe. En déduisant le coût du personnel des honoraires, j'obtiens la marge brute, que je divise par le nombre d'heures que j'ai consacrées au dossier en question.

Par exemple, pour un contrat donné, les honoraires de 3 500 $ se divisent ainsi : 10 heures de travail pour moi (200 $ l'heure) et 15 heures pour mon personnel (100 $ l'heure). Si le personnel me coûte 40 $ l'heure, y compris les avantages sociaux, le coût total du personnel pour ce contrat s'élève à 600 $ et ma marge brute s'élève à 2 900 $. J'ai donc gagné 290 $ pour chacune de mes 10 heures.

En adoptant cette méthode pour l'ensemble de votre clientèle, vous verrez clairement quels sont les clients qui rapportent le plus. Vous repérerez où vos honoraires sont élevés, où votre coût en personnel est faible et où le travail est principalement effectué par d'autres que vous. Ainsi, vous pourrez rechercher des clients qui réunissent ces conditions, et tout le monde en sortira gagnant.

Si, comme la plupart des gens, vous négligez un peu votre processus de facturation, vous commettez une erreur. Pour ma part, j'ai même créé un code spécialement pour le temps investi dans la facturation. Bref, ne lésinez pas sur le temps que vous consacrez à votre facturation, car il s'agit d'un investissement des plus judicieux!